Wie ein SaaS-Gründer Mitarbeiter in Indien einstellen kann, ohne eine Gesellschaft zu gründen

Die meisten SaaS-Gründer ihren ersten Mitarbeiter in Indien einstellen bevor sie sich Gedanken darüber machen, wie dies rechtlich tatsächlich umgesetzt werden kann. Sie suchen einen Ingenieur aus, vereinbaren ein Gehalt und fragen erst dann, ob sie eine in Indien eingetragene Gesellschaft benötigen, um diese Person auf die Gehaltsliste zu setzen.

Die kurze Antwort lautet: Nein. Sie können in Indien Ingenieure, Designer, Marketingfachleute und Mitarbeiter im Bereich Kundenerfolg in Vollzeit beschäftigen, ohne eine indische Gesellschaft zu gründen. Das Verfahren sieht wie folgt aus: ein „Employer of Record“ (EOR), und es beseitigt nahezu alle regulatorischen Hindernisse, die Gründer zum Zögern veranlassen.

In diesem Leitfaden wird erläutert, wie das Ganze funktioniert, wo Gründer typischerweise ins Straucheln geraten und wie sich die Kosten im Vergleich zur Gründung einer eigenen Tochtergesellschaft darstellen.

Kann ein US-amerikanisches SaaS-Unternehmen tatsächlich indische Mitarbeiter einstellen, ohne über eine Niederlassung zu verfügen?

Ja. Der rechtliche Mechanismus ist ein Employer of Record. Der EOR ist ein lokal registriertes indisches Unternehmen, das über eine vollständige Lizenz zur Beschäftigung von Mitarbeitern in Indien verfügt. Er unterzeichnet den Arbeitsvertrag, wickelt die Gehaltsabrechnung ab, führt die gesetzlich vorgeschriebenen Abgaben ab und hält das indische Arbeitsrecht ein. Sie leiten die Arbeit, steuern die Leistung und begleichen eine einzige monatliche Rechnung an den EOR.

Dies ist ein nach indischem Recht anerkanntes Beschäftigungsmodell. Der Mitarbeiter ist ein echter Arbeitnehmer und kein Auftragnehmer und erhält alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen wie PF, ESI, Abfindung und bezahlten Urlaub. Ihr Unternehmen wird in keinem Register der indischen Regierung geführt.

Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen gehen Gründer oft davon aus, dass es einen Haken gibt. Es gibt keinen Haken, solange das EOR-Modell ordnungsgemäß eingerichtet ist. Ein Risiko entsteht erst dann, wenn Unternehmen versuchen, dies auf eigene Faust über Scheinfirmen, Verträge mit Scheinkommissären oder durch die falsche Einstufung von Mitarbeitern als Auftragnehmer zu bewerkstelligen.

Warum stellen SaaS-Gründer überhaupt Mitarbeiter in Indien ein?

Indien bietet einem SaaS-Unternehmen in den ersten 18 Monaten einige Vorteile, die sich gegenseitig verstärken:

• Kosten. Erfahrene Ingenieure in Indien kosten in der Regel 40 bis 60 Prozent weniger als gleichwertige Mitarbeiter in den USA, verfügen dabei jedoch über vergleichbare fachliche Kompetenz.
• Talentreserve. Indien bringt eine große Zahl an Fachkräften in den Bereichen Ingenieurwesen, Produktentwicklung und Design hervor, die über ausgezeichnete Englischkenntnisse sowie wachsende Kompetenzen in den Bereichen GenAI und ML verfügen.
• Abgedeckte Zeitzonen. Eine Zeitverschiebung von 2 bis 4 Stunden zwischen den USA und Indien sorgt in Verbindung mit versetzten Arbeitszeiten für eine nahezu lückenlose technische Betreuung.
• Schnelle Personalbeschaffung. Die Kündigungsfristen betragen in Führungspositionen in der Regel 60 bis 90 Tage, und der Einstellungsprozess für Vollzeitstellen im Homeoffice ist gut etabliert.

Nach unseren Beobachtungen behandeln Gründer, denen der Ausbau ihrer Teams in Indien gelingt, diese als festen Bestandteil des Unternehmens und nicht als Experiment zur Kosteneinsparung. Die Personalbilanz verbessert sich erheblich, wenn das Team in Indien für echte Produktbereiche verantwortlich ist und nicht nur Wartungsaufgaben übernimmt.

Welche Möglichkeiten gibt es, wenn Sie keine juristische Person gründen möchten?

Es gibt drei Hauptmodelle. Jedes davon ist auf eine andere Phase und Risikobereitschaft zugeschnitten.

Für SaaS-Gründer, die ein festes Team in Indien aufbauen möchten, ist das EOR-Modell fast immer die richtige Wahl. Freiberufler arbeiten an eng gefassten, zeitlich begrenzten Projekten. Personalvermittler erheben in der Regel einen höheren Aufschlag und schränken Ihren Einfluss auf die Mitarbeiter ein, die an Ihrem Produkt arbeiten.

Wie funktioniert das EOR-Modell in der Praxis?

