Planer für Offboarding und Kündigung in Indien

1Wer bestimmt bei dieser Trennung

Fachkraft / Techniker / Bediener – unabhängig von der Vergütung ein „Worker“ nach s.2(zr).

Da diese Person ein „Worker“ ist, gilt der Industrial Relations Code zusätzlich zum Vertrag und zum bundesstaatlichen Gesetz – und Worker haben weitreichende Rechtsmittel, einschliesslich Wiedereinstellung.

2Der rechtmässige Weg für diese Trennung

Retrenchment / Stellenabbau (arbeitgeberseitig, nicht sanktionsbedingt) Bei einem „Worker“ ist Stellenabbau ein Retrenchment nach s.2(zh) – das gesetzliche Verfahren gilt vollständig.

1. Stellen Sie eine schriftliche Kündigung mit einem Monat Frist zu, die die Gründe für das Retrenchment nennt, oder zahlen Sie Lohn statt Frist (s.70(a)).
2. Zahlen Sie Retrenchment-Entschädigung: 15 Tage Durchschnittslohn je vollendetes Jahr, ein Teiljahr über 6 Monate zählt als vollständiges Jahr (s.70(b)).
3. Führen Sie zusätzlich 15 Tage des letzten Lohns innerhalb von 45 Tagen an den Worker-Re-Skilling-Fonds ab (s.83) – ZUSÄTZLICH zu s.70(b).
4. Wenden Sie für die Position Last-in-first-out an, sofern Sie kein abweichendes Vorgehen begründet dokumentieren (s.71).
5. Zeigen Sie die Massnahme der zuständigen Behörde in der vorgeschriebenen Form an (s.70(c)).
6. Endabrechnung innerhalb von 2 Arbeitstagen; Gratuity innerhalb von 30 Tagen zahlen; Austrittsdokumente ausstellen.

3Compliance-Zeitplan & gesetzliche Fristen

• Planung vor dem Gespräch

  Grund, Frist, Zahlungen und Dokumente werden zuerst festgelegt. In Indien wird die Abrechnung vor dem letzten Arbeitstag aufgebaut.

• Frist abgearbeitet / ausbezahlt

  Abgearbeitet — 30

• Endabrechnung – Lohnbestandteile

  Innerhalb von 2 Arbeitstagen nach dem letzten Arbeitstag (s.17(2) Code on Wages). Die frühere Praxis von 30–45 Tagen ist nicht mehr rechtskonform.

• Beitrag zum Re-Skilling-Fonds

  Innerhalb von 45 Tagen – 15 Tage des letzten Lohns dem Worker gutgeschrieben (s.83).

• Dokumente ausgestellt

  Freistellungsschreiben, Arbeitszeugnis, F&F-Statement, letzte Lohnabrechnung, PF- und Gratuity-Unterlagen, Steuerdokumente.

• PF-Auszahlung / -Übertragung

  Wird vom Mitarbeitenden über die EPFO angestossen – läuft nach EPFO-Fristen (ca. 15–20 Arbeitstage), getrennt von Ihrer Endabrechnung.

4Was die Trennung kostet (Schätzung)

Diese Angaben lösen über das verdiente Gehalt hinaus keine gesetzlichen Zahlungen aus – verdiente Löhne und angesparter Urlaub sind dennoch geschuldet und innerhalb von 2 Arbeitstagen abzurechnen.

Nicht enthalten: unbezahltes Gehalt bis zum letzten Tag, anteiliger gesetzlicher Bonus (Bezüge ≤ ₹21.000/Monat), Auslagenerstattungen und etwaige Ex-gratia-Zahlungen; ausserdem vor Abzügen (Fehlzeit der Kündigungsfrist, nicht zurückgeführte Vorschüsse, nicht zurückgegebene Arbeitsmittel, TDS). Basic+DA mit 50 % des Bruttos angenommen.

Für den genauen Betrag nutzen Sie die Rechner Abfindungsrechner und Gratuity-Rechner.

5Dokumente, die Sie ausstellen müssen

• Kündigungs-/Freistellungsschreiben (Relieving Letter) – beendet das Verhältnis aktenkundig; bei einem Retrenchment muss es die Gründe nennen. Sachlich bleiben; alles darin kann vor einem Tribunal zitiert werden.
• Arbeitszeugnis / Dienstbescheinigung – bestätigt Dauer und letzte Position.
• Endabrechnung (F&F-Statement) – listet alles Gezahlte und Abgezogene auf; übergeben Sie ein unterschriebenes Statement.
• Letzte Lohnabrechnung, PF- und Gratuity-Unterlagen, Steuerdokumente (Form 16).
• Die Rückgabe von Arbeitsmitteln (Laptop, Monitore, Zugänge) läuft parallel – machen Sie die Abrechnung nicht davon abhängig.

6Wo Sie Risiken tragen

• In Indien gibt es keine Kündigung „at will“ – jede Trennung braucht einen rechtmässigen Grund, eine Kündigungsfrist und einen Aktenverlauf. Eine Nachricht im US-Stil („ab heute wirksam“) ist kein Grund.
• Die Frist von 2 Arbeitstagen für die Endabrechnung wird am häufigsten versäumt – ein Prozess im nächsten Lohnlauf kann sie nicht einhalten. Bauen Sie die Abrechnung vor dem letzten Tag auf.
• Karnataka: Entlassung nur aus sachlichem Grund (s.39, Gesetz von 1961); der Mitarbeitende kann innerhalb von 30 Tagen Rechtsmittel einlegen. Eine Kündigungsfrist allein macht die Trennung nicht sicher.
• Diese Person ist ein „Worker“ – die Rechtsmittel sind weitreichend und eine Wiedereinstellung ist ein realistisches Ergebnis, wenn das Verfahren übersprungen wird.
• Der Re-Skilling-Fonds (s.83) ist die am häufigsten vergessene Position im ersten indischen Austrittsbudget eines ausländischen Arbeitgebers.
• Während des Mutterschutzes darf nicht gekündigt werden (s.62), auch dann nicht, wenn eine Kündigungsfrist in diesen Zeitraum fallen würde.

Quellen (Stand August 2026)

• Industrial Relations Code 2020 (Worker s.2(zr); Retrenchment s.70; LIFO s.71; Wiedereinstellung s.72; Untersuchung s.38; Re-Skilling-Fonds s.83; Chapter X s.77/s.79). Code on Social Security 2020 (Gratuity s.53; Mutterschutz s.62). Code on Wages 2019 (Schlusszahlung s.17(2)). Bundesstaatliche Shops & Establishments Acts: Karnataka s.39 (1961), Delhi s.30 (1954), Tamil Nadu s.41 (1947), Telangana s.47 (1988), Maharashtra Gesetz von 2017. Alle vier Labour Codes in Kraft seit 21. November 2025; zentrale Rules am 8./9. Mai 2026 notifiziert; die meisten bundesstaatlichen Rules werden noch eingeführt.
• Die Kostenangaben sind eine Schätzung zur Grössenordnung des Austritts – keine Rechtsberatung und kein Ersatz für bundesstaatsspezifische Beratung. Die zentralen Rules binden nur dort, wo die Zentralregierung die „appropriate government“ ist; das Indien-Büro eines typischen ausländischen Unternehmens folgt den Rules seines Bundesstaats.