Lohnbuchhaltungsdienste für Auftragnehmer: Vergleichen Sie die besten Angebote für 2026

Die richtige Wahl treffen Lohnabrechnung Bei Dienstleistungen für Auftragnehmer geht es darum, ein Gleichgewicht zwischen realistischen Preisen, der Compliance mit den 1099-Vorschriften und der Frage zu finden, ob das Tool sowohl für inländische als auch für internationale Auftragnehmer skalierbar ist.

Nachdem wir bereits über 300 internationale Unternehmen bei der Abwicklung von Zahlungen an Auftragnehmer und Mitarbeiter unterstützt haben, haben wir diesen Leitfaden für das Jahr 2026 erstellt, um die führenden Anbieter zu vergleichen, den neuen Meldeschwellenwert von 2.000 US-Dollar für das Formular 1099-NEC zu erläutern und Ihnen zu zeigen, wie Sie einen Dienstleister auswählen, der tatsächlich zu Ihren Einstellungsverfahren passt.

Wie lassen sich die führenden Lohnabrechnungsdienste für Freiberufler auf einen Blick vergleichen?

Die besten Lohnbuchhaltungsdienste für Auftragnehmer im Jahr 2026 reichen von 6 US-Dollar pro Auftragnehmer und Monat für einfache Zahlungen gemäß US-Formular 1099 bis zu 49 US-Dollar pro Auftragnehmer und Monat für Compliance der Auftragnehmer weltweit mit Schutz vor Fehlklassifizierung.

In der folgenden Tabelle werden die Preise, die am besten geeigneten Anwendungsfälle und die wichtigsten Unterscheidungsmerkmale der acht führenden Anbieter gegenübergestellt.

Preise überprüft im April 2026. Quelle: Preisseiten der Anbieter.

Sie suchen nach Alternativen zu Auftragnehmern? Vergleichen Sie die besten Anbieter externe Lohnbuchhaltungsunternehmen die Abrechnung sowohl von Auftragnehmern als auch von festangestellten Mitarbeitern auf einer einzigen Plattform.

Im Folgenden finden Sie einen detaillierten Überblick über jeden dieser führenden Lohnabrechnungsdienste für Auftragnehmer, beginnend mit der beliebtesten Wahl für US-amerikanische Kleinunternehmen.

Welche sind im Jahr 2026 die besten Lohnabrechnungsdienste für Auftragnehmer?

Die besten Lohnabrechnungsdienste für Auftragnehmer im Jahr 2026 sind:

1. Gusto
2. QuickBooks – Zahlungen an Auftragnehmer
3. Wisemonk
4. Square Payroll
5. SurePayroll
6. OnPay
7. Wellenbildung
8. Teilen

Jedes Angebot richtet sich an ein anderes Segment – von Auszahlungen für freiberufliche Einzelunternehmer in Höhe von 6 US-Dollar pro Auftragnehmer und Monat bis hin zur Compliance globaler Vorschriften für Auftragnehmer in Höhe von 49 US-Dollar pro Auftragnehmer und Monat. Die richtige Wahl hängt daher davon ab, ob Ihre Auftragnehmer ausschließlich aus den USA oder auch aus dem Ausland stammen und ob Sie darüber hinaus W-2-Mitarbeiter entlohnen.

1. Gusto

Am besten geeignet für: US-amerikanische Kleinunternehmen, die eine Mischung aus W-2-Mitarbeiter sowie 1099 Auftragnehmer auf einer Plattform.

Der „Contractor-Only“-Tarif von Gusto kostet 35 US-Dollar pro Monat zuzüglich 6 US-Dollar pro bezahltem Auftragnehmer, wobei die automatisierte Einreichung des Formulars 1099-NEC inbegriffen ist [Quelle: Gusto]. Zahlungen an internationale Auftragnehmer sind in über 120 Ländern zu einem Preis von 6 US-Dollar pro Auftragnehmer und Monat zuzüglich Wechselkursgebühren möglich. Wenn Sie auf die W-2-Lohnabrechnung umsteigen, wechseln Sie zum „Simple“-Tarif für 49 $ pro Monat zuzüglich 6 $ pro Mitarbeiter.

Wichtigste Merkmale:

• Automatisierung des Formulars 1099-NEC: Die elektronische Steuererklärung beim IRS ist ohne Aufpreis inbegriffen
• Selbstständiges Onboarding von Auftragnehmern: Erfassung des W-9-Formulars und Einrichtung der Überweisung über das Auftragnehmerportal
• Integrationen im Bereich Rechnungswesen: QuickBooks, Xero, FreshBooks
• Überweisung am nächsten Tag: Verfügbar bei berechtigten Tarifen

Einschränkungen: Reine Auftragnehmerteams zahlen eine Grundgebühr von 35 US-Dollar, auf die Square verzichtet. Die weltweite Abdeckung ist geringer als bei Deel oder Remote.

2. Zahlungen an Auftragnehmer in QuickBooks

Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen, die bereits QuickBooks Online für ihre Buchhaltung nutzen.

