Rechner für die Kosten eines Payroll-Runs in Indien
Was die monatliche Lohnabrechnung für Ihr bestehendes Team in Indien tatsächlich kostet – Brutto-Netto je Gehaltsband, die vollständige gesetzliche Arbeitgeberbelastung, der Meldekalender und die Frage, was der Betrieb intern kostet gegenüber der Übergabe an einen Managed-Payroll-Partner.
Ihr Team in Indien
Vereinfachte Betrachtung für einen Bundesstaat. Teams in mehreren Bundesstaaten benötigen zusätzliche PT-Registrierungen und Meldungen.
Monatlicher Gesamtabfluss
₹10,20,826
Bruttolohnsumme + gesetzliche Arbeitgeberbelastung
Pro Mitarbeiter / Monat
₹1,02,083
10 Mitarbeitende in 4 Bändern
Gesetzliche Belastung auf das Brutto
4.4%
EPF, ESI, Gratuity- und Bonus-Rückstellungen
Wohin das Geld jeden Monat fliesst
Monatlicher Gesamtabfluss ₹10,20,826
Fügen Sie mindestens ein Gehaltsband hinzu, um die Aufschlüsselung zu sehen.
Brutto zu Netto je Gehaltsband
| Band | Brutto | EPF (AN) | ESI (AN) | Prof. Tax | TDS gesch. | Netto auf die Hand |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Senior engineering × 4 | ₹1,50,000 | ₹1,800 | n. a. | ₹200 | ₹12,567 | ₹1,35,433 |
| Mid-level × 3 | ₹90,000 | ₹1,800 | n. a. | ₹200 | ₹0 | ₹88,000 |
| Operations × 2 | ₹45,000 | ₹1,800 | n. a. | ₹200 | ₹0 | ₹43,000 |
| Support × 1 | ₹18,000 | ₹1,080 | ₹135 | keine | ₹0 | ₹16,785 |
| Team-Gesamt / Monat | ₹9,78,000 | ₹17,280 | ₹135 | ₹1,800 | ₹50,267 | ₹9,08,518 |
Einkommen bis ₹12,75 Lakh pro Jahr ist im neuen Regime nach dem Standardabzug von ₹75.000 und der Ermässigung nach Section 87A effektiv steuerfrei – deshalb weisen die unteren Bänder kein TDS aus.
Gesetzliche Arbeitgeberbelastung
| Bestandteil | Monatlich | Jährlich | |
|---|---|---|---|
| EPF Arbeitgeber (12 % der PF-Bezüge) | Gesetzlich | ₹17,280 | ₹2,07,360 |
| EDLI + EPF-Verwaltungsgebühren (0,5 % + 0,5 %) | Gesetzlich | ₹1,440 | ₹17,280 |
| ESI Arbeitgeber (3,25 % des Bruttos ≤ ₹21k) | Gesetzlich | ₹585 | ₹7,020 |
| Gratuity-Rückstellung (4,81 % des Basic) | Rückstellung | ₹23,521 | ₹2,82,251 |
| Gesetzliche Bonus-Rückstellung (8,33 %, anspruchsberechtigte Bezüge) | Unter 20 Mitarbeitenden | ₹0 | ₹0 |
| Gesamte Arbeitgeberbelastung | ₹42,826 | ₹5,13,911 |
EPF wird auf das Basic begrenzt auf ₹15.000 berechnet – das gesetzliche Minimum. Nach der Full-Basic-Position der EPFO steigt die Arbeitgeber-EPF-Position deutlich; schalten Sie um, um zu vergleichen. Die EPF-Registrierung ist ab 20 Mitarbeitenden verpflichtend, darunter aber nahezu durchgängig üblich für Teams, die über einen EOR oder eine registrierte Gesellschaft beschäftigt werden. Gratuity und Bonus sind Rückstellungen – der Zahlungsmittelabfluss erfolgt später, doch nach den Labour Codes entsteht der Gratuity-Anspruch bei befristeten Beschäftigten bereits nach einem Jahr, weshalb eine Rückstellung ab dem ersten Monat das ehrliche Budget ist.
Der Meldekalender, auf den Sie sich einlassen
7.
Gehälter gezahlt + TDS abgeführt
1,5 %/Monat Zinsen + ₹200/Tag
15.
