Aspekte der Lohnabrechnung und Besteuerung für verteilte Teams in Indien

Die Gehaltsabrechnung für ein dezentralisiertes Team in Indien ist schwieriger als die für ein Team in Indien mit nur einem Standort, und die meisten ausländischen Unternehmen unterschätzen diesen Unterschied. Die Berechnung pro Mitarbeiter ist zwar dieselbe, doch der Umfang der zu beachtenden Compliance-Vorschriften ändert sich jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter in einem anderen Bundesstaat eingestellt wird. Wisemonk Das Unternehmen wickelt die Gehaltsabrechnung für über 300 ausländische Unternehmen in allen indischen Bundesstaaten ab, und das häufigste Muster, das wir beobachten, ist, dass ein Gehaltsabrechnungssystem, das bei den ersten fünf Neueinstellungen in Bangalore einwandfrei funktionierte, bei der achten Einstellung zusammenbricht, sobald jemand aus Pune hinzukommt.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Steuerabwicklung für dezentralisierte Teams in Indien im Jahr 2026 aussehen, welche Änderungen sich durch die neuen Arbeitsgesetze und das Einkommensteuergesetz von 2025 ergeben haben und wie Sie die gesetzlichen Vorschriften einhalten können, wenn Ihr Team über mehrere Bundesstaaten verteilt ist.

Inwiefern unterscheidet sich die Lohn- und Gehaltsabrechnung bei dezentralen Teams in Indien?

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien umfasst zwei Ebenen: zentral geltende Vorschriften, die einheitlich angewendet werden, und Vorschriften auf Bundesstaatenebene, die sich je nach Arbeitsort des Mitarbeiters ändern. Bei einem Unternehmen mit nur einem Standort wird die Ebene der Bundesstaaten einmal festgelegt und muss dann nicht weiter beachtet werden. Bei einem verteilten Team stellt die Ebene der Bundesstaaten hingegen ein sich ständig änderndes Ziel dar. Jede Neueinstellung in einem anderen Bundesstaat kann eine neue Runde von Anmeldungen, Abzügen und Meldungen auslösen.

Die drei Aspekte, die sich je nach Standort ändern:

• Berufssteuer: Die Steuersätze, Befreiungen und Erklärungsfristen variieren je nach Bundesstaat. In acht Bundesstaaten gibt es überhaupt keine Berufssteuer.
• Registrierung von Geschäften und Betrieben: In jedem Bundesland ist eine gesonderte Registrierung auf Stadt- oder Kreisebene erforderlich. Dadurch werden die Arbeitszeiten, der Urlaubsanspruch und der Feiertagskalender für den jeweiligen Mitarbeiter festgelegt.
• Sozialfonds für Arbeitnehmer: Ein geringerer Beitrag, der in einigen Bundesstaaten (Karnataka, Maharashtra, Tamil Nadu, Punjab, Gujarat und anderen) gilt, in anderen hingegen nicht.

Zentrale Vorschriften wie PF, ESI, TDS und Abfindungen sind in ganz Indien einheitlich. Die Vorschriften der einzelnen Bundesstaaten sind dies hingegen nicht. Wir haben festgestellt, dass ausländische Start-ups mit drei Mitarbeitern in drei verschiedenen Städten die Lohnabrechnung für einen einzelnen Bundesstaat verwalten und erst nach einer Arbeitsaufsichtsprüfung feststellen, dass sie seit Monaten zu geringe Abzüge vorgenommen oder bundesstaatsspezifische Abzüge ganz ausgelassen haben.

Welche zentralen Lohnabzüge gelten einheitlich in ganz Indien?

Drei Abzüge gelten in gleicher Weise, unabhängig davon, wo der Arbeitnehmer tätig ist: Vorsorgefonds, staatliche Arbeitnehmerversicherung und Quellensteuer. Hierbei handelt es sich um zentrale Programme, die jeweils von der EPFO, der ESIC und der Einkommensteuerbehörde verwaltet werden.

Zwei praktische Hinweise, die für verteilte Teams von Bedeutung sind:

• Die Beiträge zur PF und zur ESI sind bis zum 15. des Folgemonats fällig. Bei Nichteinhaltung der Frist fallen Zinsen in Höhe von 12 Prozent p. a. sowie Strafzuschläge von bis zu 25 Prozent der fälligen Beiträge an.
• Die Frist für die Einzahlung der TDS-Abgaben endet am 7. des Folgemonats (wobei die Abzüge für März bis zum 30. April fällig sind). Das Formular 24Q (ab dem Geschäftsjahr 2026/27 nun Formular 138) wird vierteljährlich eingereicht, und das Formular 16 (nun Formular 130) wird den Mitarbeitern bis zum 15. Juni jedes Jahres ausgehändigt.