„QuickBooks Contractor Payments“ ist ein eigenständiges Produkt zum Preis von 15 US-Dollar pro Monat für bis zu 20 Auftragnehmer, einschließlich der elektronischen Einreichung des Formulars 1099-NEC. Die Zahlungen werden direkt als Aufwendungen für Auftragnehmer in Ihr QuickBooks-Hauptbuch verbucht, wodurch eine doppelte Erfassung beim Monatsabschluss entfällt.

Wichtigste Merkmale:

• Integrierte Synchronisierung mit QuickBooks Online: Zahlungen an Auftragnehmer werden automatisch erfasst
• Elektronische Einreichung des Formulars 1099-NEC zum Jahresende: Erstellt und beim IRS eingereicht
• Überweisung am nächsten Tag: Für geprüfte Auftragnehmer
• Erhebung des W-9-Formulars: Im Onboarding von Auftragnehmern integriert

Einschränkungen: Ausschließlich im Inland. Auf dieser Ebene gibt es keine Unterstützung durch internationale Auftragnehmer und keine W-2-Lohnabrechnung.

3. Wisemonk-Lohnabrechnung

Am besten geeignet für: US-amerikanische und britische Unternehmen, die Auftragnehmer in Indien bezahlen.

Wisemonk vereint vorschriftsmäßige Verträge mit Auftragnehmern, Rechnungsstellung, Steuerabzüge, Auslandsüberweisungen und Massenauszahlungen auf einer einzigen Plattform, die speziell für die Komplexität grenzüberschreitender Zahlungen an Auftragnehmer in Indien entwickelt wurde. Die Preise beginnen bei 6 % pro Zahlung an einen Auftragnehmer, ohne versteckte Devisenspreads. Wenn das Risiko einer falschen Einstufung auftritt, vermitteln wir Auftragnehmer über unseren EOR-Service in ein Vollzeitbeschäftigungsverhältnis, damit Einstufungsänderungen Ihren Geschäftsbetrieb nicht beeinträchtigen.

Wichtigste Merkmale:

• Gesamter Lebenszyklus eines Auftragnehmers: Onboarding, Verträge, Rechnungsstellung und Zahlungen auf einer einzigen Plattform
• Vorschriftsmäßige Sammelzahlungen: Pro Transaktion ausgestellte Vereinbarungen über Auslandsüberweisungen
• Übergang vom freiberuflichen Auftragnehmer zum festangestellten Mitarbeiter: EOR-Umstellung bei Auftreten eines Klassifizierungsrisikos
• Transparente Preisgestaltung: Keine versteckten Einrichtungsgebühren

Einschränkungen: Die Hauptstärke liegt in Indien. Für rein inländische US-Auftragnehmer (1099) ist ein reines US-Lohnabrechnungsprogramm kostengünstiger.

4. Square Payroll

Am besten geeignet für: Ein-Personen-Unternehmen und Nutzer von Square POS, die eine Handvoll Auftragnehmer bezahlen.

Der ausschließlich für Auftragnehmer bestimmte Tarif von Square Payroll kostet 6 US-Dollar pro Auftragnehmer und Monat, wobei keine monatliche Grundgebühr anfällt [Quelle: Square Payroll]. Die Abrechnung erfolgt nur in den Monaten, in denen Sie tatsächlich jemanden bezahlen. Auftragnehmer erhalten sofortige Auszahlungen über die Cash App oder eine Überweisung am nächsten Tag per ACH.

Wichtigste Merkmale:

• Keine monatliche Grundgebühr: Bei Konten, die ausschließlich für Auftragnehmer bestimmt sind, erfolgt die Abrechnung nur pro bezahltem Auftragnehmer
• Automatisierte Einreichung des Formulars 1099-NEC: Bundes- und Landeszuständigkeit
• Sofortauszahlungen über die Cash-App: Oder am nächsten Tag per Direktüberweisung über ACH
• Integration von Square POS: Die Arbeitszeiten der Auftragnehmer auf Stundenbasis werden direkt importiert

Einschränkungen: Nur in den USA verfügbar. Im Vergleich zu OnPay oder Gusto sind die Funktionen in den Bereichen Personalwesen, Sozialleistungen und Berichterstellung eher begrenzt.

5. SurePayroll

Am besten geeignet für: Kleine US-Unternehmen, die eine kostengünstige Komplettlösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit Garantien für die Steuererklärung suchen.

SurePayroll, das mittlerweile zu Paychex gehört, kostet 29,99 US-Dollar pro Monat zuzüglich 4,99 US-Dollar pro Auftragnehmer [Quelle: SurePayroll]. Der Dienst übernimmt die elektronische Einreichung des Formulars 1099-NEC sowie Steuererklärungen für mehrere Bundesstaaten und bietet eine Steuerstrafengarantie, bei der SurePayroll alle vom IRS verhängten Bußgelder übernimmt, die durch eigene Fehler bei der Einreichung verursacht wurden.