EPF & ESI abgeführt
12 %/Jahr Zinsen + Schadensersatz bis zu 100 % der Rückstände
Quartalsweise
TDS-Erklärung Form 138 (ersetzt Form 24Q)
₹200/Tag Versäumniszuschlag
15. Juni
Form 130 an jeden Mitarbeitenden (ersetzt Form 16)
₹100/Tag pro Bescheinigung
Nach dem Income Tax Act 2025 (in Kraft seit 1. April 2026) fällt die Lohnsteuer (TDS) unter Section 392(1); Meldungen mit alten Formularnummern scheitern an der Portalvalidierung. Lohnabrechnungen sind monatlich fällig und Lohnunterlagen müssen nach den Labour Codes sieben Jahre digital aufbewahrt werden. Fristen für Professional Tax und Labour Welfare Fund unterscheiden sich je Bundesstaat.
Was es kostet, den Run zu betreiben
| Option | Monatlich | Jährlich | |
|---|---|---|---|
| Intern abwickeln Software ca. ₹75/Mitarbeiter + 15.0 Std./Monat Finanz- und Compliance-Zeit zu ₹1.500/Std. (angegebene Annahme). | Schätzung | ₹23,250 | ₹2,79,000 |
| Wisemonk Managed Payroll – ab 49 USD/Mitarbeiter/Monat Vollständige monatliche Abwicklung und gesetzliche Meldungen auf Ihrer Gesellschaft. | Veröffentlicht | ₹46,550 | ₹5,58,600 |
| Wisemonk EOR – ab 99 USD/Mitarbeiter/Monat Nur relevant, wenn Sie überhaupt nicht auf Ihrer eigenen Gesellschaft beschäftigen möchten. | Veröffentlicht | ₹94,050 | ₹11,28,600 |
Die interne Position ist eine Betriebsschätzung; sie enthält nicht die Kosten einer fehlerhaften Meldung (die Sanktionsspalte in Abbildung 4) und nicht den Aufwand, mit den Labour Codes und der Neufassung des Income Tax Act 2025 Schritt zu halten. Schnittpunkt unter diesen Annahmen: Managed Payroll ist bei den reinen Kosten unterhalb von etwa 5 Mitarbeitenden günstiger als die interne Abwicklung.
Bei 10 Mitarbeitenden ist die interne Abwicklung auf dem Papier günstiger – seien wir also ehrlich
Bei den reinen Betriebskosten kommt die eigene Lohnabrechnung auf ₹23,250/Monat gegenüber ₹46,550 für Managed Payroll. In Ihrer Grössenordnung ist die Rechnung nicht das Argument.
Das Argument ist Abbildung 4: harte Monatsfristen, automatisch anfallende Sanktionen, ein im April 2026 neu gefasstes Steuergesetz, das Meldungen mit alten Formularnummern scheitern lässt, und bundesstaatliche Unterschiede, die sich mit jedem neuen Arbeitsort vervielfachen. Wenn Ihr Finanzteam das souverän beherrscht, behalten Sie es intern. Wenn bei jedem Payroll-Run noch jemand Form 138 googelt – dafür sind die 49 USD da.
Quellen & Annahmen
- Gesetzliche Sätze nach Wisemonks Leitfaden „India Payroll 2026“: EPF 12 % Arbeitnehmer + 12 % Arbeitgeber auf Basic+DA; ESI 0,75 % / 3,25 % des Bruttos bis ₹21.000/Monat (Betriebe ab 10 Mitarbeitenden); TDS nach den Sätzen des neuen Regimes im Income Tax Act 2025 mit 4 % Cess; Professional Tax je Bundesstaat (Delhi und Haryana erheben keine). Das Basic wird nach der Lohn-Definition der Labour Codes (in Kraft seit 21. November 2025) mit 50 % des Bruttos angesetzt. EDLI 0,5 % (Grenze ₹15.000) und EPF-Verwaltung 0,5 % sind enthalten; die Mindestverwaltungsgebühr der EPFO von ₹500/Monat ist nicht modelliert. Gratuity mit 4,81 % des Basic zurückgestellt; gesetzlicher Bonus mit 8,33 % der Bonus-Höchstbezüge für anspruchsberechtigte Mitarbeitende in Betrieben ab 20 Personen. Surcharge oberhalb von ₹50 Lakh zu versteuerndem Einkommen angewandt. Labour Welfare Fund (nominal, bundesstaatsspezifisch), Schichtzulagen, Arbeitgeber-NPS, einmalige Endabrechnungen und Auslagenerstattungen sind nicht enthalten. Wisemonk-Gebühren nach veröffentlichter Preisliste: Managed Payroll ab 49 USD/Mitarbeiter/Monat, EOR ab 99 USD/Mitarbeiter/Monat, FX-Aufschlag 0,6 %. TDS-Werte sind Schätzungen und keine Steuerberatung – die tatsächliche Einbehaltung hängt von der Regimewahl und den Erklärungen jedes Mitarbeitenden ab. Lassen Sie Ihre Lohnstruktur von einem qualifizierten CA prüfen, bevor Sie sich auf diese Zahlen verlassen.
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