Wie funktionieren Lohnabzüge auf Landesebene bei verteilten Teams?

Die Vorschriften des jeweiligen Bundesstaates richten sich nach dem Arbeitsort des Mitarbeiters und nicht nach dem eingetragenen Firmensitz des Unternehmens. Dies ist die Regel, bei der ausländische Gründer am häufigsten Fehler begehen. Ein in Delhi eingetragenes Unternehmen, dessen Mitarbeiter von Bangalore aus im Homeoffice arbeitet, muss für diesen Mitarbeiter die Berufssteuer des Bundesstaates Karnataka anmelden und abführen. Der eingetragene Firmensitz hat keinen Einfluss darauf, welche Vorschriften des jeweiligen Bundesstaates gelten.

Die acht Bundesländer, die im Jahr 2026 keine Gewerbesteuer erheben:

• Delhi, Haryana, Uttar Pradesh, Rajasthan, Punjab, Uttarakhand, Himachal Pradesh, Jammu und Kaschmir.

Staaten, die eine PT-Abgabe erheben, wenden unterschiedliche Staffelstrukturen, Zahlungshäufigkeiten und Berichtszyklen an. Ein Überblick über die wichtigsten Zentren für Technik und Betrieb:

Abgesehen von der Gewerbesteuer erfordert jeder neue Beschäftigungsort eine separate Registrierung gemäß dem „Shops and Establishments Act“ in der jeweiligen Stadt oder dem jeweiligen Bezirk. Das „Karnataka Shops and Establishments Act“ regelt die Arbeitszeiten, den Urlaubsanspruch und die Feiertage für Ihre Mitarbeiter in Bangalore. Das entsprechende Gesetz in Maharashtra gilt für Ihr Team in Pune. Wisemonk verarbeitet standardmäßig jeden Status, weshalb verteilte Teams während der Phase, in der sie in mehreren Bundesstaaten tätig sind, weiterhin über EOR beschäftigt bleiben.

Inwiefern haben die neuen Arbeitsgesetze die Lohn- und Gehaltsabrechnung für verteilte Teams verändert?

Die Vier neue Arbeitsgesetze, die am 21. November 2025 in Kraft treten hat 29 ältere Gesetze in vier Gesetzessammlungen zusammengefasst. Zwei Änderungen sind für die Gehaltsabrechnung in verteilten Teams von besonderer Bedeutung.

Änderung 1: Die 50-Prozent-Regelung für das Grundgehalt. Gemäß dem neuen Lohnkodex müssen das Grundgehalt zuzüglich der Teuerungszulage und der Bindungszulage mindestens 50 Prozent der Gesamtvergütung ausmachen. Übersteigen die Zulagen 50 Prozent der Gesamtvergütung (CTC), wird der Überschuss automatisch der Lohnbasis für die Pensionskasse (PF), die Sozialversicherung (ESI), die Abfindung und den gesetzlichen Bonus hinzugerechnet. Vergütungsstrukturen, bei denen das Grundgehalt 30 bis 40 Prozent der Gesamtvergütung ausmacht (ein vor 2025 gängiges Muster), sehen nun höhere gesetzliche Beiträge vor.

Was dies in der Praxis bedeutet:

• Der Arbeitgeberbeitrag zur Rentenversicherung steigt, da das Grundgehalt nun höher ist.
• Die Rückstellungen für Trinkgelder steigen entsprechend an.
• Bestehende CTC-Strukturen müssen möglicherweise umgestaltet werden, insbesondere bei verteilten Teams, bei denen in verschiedenen Städten unterschiedliche Grundgehaltsanteile galten.
• Der Brutto-CTC kann unverändert bleiben, die gesetzliche Belastung ist jedoch höher.

Änderung 2: Vollständige und endgültige Abrechnung innerhalb von zwei Tagen. Gemäß dem Lohngesetz muss die vollständige und endgültige Abrechnung innerhalb von zwei Arbeitstagen nach dem letzten Arbeitstag eines Mitarbeiters abgeschlossen sein. Dies erfordert eine Automatisierung. Manuelle Abwicklungsabläufe, die funktionierten, als die Teams noch in einem Büro saßen, scheitern bei verteilten Teams in mehreren Bundesländern, da die Abrechnungen, die Erfassung von Betrieben und Niederlassungen sowie die Teilzeitabrechnungen in jedem Bundesland nach unterschiedlichen Zeitplänen ablaufen.