Wichtigste Merkmale:

• Garantie bei Steuerstrafen: Deckt Bußgelder der IRS aufgrund von Fehlern bei der Steuererklärung ab
• Automatisierte Steuererklärungen: Quellensteuer auf Bundes-, Landes- und kommunaler Ebene
• Verwaltung von Sozialleistungen: Gesundheit, Altersvorsorge, Arbeitsunfallversicherung
• Mobile App: Vollständige Gehaltsabrechnung über Ihr Smartphone

Einschränkungen: Die Benutzeroberfläche wirkt veraltet. Die Einreichung von Steuererklärungen in mehreren Bundesstaaten ist weniger flexibel als bei OnPay.

6. OnPay

Am besten geeignet für: Kleine Unternehmen in den USA, die eine transparente Preisgestaltung wünschen, bei der alle Funktionen in einem Tarif enthalten sind.

OnPay kostet 49 US-Dollar pro Monat zuzüglich 6 US-Dollar pro Auftragnehmer oder W-2-Mitarbeiter, ohne gestaffelte Preisstufen [Quelle: OnPay]. Die Abrechnung in mehreren Bundesstaaten, die Einreichung von 1099-NEC-Formularen, die Verwaltung von Sozialleistungen sowie HR-Tools sind alle im Grundpreis enthalten, was in dieser Kategorie ungewöhnlich ist.

Wichtigste Merkmale:

• Einheitliche Preisstufe: Alle Funktionen sind enthalten, keine Zusatzverkäufe
• Unbegrenzte Anzahl von Abrechnungsläufen: Wöchentlich, zweiwöchentlich oder täglich – ohne zusätzliche Kosten
• Lohn- und Gehaltsabrechnung in mehreren Bundesstaaten: Keine landesspezifischen Zuschläge
• Integrationen im Bereich Rechnungswesen: QuickBooks Online und Xero

Einschränkungen: Nur in den USA verfügbar, ohne eigene globale Lohn- und Gehaltsabrechnung. Der Integrationskatalog ist weniger umfangreich als der von Gusto.

7. Wellenbildung

Am besten geeignet für: Unternehmen, die die Lohnabrechnung für Leiharbeitskräfte in ein umfassenderes HRIS integrieren möchten, das auch die W-2-Lohnabrechnung, die IT sowie die Geräteverwaltung abdeckt.

Rippling bündelt die Lohnabrechnung für Auftragnehmer in einer einheitlichen Personalplattform, die mehr als 185 Länder abdeckt. Die Preise werden individuell angeboten und beginnen in der Regel bei etwa 8 US-Dollar pro Nutzer und Monat. Die Lösung eignet sich am besten für Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern, die Lohnabrechnung, Personalwesen, Sozialleistungen und IT in einem einzigen System zusammenführen möchten.

Wichtigste Merkmale:

• Weltweite Zahlungen an Auftragnehmer und Mitarbeiter: Über 185 Länder
• Einheitliche Datenbank: Lohn- und Gehaltsabrechnung, Personalwesen, IT und Sozialleistungen auf einer Plattform
• Automatisierte Erstellung der Formulare 1099-NEC und W-2: E-Filing beim IRS inbegriffen
• Gerätebereitstellung: Laptops und Softwarezugang für neue Auftragnehmer

Einschränkungen: Individuelle Preisgestaltung kann undurchsichtig sein. Für Unternehmen mit weniger als 20 Auftragnehmern ist dies übertrieben.

8. Teilen

Am besten geeignet für: Unternehmen, die internationale Auftragnehmer in mehreren Ländern bezahlen.

Deel berechnet 49 US-Dollar pro Auftragnehmer und Monat für die Standardverwaltung von Auftragnehmern, mit lokalisierten Verträgen in über 150 Ländern und Auszahlungen in über 120 Währungen [Quelle: Deel]. Eine separate „Contractor of Record“-Stufe zu 325 US-Dollar pro Auftragnehmer und Monat überträgt die Haftung bei falscher Einstufung in Hochrisikoländern auf Deel.

Wichtigste Merkmale:

• Lokalisierte Verträge mit Auftragnehmern: Länderspezifische Vorlagen für über 150 Märkte
• Zahlungen in verschiedenen Währungen: Banküberweisungen, Wise, PayPal und Deel Card
• Option „Contractor of Record“: Schutz vor falscher Einstufung in strengen Rechtsordnungen
• Kostenlose HRIS-Stufe: Für bis zu 200 Mitarbeiter

Einschränkungen: Mit 49 US-Dollar pro Auftragnehmer sind die Kosten 5- bis 10-mal höher als bei auf den US-Markt ausgerichteten Tools. In G2-Bewertungen wurde die Qualität des Supports für nicht englischsprachige Auftragnehmerteams kritisiert.

Bei der Auswahl aus dieser Liste von Lohnbuchhaltungsdiensten für Auftragnehmer kommt es darauf an, die Stärken der Anbieter mit den Funktionen abzugleichen, die Sie tatsächlich benötigen.

Hier finden Sie das Funktionsraster, das wir bei der Festlegung des Leistungsumfangs für Lohnabrechnungsdienstleistungen für freiberufliche Mitarbeiter in globalen Teams verwenden.

