Alternativas de EOR: comparación de seis opciones (costes y umbral de rentabilidad)

Las principales alternativas en materia de EOR son constituir su propia entidad jurídica, trabajar con una PEO, contratar a autónomos, recurrir a un AOR, recurrir a una agencia de selección de personal o gestionar las nóminas a través de un proveedor global de servicios de nóminas. Cada una de ellas presenta diferentes ventajas e inconvenientes en cuanto a rapidez, coste, control y responsabilidad.

Esta guía está dirigida a fundadores, responsables financieros y equipos de recursos humanos que, o bien han recibido un presupuesto de un proveedor de servicios de gestión de personal (EOR) y desean conocer otras opciones disponibles, o bien ya utilizan los servicios de un EOR y se preguntan si las comisiones siguen siendo razonables a medida que aumenta la plantilla.

Comparamos las seis opciones con los costes reales en dólares estadounidenses, el umbral de rentabilidad en términos de plantilla a partir del cual una entidad supera los honorarios del EOR, y un marco de decisión que podrá defender internamente.

¿Cuáles son las alternativas a un «Employer of Record»?

Las seis alternativas a un Employer of Record son: constituir su propia entidad jurídica local, asociarse con una PEO, contratar a autónomos, recurrir a un Agent of Record (AOR), contratar a una agencia de selección de personal o utilizar un proveedor de nóminas internacional con su propia entidad. La elección adecuada depende del número de empleados, del plazo y de su grado de compromiso con el mercado.

• Entidad jurídica propia: control total, mayor coste y tiempo de configuración
• PEO: la gestión conjunta de recursos humanos y nóminas requiere que disponga de su propia entidad
• Trabajadores autónomos: inicio más rápido, mayor riesgo de clasificación errónea
• AOR / gestión de contratistas: una vía intermedia que cumple con los requisitos para equipos con una elevada presencia de subcontratistas
• Agencia de selección de personal: trabajos temporales y por proyectos, con un alto porcentaje de trabajo de revisión para puestos fijos
• Proveedor global de servicios de nóminas: únicamente la gestión de nóminas; usted sigue siendo el empleador legal

Cada opción le sitúa en los mismos tres ejes: control, rapidez y responsabilidad. Un EOR se sitúa en el punto medio de los tres, y es precisamente por ello por lo que las empresas que se expanden a nivel mundial lo superan en ambas direcciones: hacia abajo, recurriendo a contratistas en busca de flexibilidad, y hacia arriba, recurriendo a entidades en busca de control.

La forma más rápida de reducir la lista es ver las seis opciones una al lado de la otra.

¿Cómo se comparan, a grandes rasgos, las alternativas a la EOR?

La mayoría de las empresas pierden semanas comparando opciones, leyendo una entrada de blog tras otra. La tabla que figura a continuación reúne las seis alternativas, además de la EOR como referencia, en una sola pantalla, de modo que pueda descartar la mitad de ellas en un minuto.

Hay una pregunta que descarta la mayoría de las opciones de inmediato: ¿dispone de una entidad local en el país de destino? En caso negativo, deberá elegir entre EOR, contratistas, AOR y servicios de selección de personal. En caso afirmativo, entran en juego las opciones de PEO y la gestión global de nóminas.

La decisión más importante en cuanto a costes de esta tabla es la fila correspondiente a la entidad, así que hagamos primero esos cálculos.

¿En qué casos resulta más ventajoso constituir su propia entidad que recurrir a un EOR?

Una EOR le cobra por empleado de forma permanente. Una entidad supone un gran gasto inicial, pero después casi nada por cada nueva contratación. En algún punto entre esas dos curvas se encuentra un punto de inflexión, y la mayoría de las empresas lo interpretan erróneamente en ambos sentidos.

Tras haber asesorado a más de 300 empresas en esta misma transición, al tiempo que gestionábamos una nómina anual de más de 20 millones de dólares, hemos observado que la ecuación cambia a partir de una cifra de plantilla bastante predecible, con una excepción costosa que nadie tiene en cuenta a la hora de elaborar el presupuesto.

¿Cuánto cuesta realmente la constitución de una sociedad?

Los costes del primer año oscilan entre los 35 000 y los 125 000 dólares, dependiendo del país: constitución de la sociedad, domicilio social, requisitos relativos a los consejeros locales, altas fiscales y honorarios de los asesores jurídicos y contables. Los mercados de alta complejidad, como Brasil, la India e Indonesia, se sitúan en el extremo superior de ese rango y son los que requieren más tiempo para la constitución de la sociedad.