Die EOR ist der rechtliche Arbeitgeber, doch Sie bleiben weiterhin der Vorgesetzte. Im Alltag sieht das wie folgt aus:

• Sie erstellen eine Auswahlliste und führen Vorstellungsgespräche mit den Bewerbern. Sie treffen die Einstellungsentscheidung und unterbreiten das Gehaltsangebot.
• Die EOR unterzeichnet den indischen Arbeitsvertrag mit dem Arbeitnehmer zu den von Ihnen genehmigten Bedingungen.
• Sie überweisen monatlich eine einzige Rechnung an den EOR, die das Gehalt, die gesetzlichen Arbeitgeberkosten und die Servicegebühr des EOR abdeckt.
• Der EOR rechnet die Gelder in INR um, führt die Lohnabrechnung durch, zieht die TDS-Abzüge und die Arbeitnehmerbeiträge zur Pensionskasse ab, zahlt die Arbeitgeberbeiträge zur Pensionskasse und zur ESI ein und leistet die Auszahlung an die Mitarbeiter jeweils zu einem festen Termin im Monat.
• Die EOR reicht die Unterlagen zu PF, ESI, Gewerbesteuer, TDS und Abfindungsrückstellungen ein und verwaltet Compliance mit den POSH-Vorschriften.
• Sie steuern die Leistung, legen Ziele fest, führen Einzelgespräche und behandeln den Mitarbeiter als Teil Ihres Teams.

Für den Mitarbeiter ist dies fast genauso, als würde er für ein beliebiges indisches Unternehmen arbeiten – mit ordnungsgemäßen Gehaltsabrechnungen, einem EPF-Konto, einer Krankenversicherung und Steuererklärungen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sein Vertrag mit dem EOR geschlossen wird, wobei Ihr Unternehmen als Auftraggeber genannt wird.

Welche Compliance-Aufgaben nimmt Ihnen ein EOR tatsächlich ab?

Bereits die Einstellung eines einzigen Festangestellten in Indien zieht eine lange Liste gesetzlicher Verpflichtungen nach sich. Ein EOR übernimmt diese vollständig.

• Vorsorgefonds (EPF). 12 Prozent Arbeitgeberbeitrag sowie 12 Prozent Arbeitnehmerbeitrag auf den Grundlohn, mit monatlicher Meldung.
• Staatliche Sozialversicherung für Arbeitnehmer (ESI). Gilt für Arbeitnehmer, deren Entgelt eine bestimmte, bekannt gegebene Schwelle nicht überschreitet, wobei monatliche Beiträge und Meldungen zu leisten sind.
• An der Quelle einbehaltene Steuer (TDS). Quellensteuerabzug gemäß § 192, einschließlich vierteljährlicher Meldungen und Ausstellung des Formulars 16.
• Berufssteuer. Je nach Bundesstaat unterschiedlich, wobei die Meldungen je nach Bundesstaat monatlich oder jährlich erfolgen.
• Trinkgeld. Eine Rückstellung in Höhe von 4,81 Prozent des Grundlohns, die bei Ausscheiden nach fünf Dienstjahren auszuzahlen ist.
• POSH-Gesetz. Interner Beschwerdeausschuss, obligatorische POSH-Schulungen und Jahresberichte.
• Gesetz über Geschäfte und Betriebe. Staatliche Registrierung, Urlaubsnachweise und Compliance mit den Arbeitszeitvorschriften.

Die Situation im Jahr 2026 ist komplexer, da Indiens vier konsolidierte Arbeitsgesetze am 21. November 2025 in Kraft getreten sind. Das neue Lohngesetz schreibt vor, dass das Grundgehalt zuzüglich der Teuerungszulage mindestens 50 Prozent des CTC betragen muss, was sich direkt auf die Berechnung der Betriebsrente (PF) und der Abfindung auswirkt. Ein in Indien ansässiger EOR-Anbieter wickelt diesen Übergang automatisch ab.

Wie hoch sind die Kosten für eine EOR im Vergleich zur Gründung einer Gesellschaft?

Die Preisgestaltung bei EOR-Dienstleistungen erfolgt in der Regel in Form einer festen monatlichen Gebühr pro Mitarbeiter, die zusätzlich zum Gehalt und den gesetzlichen Arbeitgeberkosten anfällt. Die Gebühr beträgt in der Regel 200 bis 700 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat, je nach Anbieter, Sitz des Unternehmens und Umfang der Dienstleistungen.