Auf welche Merkmale sollten Sie bei Lohnabrechnungsdienstleistungen für Auftragnehmer achten?

Die wichtigsten Merkmale von Lohnabrechnungsdienstleistungen für Auftragnehmer lassen sich in vier Kategorien einteilen: Onboarding sowie Einstufung, Zahlungen, Compliance und Steuern, sowie Umfang und Integration.

Auf der Grundlage unserer Erfahrungen bei der Unterstützung von mehr als 300 internationalen Unternehmen Zahlungen an Auftragnehmer verwalten, Lohnabrechnung und Compliance in verschiedenen Märkten – die richtige Kombination hängt von der Anzahl Ihrer Auftragnehmer ab, davon, ob einige davon international tätig sind, und davon, ob Sie über dasselbe System auch W-2-Mitarbeiter bezahlen müssen.

Funktionen für das Onboarding und die Klassifizierung

Diese Funktionen sorgen dafür, dass ein Auftragnehmer den Status „unterzeichnet“ erreicht und „ohne rechtliches Risiko bezahlt“ wird. Ein mangelhaftes Onboarding ist der Grund, warum die Gehaltsabrechnung für Auftragnehmer meist scheitert, da ein fehlendes W-9-Formular oder eine Nichtübereinstimmung der TIN eine Kettenreaktion auslöst, die zu Einreichung des Formulars 1099 Probleme zum Jahresende.

• Automatisierung der W-9-Erfassung: Formulare W-9 aus den USA automatisch anfordern, erfassen und speichern Freiberufler beim Onboarding, wobei die TIN mit den IRS-Daten abgeglichen wird
• ITIN und W-8BEN Unterstützung: Behandeln Sie nicht ansässige Auftragnehmer anhand individueller Steueridentifikationsnummern und ausländischer Steuerunterlagen
• Unterstützung bei der Klassifizierung: Integrierte Checklisten oder Hinweisfunktionen, die darauf aufmerksam machen, wenn bei einer 1099-Auftragnehmerbeziehung die Gefahr einer Umstufung in ein Arbeitsverhältnis besteht
• Mustervorlagen für Werkverträge: Erstellung unterzeichneter Verträge mit ortsspezifischen Bedingungen, Leistungsumfang und Leistungen

Weiterlesen: W9 vs. W2: Welches IRS-Formular sollten Sie verwenden? (Leitfaden 2026)

Zahlungsfunktionen

Diese Faktoren bestimmen, wie Ihre 1099-Auftragnehmer tatsächlich bezahlt werden und wie schnell das Geld bei ihnen eintrifft. Die Zahlungsgeschwindigkeit ist entscheidend für die Zufriedenheit der Auftragnehmer und der häufigste Grund, warum Teams den Anbieter wechseln.

• Direkte Einzahlung und ACH: Standardmäßige Auszahlung im Inland per Banküberweisung, die in der Regel innerhalb von 2 bis 4 Tagen erfolgt
• Überweisung am nächsten Tag: Auszahlungen, die am nächsten Werktag nach Einreichung des Auszahlungslaufs erfolgen
• Mehrwährungsabwicklung und internationale Überweisungen: SWIFT, lokale Zahlungssysteme oder Partner wie Wise für grenzüberschreitende Zahlungen an Auftragnehmer in über 50 Ländern
• Flexible Zahlungszeiträume: Unterstützung von stundenbasierten, meilensteinbasierten, projektbasierten und wiederkehrenden Abrechnungsmodellen ohne Aufschläge pro Durchlauf

Weiterlesen: So bezahlen Sie 1099-Mitarbeiter: Der umfassende Leitfaden für Arbeitgeber 2026

Compliance- und Steueraspekte

Dies sind die Funktionen, die dafür sorgen, dass Ihnen die Steuerbehörde zum Jahresende keinen Ärger bereitet. Selbst bei einem geringen Auftragsvolumen entsteht ein erheblicher Arbeitsaufwand bei der Steuererklärung, sodass sich die Automatisierung bereits bis Januar amortisiert.

• Automatisierte Erstellung der Formulare 1099-NEC und 1099-MISC: Die Steuererklärungen zum Jahresende wurden erstellt und elektronisch beim IRS sowie bei den zuständigen staatlichen Behörden eingereicht
• Abwicklung der Quellensteuer: Automatischer Einbehalt von 24 %, wenn Auftragnehmer falsche Steueridentifikationsnummern angeben oder die Überprüfung der Steueridentifikationsnummern fehlschlägt
• Umfang der staatlichen Einreichungspflicht: Berücksichtigt bundesstaatsspezifische 1099-Schwellenwerte und Meldepflichten, die von der Meldepflicht auf Bundesebene abweichen können
• Prüfungsfähige Unterlagen: Exportierbare Transaktionsprotokolle, Zahlungshistorie und unterzeichnete Steuerformulare, die für die vierjährige Aufbewahrungsfrist der US-Steuerbehörde (IRS) gespeichert werden

Skalierbarkeit und Integrationsfunktionen

Diese Funktionen sorgen dafür, dass Sie der Plattform nicht bereits im zweiten Jahr entwachsen, wenn sich Ihr Auftragnehmerbestand verdoppelt oder Sie Ihre ersten festangestellten Mitarbeiter einstellen.