Weitere Änderungen des Arbeitsgesetzbuchs, die sich auf die Lohnabrechnung bei verteilten Teams auswirken:

• Der Geltungsbereich der ESIC wurde auf ganz Indien ausgeweitet. Frühere, auf geografischen Kriterien beruhende Ausnahmen sind entfallen.
• Schriftliche Einstellungsbescheide sind für jeden Arbeitnehmer verpflichtend, unabhängig vom Bundesland.
• Digitale Lohnunterlagen sind gemäß dem Arbeitsschutzgesetz vorgeschrieben. Papierunterlagen entsprechen nicht mehr den Vorschriften.
• Höhere Strafen bei Verstößen: bis zu 200.000 Rupien Grundbetrag, 400.000 Rupien bei Wiederholungsfällen.

Was hat sich durch das neue Einkommensteuergesetz von 2025 geändert?

Das Einkommensteuergesetz von 1961 wurde durch das Einkommensteuergesetz 2025 mit Wirkung zum 1. April 2026. Der Inhalt der Lohnsteuerabzüge bleibt unverändert. Die rechtlichen Grundlagen und Formulare haben sich geändert.

Was unverändert bleibt:

• TDS-Sätze und Schwellenwerte. Keine Senkung oder Erhöhung der Sätze.
• Einkommensteuerklassen. Einkünfte bis zu 1,2 Lakh Rupien bleiben unter der neuen Regelung durch die Steuervergünstigung gemäß § 87A (jetzt § 157) faktisch steuerfrei.
• Die neue Steuerregelung gilt weiterhin als Standard.
• PF- und ESI-Beitragssätze und -Höchstbeträge.

Was muss aktualisiert werden:

• Die Lohnbuchhaltungssoftware verweist auf alte Paragraphennummern und Formularbezeichnungen.
• Interne Vorlagen für Investitionserklärungen, die auf § 80C verweisen, sollten nun auf Anhang XV in Verbindung mit § 123 verweisen.
• Mitarbeiterkommunikation: Erläutern Sie den Übergang vom umbenannten Formular 16 zum Formular 130 vor Beginn des ersten Zyklus des Geschäftsjahres 2026/27.
• Im Formular 26AS werden weiterhin TDS-Gutschriften ausgewiesen, wobei für Zeiträume bis März 2026 die alten Paragraphennummern und ab April 2026 die neuen Paragraphennummern verwendet werden.

Ein kleiner Erfolg: Berichtigte Einkommensteuererklärungen können nun bis zum 31. März eingereicht werden (die Frist wurde gegenüber dem ursprünglichen Stichtag, dem 31. Dezember, verlängert). Dies ändert nichts an den Pflichten der Arbeitgeber, verschafft den Arbeitnehmern jedoch mehr Spielraum, um ihre Steuererklärungen zu korrigieren.

Wie sollten Sie das CTC für ein dezentralisiertes Team in Indien gestalten?

Die CTC-Strukturen sollten teamweit einheitlich sein, unabhängig vom Arbeitsort, wobei bundesstaatsspezifische Abzüge auf Ebene der Lohnabrechnung berücksichtigt werden. Ein häufiger Fehler besteht darin, für verschiedene Städte unterschiedliche CTC-Sätze festzulegen (beispielsweise aufgrund der Berechnung der HRA-Freistellung). Nach der neuen 50-Prozent-Grundregel ist dies nicht mehr erforderlich und führt zu unnötiger Komplexität.

Empfohlene CTC-Struktur für ein verteiltes Team:

• Grundgehalt: 50 Prozent des Gesamt-CTC (entspricht der neuen Gehaltsdefinition).
• Wohnungszuschuss (HRA): 20 bis 24 Prozent des CTC. Der steuerfreie Anteil hängt von der Stadt und der gezahlten Miete ab, der Bruttobetrag ist jedoch unabhängig vom Wohnort des Mitarbeiters gleich.
• Sonderzulage: Restbetrag nach Abzug des Grundgehalts, der Wohnkostenzulage (HRA) und der Arbeitgeberbeiträge.
• Arbeitgeberbeitrag zur Rentenversicherung: 12 Prozent des Grundgehalts, als separate Position ausgewiesen.
• Rückstellung für Trinkgeld: ca. 4,81 Prozent des Grundgehalts, ausgewiesen als Rückstellung (wird nicht monatlich ausgezahlt).
• Versicherungen und sonstige Leistungen: werden ausdrücklich ausgewiesen.

