„Employer of Record“ in Brasilien: Leitfaden für die Einstellung von Mitarbeitern ohne eigene Gesellschaft

Sie möchten Mitarbeiter in Brasilien einstellen, empfinden die komplexen arbeitsrechtlichen Vorschriften jedoch als überwältigend? Brasilien bietet sowohl lokalen als auch internationalen Arbeitgebern enorme Chancen, doch die komplizierten arbeitsrechtlichen Bestimmungen und Lohnsteuern erfordern umfassende Kenntnisse, um die Compliance zu gewährleisten. In diesem Leitfaden wird erläutert, wie der Einsatz eines Employer of Record In Brasilien vereinfacht dies die Personalbeschaffung, gewährleistet die vollständige Compliance mit den brasilianischen Arbeitsgesetzen und ermöglicht Ihnen den schnellen Zugang zu den besten Fachkräften Lateinamerikas – ohne die Kosten und den Aufwand, die mit der Gründung einer lokalen Niederlassung verbunden sind.

Was sind die wichtigsten Rahmenbedingungen des brasilianischen Arbeitsrechts?

Nach unseren Erfahrungen aus der Zusammenarbeit mit globalen Unternehmen unterscheidet sich die Personalbeschaffung in Brasilien grundlegend von der in anderen Ländern. Das Land ist bekannt für seinen starken Arbeitnehmerschutz und eine lange Liste vorgeschriebener Sozialleistungen, und was die Compliance angeht, gibt es keinen Spielraum für Abkürzungen. Was zeichnet das brasilianische Arbeitsrecht also wirklich aus? Lassen Sie uns dies näher betrachten:

• CLT (Konsolidierung des Arbeitsrechts) Überblick
  
  • Das CLT regelt einheitlich Arbeitsverträge, Arbeitszeiten (in der Regel 44 Stunden pro Woche), Überstunden, Feiertage, Urlaub und Kündigungen.
  • Dies gilt für nahezu alle Mitarbeiter.
• Gesetzlich vorgeschriebene Leistungen und Ansprüche
  
  • Mindestens 30 Tage bezahlter Jahresurlaub.
  • Verpflegungs- und Fahrgutscheine. (Erfahren Sie mehr)
  • A 13. Gehaltszahlung, die als zusätzlicher Monatslohn ausgezahlt wird.
  • Das 13. Gehalt ist eine obligatorische Zulage, die zum Jahresende in zwei Raten ausgezahlt wird.
  • Mitarbeiter, die sich im Urlaub befinden, haben Anspruch auf eine zusätzliche Prämie in Höhe von einem Drittel.
• Verpflichtungen gegenüber dem FGTS (Abfindung)
  
  • Arbeitgeber müssen 8 % des Gehalts in die FGTS, ein Fonds für Abfindungen, der Arbeitnehmer im Falle einer Kündigung absichert.

Zusammengenommen sorgen diese Vorschriften dafür, dass das Arbeitsumfeld in Brasilien sehr strukturiert ist, mit vorhersehbaren Ansprüchen und erheblichen Verpflichtungen zur Compliance für jedes im Land tätige Unternehmen.

Was sind die wichtigsten Vorteile der Inanspruchnahme von EOR-Dienstleistungen in Brasilien?

Angesichts dieser Vorschriften ist die Gründung einer lokalen Gesellschaft zur Einstellung von Mitarbeitern in Brasilien keine leichte Aufgabe. Aus diesem Grund entscheiden sich immer mehr Unternehmen dafür, Employer of Record (EOR) Lösungen für die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen, Verträgen und steuerrechtlichen Vorschriften. Das sind Ihre Vorteile:

• Keine lokale Einheit erforderlich: Mit EOR-Lösungen können Sie Festangestellte und internationale Mitarbeiter als Ihren offiziellen Arbeitgeber of Record in Brasilien einstellen, wodurch die Gründung einer lokalen Gesellschaft entfällt und Sie gleichzeitig die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze gewährleisten.
• Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie Compliance mit steuerrechtlichen Vorschriften: EOR-Anbieter kümmern sich um die Lohn- und Gehaltsabrechnung, Lohnsteuern, Sozialleistungen, Sozialversicherungsbeiträge sowie die Berichterstattung und reichen alle Unterlagen gemäß brasilianischem Recht, Tarifverträgen und den Vorgaben der brasilianischen Regierung ein.
• Schnellerer Onboarding-Prozess: Sie können neue Mitarbeiter innerhalb weniger Tage rechtmäßig einstellen und einsatzbereit machen – im Gegensatz zu den Monaten, die bei einer herkömmlichen Unternehmensgründung erforderlich wären.
• Sicherstellung der Compliance: EORs verfügen über umfassende Kenntnisse im Bereich des komplexen Arbeitsrechts und gewährleisten Compliance mit gesetzlichen Sozialleistungen, der Rechtsprechung der Arbeitsgerichte sowie den geltenden brasilianischen Arbeitsgesetzen – auch bei der Einstellung ausländischer Mitarbeiter und im Umgang mit Leistungen bei Erwerbsunfähigkeit, Krankenversicherung und den Regelungen zum Mutterschaftsurlaub.
• Zugang zu lokalem Fachwissen: Nutzen Sie die Expertise von Fachleuten, die über fundierte Kenntnisse der lokalen Rechtsvorschriften, gewerkschaftlichen Anforderungen, Standards für Arbeitsverträge und wettbewerbsfähiger Sozialleistungen auf dem brasilianischen Markt verfügen.