• Integrationen mit Buchhaltungssoftware: Integrierte Synchronisierung mit QuickBooks Online, Xero, NetSuite oder FreshBooks, sodass Zahlungen an Auftragnehmer automatisch als Ausgaben verbucht werden
• Selbstbedienungsportal für Auftragnehmer: Ermöglichen Sie Ihren Auftragnehmern, ihre Bankdaten zu aktualisieren, Gehaltsabrechnungen herunterzuladen und auf Steuerformulare zum Jahresende zuzugreifen, ohne Ihr Finanzteam damit zu belasten
• Massenimport und Bezahlung von Auftragnehmern: CSV-Upload für mehr als 50 Auftragnehmer auf einmal, mit Massenauszahlungen per einem einzigen Klick
• Berichterstattung über mehrere Unternehmenseinheiten und Währungen: Konsolidierte Berichte über Tochtergesellschaften, Unternehmenseinheiten und Währungen hinweg für die Finanz- und Kreditorenbuchhaltung

Sobald Sie wissen, welche Funktionen für Sie wichtig sind, müssen Sie als Nächstes entscheiden, ob ein auf den US-Markt ausgerichtetes Tool Ihren Anforderungen gerecht wird oder ob Sie eine globale Plattform benötigen, die speziell für die grenzüberschreitende Bezahlung von freiberuflichen Dienstleistern konzipiert ist.

Wie lassen sich inländische und internationale Lohnabrechnungsdienste für Auftragnehmer miteinander vergleichen?

Lohnabrechnungsdienste für freiberufliche Mitarbeiter im Inland wie Gusto, QuickBooks, Square, OnPay und SurePayroll sind auf die Compliance mit den US-amerikanischen 1099-Vorschriften ausgerichtet und kosten 5 bis 10 US-Dollar pro freiberuflichem Mitarbeiter und Monat.

Globale Plattformen wie Deel, Remote, Multiplier und Papaya kümmern sich in über 100 Ländern um Auszahlungen in verschiedenen Währungen, landesspezifische Verträge und die Compliance mit den lokalen Vorschriften, kosten jedoch zwischen 29 und 49 US-Dollar pro Auftragnehmer und Monat – das ist das 5- bis 10-Fache des inländischen Tarifs.

Wenn ein Haushaltsgerät ausreicht

Entscheiden Sie sich für einen inländischen Lohnabrechnungsdienst für Bauunternehmer, wenn:

• Jeder Auftragnehmer, den Sie bezahlen, lebt in den USA
• Sie bezahlen weniger als 50 freiberufliche Auftragnehmer
• Sie nutzen bereits QuickBooks, Xero oder ein ähnliches, auf den US-Markt ausgerichtetes Buchhaltungstool
• Sie möchten den günstigsten Preis pro Auftragnehmer

Wenn Sie eine globale Plattform für die Gehaltsabrechnung von Auftragnehmern benötigen

Entscheiden Sie sich für eine globale Plattform, wenn:

• Sie haben einen oder mehrere unabhängige Auftragnehmer mit Wohnsitz außerhalb der USA
• Ihre Auftragnehmer sind in Ländern tätig, in denen strenge Einstufungsvorschriften gelten (Frankreich, Spanien, Deutschland, Brasilien)
• Sie benötigen eine Direktüberweisung in mehreren Währungen sowie landesspezifische Steuerformulare
• Sie möchten den Schutz als „Contractor of Record“ vor einer falschen Einstufung in Anspruch nehmen

Der hybride Ansatz

Betreiben Sie zwei Systeme parallel, wenn:

• Sie verfügen über einen großen Stamm an US-amerikanischen Auftragnehmern sowie über eine Handvoll internationaler Auftragnehmer
• Die Kosten pro US-Auftragnehmer sind wichtiger als die Konsolidierung bei einem einzigen Anbieter
• Sie verfügen über ein Finanzteam, das am Monatsende zwei Systeme miteinander abstimmen kann
• Sie möchten die globalen Plattformgebühren auf diejenigen Auftragnehmer beschränken, die diese tatsächlich benötigen

Zu wissen, wo jedes Tool seinen Platz hat, ist schon die halbe Entscheidung. Die andere Hälfte besteht darin, diese Funktionen auf Ihre jeweilige Unternehmensphase, Ihre Auftragnehmerzusammensetzung und Ihr Budget abzustimmen – genau darauf geht der nächste Abschnitt näher ein.

Wie wählen Sie den richtigen Lohnabrechnungsdienstleister für Ihr Unternehmen aus?

Bei der Auswahl des richtigen Lohnbuchhaltungsdienstleisters für Auftragnehmer kommt es auf fünf Fragen an, anhand derer Sie Ihr Unternehmen mit den verfügbaren Optionen abgleichen können. Gehen Sie diese Fragen der Reihe nach durch, da die späteren Antworten von den früheren abhängen.