Auf der Abzugsseite wird die landesbezogene Berufssteuer in der Abzugsspalte der Gehaltsabrechnung ausgewiesen, wobei der Steuersatz dem Bundesland entspricht, in dem der Arbeitnehmer seinen Arbeitsort hat. PF, ESI (sofern zutreffend) und TDS werden einheitlich ausgewiesen.

Das Nettoeinkommen variiert aufgrund der Berufssteuer leicht von Bundesstaat zu Bundesstaat. Ein Mitarbeiter mit einem monatlichen Bruttogehalt von 50.000 Rupien in Karnataka erhält monatlich 200 Rupien weniger als derselbe Mitarbeiter in Delhi. Weisen Sie in dem Angebotsschreiben darauf hin, damit der Mitarbeiter die Unterschiede auf Stadtebene versteht. Siehe unsere Leitfaden zur Verwaltung von Angebotsschreiben und Verträgen wie man dies korrekt dokumentiert.

Wie sieht der monatliche Berichtsrhythmus für ein verteiltes Team aus?

Die meisten ausländischen Unternehmen unterschätzen den Zeitaufwand und versuchen, die Einreichungen ad hoc zu erledigen. Bei einem über mehrere Bundesländer verteilten Team vervielfacht sich der Zeitaufwand. Hier ist die monatliche Übersicht:

Bei einem verteilten Team von 30 Mitarbeitern in fünf Bundesstaaten bedeutet dies zusätzlich zu den zentralen Aufgaben im Zusammenhang mit PF, ESI und TDS jeden Monat 5 bis 10 separate Anmeldungen auf Bundesstaatsebene. Die manuelle Bearbeitung stößt in der Regel bei mehr als 15 bis 20 Neueinstellungen an ihre Grenzen.

Wie unterstützt Wisemonk die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Steuerabwicklung für dezentrale Teams in Indien?

Wir übernehmen die bundesstaatenübergreifende Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien für über 300 ausländische Unternehmen, deren Mitarbeiter über alle größeren indischen Städte verteilt sind. Das Modell ist einfach: Jeder bei uns gemeldete Mitarbeiter wird unabhängig vom jeweiligen Bundesstaat nach denselben Compliance-Vorgaben behandelt, und die mit der bundesstaatenübergreifenden Abwicklung verbundenen Komplexitäten bleiben in unserer Verantwortung. Wisemonk als Ihr EOR-Anbieter in Indien Das bedeutet, dass Sie pro Monat eine Rechnung erhalten und alle Verpflichtungen auf Landesebene abgewickelt werden.

Unsere Leistungen im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung für verteilte Teams:

• Einrichtung der staatlichen Registrierungen pro Mitarbeiter: Registrierung von Geschäften und Betrieben, Registrierung für die Gewerbesteuer sowie gegebenenfalls Anmeldung beim Arbeitswohlfahrtsfonds.
• Monatliche Einreichungen zu PF, ESI, TDS und der Gewerbesteuer in jedem Bundesstaat, in dem Sie Mitarbeiter beschäftigen.
• Die CTC-Strukturen wurden von Anfang an an die neue 50-Prozent-Grundregel angepasst, wobei im gesamten Team eine einheitliche Formatierung gewährleistet wurde.
• Das Formular 138 (ehemals Formular 24Q) und das Formular 130 (ehemals Formular 16) stehen gemäß dem Einkommensteuergesetz von 2025 zur Verfügung.
• Die automatisierte Abrechnung aller endgültigen Zahlungen innerhalb von zwei Tagen, einschließlich der landesspezifischen PT-Sätze sowie der Schließungen von Geschäften und Betrieben.
• Digitale Lohnunterlagen gemäß dem Arbeitsschutzgesetz, einschließlich Versionshistorie und Prüfpfaden.
• Ein engagierter Personalverantwortlicher, der Änderungen auf Landesebene verfolgt und Sie informiert, wenn eine Neueinstellung eine neue Konfiguration auf Landesebene erforderlich macht.

Für die meisten ausländischen Unternehmen ist die Gehaltsabrechnung für dezentrale Teams der Moment, in dem sich EOR bezahlt macht. Die Alternative wäre eine interne Abwicklung über die Portale mehrerer Bundesländer hinweg, verbunden mit den damit einhergehenden Compliance-Risiken und Personalkosten. Unser Leitfaden: Wie US-Start-ups die Gehaltsabrechnung in Indien ohne eigene Niederlassung handhaben behandelt das Betriebsmodell ausführlicher.