Was ist bei der Einstellung von Mitarbeitern in Brasilien unter Nutzung eines „Employer of Record“ (EOR) zu beachten?

Bevor Sie neue Mitarbeiter oder ausländische Arbeitskräfte beim Onboarding einstellen, ist es wichtig, folgende Punkte zu klären:

• Anmeldevoraussetzungen: Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeiter in Brasilien über eine gültige CPF-Nummer verfügen und dass Unternehmen, die eine Lohnabrechnung durchführen, gemäß den Vorgaben der brasilianischen Regierung über eine CNPJ (Unternehmenssteuer-Identifikationsnummer) verfügen müssen.
• Sozialversicherung und staatliche Rentenversicherung: Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer leisten Beiträge an die INSS. Diese deckt Altersrente, Krankengeld, Leistungen bei Erwerbsunfähigkeit sowie Rentenansprüche ab und ist für alle Arbeitnehmer in Brasilien verpflichtend.
• Entscheidungen des Gewerkschafts- und Arbeitsgerichts: Die meisten brasilianischen Arbeitnehmer sind gewerkschaftlich organisiert. EORs kümmern sich um die Compliance mit den Verhandlungsergebnissen und stellen sicher, dass die Arbeitsverträge den Tarifverträgen (CCT) entsprechen, in denen Standards für Mindestlohn, Überstunden, Krankengeld und Krankenversicherung festgelegt sind.
• Kündigung und Abfindung: Das brasilianische Recht schreibt formelle Kündigungsfristen, Abfindungen einschließlich FGTS sowie die Bezahlung von Krankentagen vor, wobei die Einhaltung dieser Vorschriften häufig von Gewerkschaftsvertretern oder dem Arbeitsgericht überwacht wird.

Wie funktioniert die Abwicklung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Compliance mit den Steuervorschriften in Brasilien im Rahmen von EOR-Dienstleistungen?

Sobald Sie die Einstellungsvereinbarungen und Arbeitsverträge abgewickelt haben, liegt die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Ihrer fortlaufenden Verantwortung. Jeder Schritt muss den sich ständig ändernden arbeitsrechtlichen Vorschriften und den lokalen Steuervorschriften entsprechen, da andernfalls kostspielige Strafen drohen.

• Steuern auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene: Arbeitnehmer und Unternehmen unterliegen der IRPF (Einkommensteuer), der INSS (Sozialversicherung) sowie verschiedenen kommunalen Abgaben.
• Meldepflichten im Rahmen von eSocial: Alle Personalmaßnahmen müssen elektronisch über die Behörden gemeldet werden eSocial Portal, das einen Datenfluss in Echtzeit gewährleistet.
• Monatliche und jährliche Fristen für die Compliance: Die Meldungen im Bereich Lohnabrechnung, Steuern und Sozialleistungen unterliegen strengen monatlichen bzw. jährlichen Fristen, wobei bei Nichteinhaltung erhebliche Strafen drohen.
• Vorbereitung und Unterstützung bei der Prüfung: EORs bieten eine prüfungsgerechte Buchführung und Dokumentenarchivierung.

Welche Sozialleistungen und Ansprüche sind in Brasilien gesetzlich vorgeschrieben?

Beim Wettbewerb um Fachkräfte in Brasilien geht es nicht nur um das Gehalt; gesetzliche und wettbewerbsfähige Sozialleistungen sind für alle Beschäftigten in Brasilien von Bedeutung.

• Gesetzlich vorgeschriebene Leistungen: Das 13. Monatsgehalt, 30 Tage bezahlter Jahresurlaub, Essens- und Fahrgutscheine, FGTS, INSS sowie bezahlter Krankheitsurlaub sind nicht verhandelbar.
• Krankenversicherung: Für viele Tätigkeiten ist gemäß den Gewerkschaftsbestimmungen eine Zusatzversicherung vorgeschrieben, insbesondere für schwangere Mitarbeiterinnen oder im Rahmen bestimmter Tarifverträge.
• Gewinnbeteiligung und Prämien: Große Arbeitgeber bieten häufig Gewinnbeteiligungsmodelle (PLR) an, um steuerliche Vorteile zu erzielen und Mitarbeiter an das Unternehmen zu binden.
• Arbeitsunfähigkeit, Elternzeit und Krankheitsurlaub: Das brasilianische Arbeitsrecht ist eindeutig: Es sieht eine Aufstockung des Krankengeldes der INSS, bezahlten Mutterschaftsurlaub sowie eine Anpassung der Leistungen an die Bedürfnisse männlicher Arbeitnehmer und ihrer Familien gemäß den arbeitsrechtlichen Bestimmungen vor.