1. Wie viele Auftragnehmer bezahlen Sie, und wie hoch ist das Auftragsvolumen?

Die Anzahl der Auftragnehmer bestimmt, welche Servicestufe tatsächlich sinnvoll ist:

• Weniger als 5 Auftragnehmer: Ein einfaches Tool wie „Square Payroll“ für 6 Dollar pro Auftragnehmer funktioniert. Keine Grundgebühr, keine Komplikationen
• 5 bis 50 Auftragnehmer: Plattformen der mittleren Preisklasse wie Gusto, OnPay oder QuickBooks Contractor Payments bieten ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis.
• Über 50 Auftragnehmer: Unternehmenslösungen oder spezialisierte Tools wie Rippling, Deel oder Wisemonk für grenzüberschreitende Teams, bei denen Massenzahlungen und Berichterstellung eine wichtige Rolle spielen

2. Sind Ihre Auftragnehmer ausschließlich aus den USA oder auch aus dem Ausland?

Diese eine Frage schließt die Hälfte des Marktes aus:

• Nur für die USA: Lohnabrechnungsdienste für Auftragnehmer im Inland sind 5- bis 10-mal günstiger und verfügen über straffere 1099-NEC-Abläufe
• Einige internationale Auftragnehmer: Sie benötigen eine globale Plattform, die die Daten im Ausland korrekt übermittelt und direkte Überweisungen in verschiedenen Währungen abwickelt.
• Überwiegend international: Ein weltweit einzigartiges Tool wie Deel, Remote oder Wisemonk ist unverzichtbar

3. Beschäftigen Sie auch Mitarbeiter mit W-2-Status?

Davon hängt ab, ob Sie ein oder zwei Systeme benötigen:

• Nur für Auftragnehmer: Ein Tarif ausschließlich für Auftragnehmer (Gusto Contractor-Only, Square Payroll-Tarifstufe für Auftragnehmer) ist die kostengünstigste Lösung
• Eine Mischung aus Auftragnehmern und festangestellten Mitarbeitern (W-2): Ein Full-Service-Tool für die Lohn- und Gehaltsabrechnung wie OnPay, Gusto Simple oder Rippling wickelt beides in einem Abrechnungslauf ab
• Sie planen, in Kürze Mitarbeiter mit W-2-Status einzustellen: Wählen Sie ein Tool, das sich ohne Migration auf W-2-Mitarbeiter ausweiten lässt, und kein Tool, das ausschließlich für Auftragnehmer gedacht ist und aus dem Sie bald herauswachsen werden.

4. Welche Buchhaltungs- und Personalverwaltungssysteme nutzen Sie?

Eine hochwertige Integration spart beim Monatsabschluss viel Zeit:

• Nutzer von QuickBooks Online: QuickBooks Contractor Payments oder Gusto (native Synchronisierung)
• Xero-Nutzer: Gusto, OnPay oder Rippling
• NetSuite oder ein anderes ERP-System: Rippling oder Deel bieten einen umfassenderen API-Zugriff als Tools für kleine Unternehmen
• Bislang gibt es noch kein Buchhaltungstool: Wählen Sie einen Lohnabrechnungsdienst mit integrierter Berichterstellung, damit Sie später fehlerfreie Daten exportieren können

5. In welchem Umfang bewältigen Sie die Komplexität im Bereich Compliance?

Die Komplexität verändert die Berechnung dessen, was ein „günstiges“ Werkzeug tatsächlich kostet:

• Auftragnehmer, die in einem einzigen Bundesstaat oder einem einzigen Land tätig sind: Jedes Werkzeug ist geeignet; der Preis gibt den Ausschlag
• In mehreren US-Bundesstaaten tätige Auftragnehmer: OnPay und Rippling wickeln Zahlungen in mehrere Bundesstaaten ohne Aufschläge ab; einige Wettbewerber erheben pro Bundesstaat eine Gebühr
• Regulierte Branchen oder Tätigkeiten mit vorgeschriebenem Mindestlohn: SurePayroll, Paychex oder ein spezielles Tool mit prüfungssicheren Aufzeichnungen
• Internationale Auftragnehmer in Ländern mit strengen Rechtsvorschriften: Versicherungsschutz für den Contractor of Record (Deel, Wisemonk) zur Absicherung gegen Haftungsansprüche aufgrund einer falschen Einstufung

Hinweis zu den Gesamtbetriebskosten

Der Listenpreis beträgt lediglich die Hälfte der Kosten eines Lohnbuchhaltungsdienstes für Bauunternehmer. Berücksichtigen Sie diese versteckten Kosten, bevor Sie sich festlegen:

• Implementierung und Datenmigration: 10 bis 40 Arbeitsstunden des Finanzteams, abhängig von der Anzahl der Auftragnehmer und der Qualität der vorhandenen Daten
• Aufwand für die Integration: Einrichtung eines API- oder CSV-Workflows zwischen Lohnbuchhaltungs-, Buchhaltungs- und HR-Tools
• Qualität des Supports: Kostengünstige Tools bieten oft nur Support über ein Ticket-System; wenn es im Januar zu Problemen bei der Einreichung der 1099-Formulare kommt, kommt es auf die Reaktionszeit an
• Prüfungsrisiko: Lücken bei der Buchführung, bei der Quellensteuerabführung oder bei der Meldung an die Bundesstaaten können zu Strafen der US-Steuerbehörde (IRS) führen, die das 10- bis 100-Fache der monatlichen Abonnementgebühr betragen können

Eine detailliertere Übersicht darüber, wie Anbieter ihre Preise je nach Tarif, Leistungsstufe und Zusatzoptionen gestalten, finden Sie in unserem Leitfaden zu Preise für Lohnbuchhaltungsdienstleistungen.