Die Gründung einer hundertprozentigen indischen Tochtergesellschaft umfasst Folgendes:

• Gründungskosten in Höhe von etwa 1.500 bis 4.000 US-Dollar für eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung
• 3 bis 6 Monate Tätigkeit in den Bereichen Rechtsberatung, gesetzliche Abschlussprüfung und Registrierungsangelegenheiten vor der Einstellung des ersten Mitarbeiters
• Jährlich anfallende Kosten für die gesetzliche Abschlussprüfung, den Unternehmenssekretär, Steuererklärungen und die Compliance mit den Personalvorschriften
• Fixkosten für Lohnbuchhaltungssoftware, Berater für gesetzliche Vorschriften und einen Verantwortlichen für den Geschäftsbetrieb in Indien

Als Faustregel gilt, dass ein in Indien ansässiger EOR-Anbieter bis zu einer Mitarbeiterzahl von 25 bis 30 Mitarbeitern kostengünstiger ist als eine hundertprozentige Tochtergesellschaft. Globale EOR-Plattformen, die höhere Gebühren pro Arbeitsplatz erheben, erreichen diese Schwelle in der Regel bereits bei 10 bis 15 Mitarbeitern. Unternehmen unterschätzen häufig die indirekten Kosten für den Betrieb einer eigenen Gesellschaft, einschließlich der Zeit, die Gründer für die Bearbeitung von Compliance-Fällen aufwenden müssen.

Wann ist es sinnvoll, den Schritt von einem EOR-Modell hin zu einer eigenen Gesellschaft zu vollziehen?

Es gibt drei Anzeichen dafür, dass Sie bereit für eine eigene Tochtergesellschaft sind:

• Wir gehen davon aus, dass Ihre Mitarbeiterzahl in Indien in den nächsten zwei bis drei Jahren sicher über 30 Personen bleiben wird.
• Sie verfügen über eine leitende Führungskraft aus Indien oder können eine solche einstellen, die vor Ort die Verantwortung für Compliance, das Personalwesen und die Finanzen übernimmt.
• Sie haben konkrete Gründe, die ein EOR nicht erfüllen kann, wie beispielsweise die Einrichtung eines physischen Büros, die Beantragung von Exportanreizen im Rahmen einer Sonderwirtschaftszone (SEZ) oder die Tätigkeit in einem regulierten Sektor.

Sollte keiner dieser Punkte zutreffen, sollten Sie bei einem EOR bleiben. Ein Muster, das wir immer wieder beobachten, ist, dass Gründer zu früh in eine eigene Gesellschaft wechseln, sich dann sechs Monate lang in Gründungsarbeiten verzetteln und während des Übergangs an Dynamik bei der Personalbeschaffung verlieren. Ein gut aufgebautes EOR-Modell unterstützt zudem später einen reibungslosen Übergang zu einer eigenen Gesellschaft, sodass Sie diese Entscheidung nicht bereits heute treffen müssen.

Wie sieht ein transparenter Einstellungsprozess in Indien für einen SaaS-Gründer aus?

Ein ordnungsgemäßer Aufbau umfasst sechs Elemente:

• Standardisierte indische Arbeitsverträge mit ordnungsgemäßen IP-Zuweisung sowie Vertraulichkeitsklauseln
• Vergütungsstruktur gemäß dem Lohnkodex, bestehend aus Grundgehalt zuzüglich einer Zulage (DA) in Höhe von 50 Prozent
• Krankenversicherung, die die Eltern und unterhaltsberechtigten Angehörigen abdeckt, sowie eine Risikolebensversicherung
• Aktien- oder RSU-Zuteilungen mit indienspezifischen Steuerangaben dokumentiert
• Ein klarer Leistungsmanagementzyklus, der auf Ihr US-Team abgestimmt ist
• Ein einziger Verantwortlicher innerhalb des Unternehmens (Gründer, COO oder Personalvorstand), der den Geschäftsbetrieb in Indien monatlich überprüft

Gründer, die dies frühzeitig regeln, vermeiden die üblichen Nacharbeiten in der Spätphase, bei denen Vergütungen, Verträge und Sozialleistungen bei einer Mitarbeiterzahl von 20 bis 30 neu strukturiert werden müssen.

Wie Wisemonk SaaS-Gründern dabei hilft, in Indien Mitarbeiter einzustellen, ohne dort eine Niederlassung zu haben

Wisemonk ist ein in Indien ansässiger EOR-Anbieter, der speziell für globale SaaS-Unternehmen entwickelt wurde, die schnell Personal einstellen müssen, ohne eine eigene Niederlassung in Indien gründen zu müssen. Wir sorgen innerhalb von 24 bis 48 Stunden für das Onboarding neuer Mitarbeiter, gewährleisten die lückenlose Compliance über unsere eigene Infrastruktur in Indien und stellen den Gründern eine übersichtliche monatliche Rechnung zur Verfügung – anstelle eines Bergs an behördlichen Unterlagen, die sie nachverfolgen müssten.

Die Bereiche, in denen Gründer in der Regel auf uns zurückgreifen: das schnelle Onboarding von erfahrenen Ingenieuren, vollständig anpassbare Sozialleistungen einschließlich Krankenversicherung für Eltern und Versicherungsprogramme für Führungskräfte, eine transparente Währungsabwicklung, damit die grenzüberschreitenden Gehaltskosten vorhersehbar bleiben, sowie ein strukturierter Übergangsplan für den Fall, dass Sie sich später entscheiden, eine eigene indische Tochtergesellschaft zu gründen. Das Modell richtet sich an SaaS-Unternehmen, die Indien als Teil ihrer eigentlichen Entwicklungsorganisation betrachten möchten und nicht als separaten Offshore-Standort.