Wie läuft der Einstellungs- und Onboarding-Prozess in Brasilien ab?

Nachdem Sie Ihre Leistungsstrategie festgelegt haben, besteht die nächste Herausforderung in einem vorschriftsmäßigen und zügigen Onboarding-Prozess. Hier finden Sie eine typische Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Bitte besorgen Sie die erforderlichen Unterlagen: CPF, Personalausweis, Zeugnisse, Arbeitsverträge für ausländische Arbeitnehmer.
2. Entwürfe für Arbeitsverträge: EOR erstellt rechtskonforme Angebote, die den brasilianischen Arbeitsgesetzen, den Tarifverträgen (CCTs) und den Unternehmensrichtlinien entsprechen.
3. Anmeldung bei der Lohnbuchhaltung und der Sozialversicherung: EOR übernimmt die Anmeldung bei der INSS, die Einreichung von Unterlagen bei eSocial sowie die Einrichtung der Lohnsteuer.
4. Aktivierung der Leistungen: Verpflegungs- und Fahrkostengutscheine, Krankenversicherung sowie weitere gesetzlich vorgeschriebene Leistungen werden ab dem ersten Tag gewährt.
5. Probezeit und Hintergrundüberprüfungen: Verträge können eine Probezeit (von bis zu 90 Tagen) vorsehen; es werden standardmäßige Hintergrundüberprüfungen durchgeführt.
6. Zeitplan für die Integration: Die meisten neuen Mitarbeiter sind innerhalb von 2–3 Wochen vollständig beim Onboarding, sofern alle Unterlagen vorliegen.

Wie lässt sich eine brasilianische Belegschaft mithilfe eines „Employer of Record“ aus der Ferne verwalten?

Wenn Ihr Team über mehrere Städte oder sogar Ländergrenzen hinweg tätig ist, ist eine gute Aufsicht von entscheidender Bedeutung. Ein EOR-Anbieter ist Ihr Ansprechpartner vor Ort, der sowohl Ihre Führungsaufgaben als auch die Compliance gewährleistet:

• Bewährte Verfahren in der Kommunikation: Setzen Sie regelmäßig zweisprachige Besprechungen, transparente Erwartungen und einheitliche Abläufe ein.
• Kulturelle Aspekte: In Brasilien werden Zusammenarbeit und gesellschaftlicher Zusammenhalt großgeschrieben; Vertrauen und Offenheit entstehen durch persönliche Beziehungen.
• Strategien zum Leistungsmanagement: Klare, messbare KPIs und Feedback-Prozesse sorgen dafür, dass Remote-Teams den lokalen Erwartungen entsprechen.
• Empfehlungen zu Technologien und Werkzeugen: Wählen Sie Personal- und Abrechnungssysteme aus, die mit eSocial kompatibel sind und die lokalen steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Anforderungen erfüllen.

Was sollten Sie bei der Kostenanalyse und Budgetierung in Brasilien beachten?

Bei der Budgetierung der brasilianischen Arbeitskosten geht es um mehr als nur das Gehalt; jeder Arbeitgeber muss umfangreiche Sozialleistungen, Steuern und unvorhergesehene Gebühren einkalkulieren. Eine sorgfältige Budgetplanung ist für die globale Expansion unerlässlich. Folgende Punkte sollten Sie dabei berücksichtigen:

Schlussfolgerung

Wenn Sie einen Markteintritt in Brasilien planen, hängt der Erfolg davon ab, dass Sie gut vorbereitet sind, die gesetzlichen Vorschriften einhalten und strategisch vorgehen. Nach unserer Erfahrung bei der Beratung globaler Unternehmen ist der effektivste Ansatz folgender:

• Nutzen Sie die Dienste eines renommierten EOR-Anbieters um die brasilianischen Arbeitsvorschriften, die Lohnabrechnung und die komplexen gewerkschaftlichen Regelungen zu bewältigen.
• Legen Sie den Schwerpunkt auf eine detaillierte Planung in Bezug auf Leistungen, Steuern und Zeitpläne, um das Budget einzuhalten und versteckte Kosten zu vermeiden.
• Vertrauen Sie auf lokale Fachkompetenz um Ihre Vorgehensweise an sich ändernde gesetzliche Rahmenbedingungen und Marktbedingungen anzupassen.

Legen Sie vom ersten Tag an den Schwerpunkt auf Compliance, setzen Sie sich klare Ziele und arbeiten Sie eng mit Fachleuten zusammen, die sowohl die lokale Kultur als auch das regulatorische Umfeld verstehen. So verwandeln Sie das Potenzial Brasiliens in echtes, nachhaltiges Wachstum.

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