Sobald Sie einen Lohnabrechnungsdienst für Freiberufler anhand dieser fünf Fragen ausgewählt haben, ist es hilfreich, einen Schritt zurückzutreten und zu verstehen, worin sich die Lohnabrechnung für Freiberufler strukturell von der Lohnabrechnung für Festangestellte unterscheidet, denn genau auf diesen Unterschieden basieren alle Tools dieser Kategorie.

Inwiefern unterscheidet sich die Lohnabrechnung für Auftragnehmer von der für Festangestellte?

Die Gehaltsabrechnung für Auftragnehmer und die für Angestellte unterscheiden sich strukturell: Auftragnehmer erhalten Bruttozahlungen ohne Steuerabzug, bekommen zum Jahresende das Formular 1099-NEC und kümmern sich selbst um ihre Steuern, während bei W-2-Angestellten Einkommensteuer, Sozialversicherung und Medicare an der Quelle einbehalten werden, sie vom Arbeitgeber bezahlte Sozialleistungen erhalten und das Formular W-2 erhalten.

Da wir die Abrechnungen für Auftragnehmer und Mitarbeiter von mehr als 300 internationalen Unternehmen abgewickelt haben, konnten wir feststellen, dass das Verständnis dieser Unterscheidung Finanzteams davor bewahrt, den kostspieligsten Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu begehen: die falsche Einstufung.

Die nachstehende Tabelle zeigt, in welchen wesentlichen Aspekten sich die beiden Systeme voneinander unterscheiden.

Sie fragen sich, ob Sie es behalten sollen Lohn- und Gehaltsabrechnung intern oder extern Die gesamte Funktion? Wir haben die Entscheidung in unserem umfassenden Leitfaden zu Outsourcing der Lohn- und Gehaltsabrechnung.

Warum diese Unterschiede für Ihr Lohnabrechnungssystem von Bedeutung sind

Die Unterschiede zwischen diesen beiden Systemen sind der Grund dafür, dass die meisten Lohnabrechnungsdienste für Auftragnehmer sich entweder auf das eine oder das andere System spezialisieren oder für jedes System unterschiedliche Gebühren erheben:

• Keine Quellensteuer führt zu einer vollständigen Änderung des Arbeitsablaufs: Die Zahlungen an freiberufliche Mitarbeiter erfolgen brutto, was bedeutet, dass der Lohnbuchhaltungsdienst nicht für jeden Zahlungslauf eine eigene Steuerberechnungsfunktion benötigt. Aus diesem Grund kosten reine Freiberufler-Tarife nur einen Bruchteil der Kosten für einen Full-Service-Lohnbuchhaltungsdienst.
• Unterschiedliche Steuerformulare bedeuten unterschiedliche Abläufe bei der Compliance: Die Erfassung des W-9-Formulars und die elektronische Einreichung des 1099-NEC-Formulars erfolgen unabhängig von Bearbeitung des W-4-Formulars sowie die Erstellung von W-2-Formularen
• Abrechnungszeiträume Die Bedingungen für Auftragnehmer sind flexibel: Ein Auftragnehmer erhält seine Bezahlung, wenn er eine Rechnung stellt oder einen Meilenstein erreicht, und nicht nach einem festen Zeitplan. Das bedeutet, dass Ihr Lohnabrechnungssystem außerplanmäßige Lohnabrechnungen ohne Aufschlag unterstützen muss.
• Die Anspruchsberechtigung auf Leistungen ist klar abgegrenzt: Da Auftragnehmer keine vom Arbeitgeber finanzierten Sozialleistungen erhalten, muss die Lohnabrechnungsplattform keine Krankenversicherung verwalten, Ansprüche auf bezahlten Urlauboder die entsprechenden Rentenbeiträge

Die irreführende Bezeichnung „1099-Mitarbeiter“

Arbeitnehmer, die das Formular 1099-NEC erhalten, sind im rechtlichen Sinne keine Angestellten. Der Begriff „1099-Angestellter“ wird zwar in informellen Gesprächen und in der Werbung einiger Anbieter häufig verwendet, hat jedoch weder im Klassifizierungsrahmen der IRS noch im „Economic Reality Test“ des Arbeitsministeriums noch in den Klassifizierungsvorschriften auf Bundesstaatenebene – wie dem ABC-Test in Kalifornien – eine rechtliche Grundlage.