Hay dos costes que suelen pasarse por alto en todas las propuestas internas:

• Mantenimiento continuo: los trámites anuales, las auditorías y la infraestructura de nóminas tienen el mismo coste, tanto si cuenta con 2 empleados como si tiene 40
• Disolución: el proceso de liquidación cuesta entre 10 000 y 50 000 dólares y dura entre 6 y 18 meses. Es mucho más fácil constituir una entidad que liquidarla.

Si su compromiso con el mercado es incierto, ese coste de salida por sí solo puede anular el ahorro.

¿Cuál es el umbral de rentabilidad en cuanto al número de empleados?

El umbral general se sitúa entre 15 y 25 empleados en un mismo país. Por debajo de ese umbral, los honorarios de EOR resultan más económicos que los costes fijos de la entidad. Por encima de él, la entidad resulta más ventajosa, siempre y cuando permanezca en el país durante al menos tres años.

Un ejemplo práctico: 20 empleados con un servicio de EOR de tarifa plana de 599 dólares por empleado al mes suponen un coste aproximado de 144 000 dólares al año. Una entidad comparable podría suponer un coste de 80 000 dólares el primer año y de 50 000 dólares anuales a partir de entonces. A lo largo de tres años, la entidad ahorra aproximadamente 250 000 dólares. Con ocho empleados, el mismo cálculo favorece al EOR por un amplio margen.

El umbral de rentabilidad se alcanza más tarde en los países de alta complejidad, donde los costes de puesta en marcha y de Compliance son más elevados, y antes en las jurisdicciones en las que los costes son bajos y los trámites rápidos.

La cuestión relativa a la entidad es binaria y se basa en cálculos matemáticos. La cuestión relativa a la PEO es diferente: se refiere al tipo de relación laboral que desea establecer, y solo es aplicable si ya dispone de una entidad.

Para consultar los modelos de costes detallados y los cálculos del umbral de rentabilidad año por año, lea nuestro análisis en Employer of Record frente a la constitución de su propia entidad.

¿Es una PEO una alternativa real a una EOR?

Una PEO parece la versión más económica de un EOR hasta que se lee la letra pequeña: una PEO requiere que ya disponga de una entidad jurídica en el país. No es una alternativa para entrar en un nuevo mercado. Es una alternativa para gestionar los recursos humanos una vez que ya se encuentra allí.

La diferencia estructural radica en el «coempleo». En el marco de un acuerdo con una PEO, usted comparte las responsabilidades del empleador: la PEO se encarga de la gestión de nóminas, la administración de prestaciones y el apoyo en materia de recursos humanos, mientras que la responsabilidad legal en materia de cumplimiento de la normativa laboral recae, en gran medida, sobre usted. En el marco de un acuerdo con un EOR, el proveedor es el único empleador legal y asume la mayor parte de dicha responsabilidad.

Esa diferencia de precio es engañosa. La columna «PEO» da por hecho que ya ha abonado los gastos de constitución, los registros y el mantenimiento continuo de la entidad. Si se suman esos costes, la diferencia se reduce rápidamente cuando se trata de plantillas reducidas.

Una PEO es adecuada para usted si cuenta con una entidad en EE. UU., su plantilla nacional está creciendo y desea obtener mejores prestaciones y un mayor aprovechamiento de los recursos de RR. HH. No le sirve de nada para la contratación en el extranjero.

Para conocer el desglose completo de la distribución de la responsabilidad y el cálculo real del coste total, consulte nuestro análisis detallado en PEO frente a EOR: ¿qué modelo de contratación se adapta mejor a su equipo?.

Por eso, la vía internacional que parece más económica —los contratistas— merece un análisis minucioso por sí misma.

¿No sería posible contratar directamente a los contratistas en lugar de recurrir a un EOR?

Sí, es posible, y es, sin duda, la opción más rápida de todas: un contrato sencillo, una firma y la persona puede empezar mañana mismo. Sin Impuesto sobre la nómina, sin gestión de prestaciones sociales, sin cargas para la empresa. Para un trabajo verdaderamente orientado a proyectos, recurrir a colaboradores externos es la decisión acertada, no una solución de compromiso.

El problema surge cuando un colaborador externo actúa como si fuera un empleado. De los más de 2.000 empleados que hemos incorporado durante el proceso de Onboarding mientras gestionábamos una nómina anual de más de 20 millones de dólares, una parte significativa correspondía a casos de conversión de colaboradores externos que se iniciaron por un temor a incumplir la Compliance, y no como parte de un plan de crecimiento.

Señales de alerta de clasificación errónea que buscan las autoridades reguladoras:

• Usted establece su horario de trabajo y las herramientas que utilizarán
• Trabajan en exclusiva o casi en exclusiva para usted
• Se dedican a las actividades principales de la empresa, no a un proyecto concreto.
• El proyecto lleva más de 12 meses en marcha sin fecha de finalización.
• Tienen el mismo aspecto, se comportan y rinden cuentas igual que sus empleados

Si le descubren, la factura incluirá impuestos sobre la nómina atrasados, sanciones, prestaciones retroactivas y, en algunos países, reclamaciones por «empleo presunto». El riesgo menos evidente es el de la propiedad intelectual: en muchas jurisdicciones, los derechos sobre las obras por encargo no se transfieren sin problemas a los contratistas si no se incluye una cláusula contractual específica, un problema que se descubre durante el proceso de diligencia debida.

La opción intermedia es una plataforma de gestión de AOR o de contratistas. Por un importe mensual de entre 30 y 100 dólares por contratista, se obtienen contratos que cumplen con la normativa, comprobaciones de clasificación y una facturación clara, lo que supone una protección útil para los profesionales verdaderamente independientes.

Los contratistas son una buena opción si el trabajo tiene un alcance definido, la persona es verdaderamente independiente y usted podría superar una auditoría. En el momento en que alguien se convierta en una pieza clave del equipo, incorpórelo a la plantilla —ya sea a través de un EOR o de su propia entidad— antes de que las autoridades reguladoras le obliguen a hacerlo.

Antes de firmar su próximo contrato con un contratista, lea nuestro análisis detallado sobre Contratista independiente frente a empleado: cómo distinguir entre ambos.

Quedan dos opciones que la mayoría de las páginas omiten por completo: las agencias de selección de personal y los proveedores de gestión de nóminas a nivel mundial.

¿Son una opción las agencias de selección de personal o los proveedores de gestión de nóminas a nivel mundial?

A estas dos opciones se les dedica una sola línea en la mayoría de las páginas comparativas, pero cada una de ellas resuelve un problema real, aunque de alcance más limitado que el de un EOR.

Agencia de selección de personal: la agencia es el empleador legal y le cede al trabajador.

• Compatible con: puestos temporales, picos de temporada, equipos de proyecto que se disolverán en unos meses
• No encaja: contrataciones fijas. El margen de beneficio del 25-75 % sobre el salario hace que los puestos a largo plazo resulten excesivamente caros, y el talento disponible es el de la agencia, no el que usted elija

Para saber exactamente en qué momento el modelo de agencia deja de ser rentable, lea nuestro análisis en Employer of Record frente a agencia de trabajo temporal: diferencias clave.

Proveedor global de servicios de nóminas: software y servicios que gestionan la tramitación de nóminas, el cumplimiento de las obligaciones fiscales y los pagos en todas sus entidades.

• Compatible con: empresas con entidades jurídicas locales en varios países que desean disponer de una única plataforma en lugar de recurrir a cinco proveedores locales de gestión de nóminas
• No encaja: la contratación en cualquier lugar en el que no disponga de una entidad. Usted sigue siendo el empleador legal, por lo que no existe protección en materia de Compliance ni facilidades para la entrada en el mercado

Si ya gestiona entidades jurídicas en varios países, lea nuestra entrada completa del blog sobre Servicios de gestión de nóminas a nivel mundial: guía comparativa completa.

Ninguna de las dos opciones constituye un verdadero sustituto del EOR. Una agencia de selección de personal sustituye la relación laboral, pero solo de forma temporal. Un proveedor de gestión de nóminas a nivel mundial da por hecho que usted ya ha resuelto por su cuenta la cuestión de la relación laboral.

Son soluciones que se adaptan a sus necesidades como complementos: dotación de personal para hacer frente a picos de demanda y gestión de nóminas a nivel mundial una vez que la presencia de su entidad se extienda a más de dos o tres países.

Esto abarca todos los modelos alternativos. Sin embargo, hay una segunda interpretación del término «alternativa de EOR» que merece la pena abordar: ¿y si el modelo es adecuado y el problema radica en el proveedor?

¿Y si lo que desea es un EOR diferente, y no un modelo diferente?

Una gran parte de las personas que buscan una alternativa al EOR no cuestionan en absoluto el modelo. Lo que cuestionan es a su proveedor, normalmente tras recibir una factura. El modelo funciona; lo que no funciona es la estructura de precios o la atención al cliente.

Hay tres factores desencadenantes que se repiten una y otra vez:

• Un sistema de precios basado en un porcentaje del salario que se encarece considerablemente a medida que se incorporan empleados con mayor experiencia
• Las plataformas generalistas están presentes en entre 150 y 185 países, pero su cobertura es limitada en el país en el que se encuentra la mayor parte de su equipo
• Asistencia mediante el sistema de tickets cuando surgen problemas con la nómina o la baja de un empleado

Las plataformas globales se sitúan en segmentos de precios premium: Oyster tiene un precio de 599 dólares por empleado al mes; Velocity Global y Papaya Global compiten en el segmento premium en entre 160 y 185 países; y la amplitud de Deel, presente en más de 150 países, radica en su alcance geográfico, no en la profundidad de su presencia en cada país. Si el 80 % de su plantilla se encuentra en un solo país, está pagando por una cobertura global que no utiliza.

Qué aspectos hay que evaluar en un proyecto de recuperación mejorada de petróleo (EOR) de sustitución:

• Tarifa fija, precios transparentes, sin porcentaje sobre el salario
• Especialización en el país en el que se encuentra realmente su equipo
• Entidades locales propias, no socios externos
• Una persona de contacto designada, no un sistema de tickets
• Asistencia en la transición de la entidad para cuando su negocio supere el modelo EOR

Los proveedores de servicios de EOR especializados por país constituyen el segmento más infravalorado de este mercado. Wisemonk es el ejemplo de la India: tarifas fijas a partir de 99 dólares por empleado al mes, más de 300 empresas, más de 2.000 empleados gestionados y una vía integrada para constituir su propia entidad más adelante. Existen especialistas equivalentes para otras regiones.

Cambiar de proveedor es una buena opción para usted si los cálculos de la sección 3 siguen favoreciendo al EOR, pero su factura actual o la calidad de la asistencia técnica no lo hacen. Lo que nos lleva a la pregunta final: ¿cómo se decide realmente?

¿Cómo elige el modelo adecuado para su situación?

Si dejamos de lado el ruido de los proveedores, se trata de una decisión que depende de tres variables: el número de empleados por país, el horizonte temporal y si ya existe una entidad. Seleccione su caso a continuación.

El modelo que siguen en realidad la mayoría de las empresas es híbrido: primero un EOR, luego la entidad. Se entra en el mercado a través de un EOR, se validan el equipo y el modelo de negocio, y posteriormente se constituye la sociedad una vez que la plantilla se acerca al umbral de rentabilidad y se transfieren los empleados a la nueva entidad. Es la vía habitual porque convierte una decisión irreversible en una decisión por etapas.

Una observación práctica: inicie la evaluación de la entidad antes de alcanzar el umbral de rentabilidad, no en el momento de alcanzarlo. Los plazos de constitución de la sociedad hacen que la decisión se retrase dos trimestres con respecto a la realidad.

Antes de calcular sus propios umbrales de rentabilidad, compruebe cómo se comparan las tarifas fijas, los modelos porcentuales y los recargos ocultos en nuestra Guía de precios de EOR.

Entonces, tras todas las alternativas, ¿por qué sigue siendo el EOR la opción predeterminada?

¿Por qué sigue siendo un EOR la mejor opción para la mayoría de las empresas?

Si se analizan todos los escenarios anteriores, se observa una tendencia constante: la mayoría de las empresas que contratan a nivel internacional se encuentran por debajo del umbral de rentabilidad, no tienen claro su compromiso con el mercado, o ambas cosas. Ese es precisamente el perfil para el que se ha concebido un EOR.

Tras haber incorporado a más de 300 empresas y a más de 2.000 empleados, al tiempo que gestionamos una nómina anual de más de 20 millones de dólares, observamos un patrón recurrente: equipos de entre 2 y 12 personas por país, un horizonte temporal de entre 1 y 3 años y una falta de interés por los gastos generales de una entidad. Para esa mayoría, las alternativas son o bien más arriesgadas (trabajadores autónomos), o bien no están disponibles (PEO sin entidad propia), o bien resultan más caras (entidad por debajo del umbral de rentabilidad).

Las ventajas de la EOR se multiplican en esta fase:

• Contratos de trabajo que cumplen con la normativa y Onboarding en cuestión de días, no de meses
• Gestión de la legislación laboral local, Compliance con las obligaciones fiscales y la administración de prestaciones sociales
• Pruebas de mercado con una salida clara en caso de que la apuesta no dé resultado
• Un proceso gradual para constituir su propia entidad cuando la plantilla lo justifique

La advertencia sincera de la sección 3 sigue siendo válida: una vez superados los 25 empleados y con un compromiso de varios años, se debe constituir la entidad. Hasta entonces, recurrir a un proveedor de servicios de empleo (EOR), a ser posible uno que ofrezca una tarifa plana y esté especializado en el país en cuestión, es la decisión en materia de infraestructura que mantiene abiertas todas las opciones futuras.

Para seleccionar a los proveedores que ofrecen tarifas fijas y a los especialistas en cada país, consulte nuestro análisis detallado en Las mejores empresas de EOR: comparación de precios, cobertura y opiniones.

Si la India es ese país para usted, Wisemonk se ha diseñado precisamente para eso.

Wisemonk: su socio de confianza en materia de EOR para la contratación a nivel mundial

Wisemonk es un Plataforma EOR originaria de la India Ayudamos a las empresas internacionales a contratar, pagar y gestionar a sus empleados sin necesidad de constituir una entidad local. La gestión de nóminas, Compliance y la gestión de colaboradores externos se agrupan en un único panel de control, de modo que su equipo dispone de una visibilidad completa sin la carga administrativa que ello supone.

Si el marco anterior le ha llevado a optar por un EOR, a continuación le explicamos cómo sacar el máximo partido a esa elección:

• Contrate sin esperas: su primer empleado se incorporará con un contrato que cumple con la normativa en cuestión de días. Sin necesidad de constituir una sociedad ni de pasar meses con el papeleo.
• La gestión de nóminas se realiza de forma automática: cálculo de los salarios, deducción de los impuestos, gestión de las cotizaciones obligatorias y pago puntual a su equipo, cada mes, en moneda local.
• Ventajas que realmente marcan la diferencia: seguro médico, vacaciones pagadas, planes de jubilación y ventajas que están a la altura de lo que ofrecen las principales empresas de la zona.
• Apoyo en materia de recursos humanos que resuelve problemas: cuestiones relacionadas con las políticas de permisos, la documentación y las consultas de los empleados. Nuestros especialistas en recursos humanos se encargan de todo ello para que usted no tenga que hacerlo.
• Compliance en la que puede confiar: La legislación laboral cambia constantemente. Realizamos un seguimiento de todas las actualizaciones, adaptamos los contratos y las políticas, y nos aseguramos de que no se enfrente a sanciones.
• Tarifas fijas a partir de 99 dólares: sin comisiones porcentuales sobre el salario y un plan de apoyo para que pueda constituir su propia empresa una vez que alcance el umbral de rentabilidad.

Si va a contratar personal en la India, obtendrá el conocimiento en profundidad que se deriva de que trabajemos en un solo mercado, en lugar de en cien. Actualmente estamos planificando nuestra expansión a otros mercados, como Estados Unidos y el Reino Unido.

Lo que dicen nuestros clientes

Empresas de EE. UU., el Reino Unido y Europa confían en nosotros para formar sus equipos de forma rápida y conforme a la normativa. Esto es lo que opinan nuestros clientes:

«Estoy muy contento de haber descubierto Wisemonk. Ha sido un auténtico placer trabajar con ellos, y su atención al detalle es impresionante. Nos ayudaron a comprender su modelo de precios, a encontrar candidatos altamente cualificados, a entrevistarlos y, posteriormente, a realizar el proceso de Onboarding. Les proporcioné los criterios relativos al tipo de personas que buscábamos y cumplieron con creces. Las personas que lograron encontrar se encuentran entre los mejores ingenieros con los que he trabajado jamás. Recomiendo Wisemonk a cualquiera que necesite ayuda en materia de selección de personal». - Dan Sampson, director de ingeniería de Cobu