Wenn Sie einen Mitarbeiter in einem internen Dokument als „Angestellten“ bezeichnen, ihn aber über das Formular 1099-NEC vergüten, haben Sie bereits ein Einstufungsrisiko geschaffen. Es handelt sich um selbstständige Auftragnehmer. Punkt.

Wenn Sie den Unterschied zwischen Auftragnehmern und Arbeitnehmern verstehen, sind Sie bestens auf die wichtigste Neuregelung des Jahres 2026 in diesem Bereich vorbereitet: Der Schwellenwert für die 1099-NEC-Meldung hat sich geändert, was Auswirkungen darauf hat, wie Sie die Bezahlung von freiberuflichen Auftragnehmern in diesem Jahr handhaben.

Was hat sich im Jahr 2026 bei der 1099-Meldung geändert?

Der Meldeschwellenwert für die Formulare 1099-NEC und 1099-MISC wurde mit Wirkung zum 1. Januar 2026 von 600 US-Dollar auf 2.000 US-Dollar pro Auftragnehmer und Jahr angehoben, gemäß Abschnitt 70433 des „One Big Beautiful Bill Act“ (OBBBA), der am 4. Juli 2025 in Kraft getreten ist.

Dies ist die erste Anpassung der 1099-Meldegrenze seit den 1950er Jahren. Da wir Zahlungen an Auftragnehmer für mehr als 300 internationale Unternehmen abgewickelt haben, konnten wir beobachten, dass Finanzabteilungen diese Änderung fälschlicherweise als Freibrief interpretieren, bei kleineren Auftragnehmern auf die Einholung des W-9-Formulars zu verzichten – was ein kostspieliger Fehler ist.

Die Änderung der Schwellenwerte für 2025 und 2026 auf einen Blick

Was dies für die Bezahlung von 1099-Auftragnehmern im Jahr 2026 bedeutet

Im nächsten Jahr werden weniger 1099-NEC-Formulare eingereicht, doch die Vorschriften für die Einreichung bleiben unverändert:

• Die Einholung des W-9-Formulars bleibt unverhandelbar: Holen Sie beim Onboarding von jedem US-Auftragnehmer das Formular W-9 ein, auch wenn Sie davon ausgehen, ihm weniger als 2.000 US-Dollar zu zahlen. Die kumulierten Zahlungen können im Laufe des Jahres den Schwellenwert überschreiten, und Sie werden im Januar in Zeitnot geraten.
• Die Quellensteuer gilt weiterhin für Beträge über 2.000 US-Dollar: Wenn ein Auftragnehmer eine falsche Steueridentifikationsnummer (TIN) angibt oder sich weigert, das Formular W-9 einzureichen, greift eine Quellensteuer in Höhe von 24 % ein, sobald die Zahlungen den Schwellenwert überschreiten.
• Die Aufbewahrungspflichten ändern sich nicht: Die IRS erwartet weiterhin vollständige Transaktionsprotokolle, unabhängig davon, ob ein Formular 1099 ausgestellt wurde oder nicht.
• Die Einkünfte sind weiterhin steuerpflichtig: Ein Auftragnehmer, der im Jahr 2026 1.900 Dollar erhalten hat, erhält zwar kein 1099-Formular, ist jedoch dennoch verpflichtet, dieses Einkommen zu melden und die darauf entfallende Steuer zu entrichten.

Die Fangmengen auf Landesebene

Änderungen auf Bundesebene haben keinen Vorrang vor den 1099-Vorschriften auf Bundesstaatenebene, und nicht jeder Bundesstaat hat seine Schwellenwerte aktualisiert. Lohnbuchhaltungsdienste für 1099-Auftragnehmer sollten Meldungen an Bundesstaaten mit niedrigeren Schwellenwerten automatisch kennzeichnen. Falls Sie jedoch Zahlungen an Auftragnehmer manuell oder mit einem einfachen Tool abwickeln, überprüfen Sie bitte jeden einzelnen Bundesstaat, in dem Ihre Auftragnehmer ansässig sind:

• Bundesländer mit eigenständigen Schwellenwerten: Einige Bundesländer behalten möglicherweise ungeachtet der Änderungen auf Bundesebene ihre eigenen, niedrigeren Meldeschwellen für Vergütungen an Nicht-Arbeitnehmer bei.
• Bundesländer mit Einkommensteuer: Bitte klären Sie, ob weiterhin Kopien des Formulars 1099-NEC bei der staatlichen Steuerbehörde eingereicht werden müssen.
• Das Formular 1099-K ist ein eigenständiges Thema: Die Rückkehr zu 20.000 US-Dollar plus 200 Transaktionen betrifft Zahlungsdienstleister wie PayPal, Venmo und Stripe, nicht jedoch direkte Lohnabrechnungsdienste für Auftragnehmer

Die Änderung des Schwellenwerts reduziert zwar den Verwaltungsaufwand, mindert jedoch nicht Ihr Risiko hinsichtlich der Einstufung oder der Meldepflicht. Die falsche Einstufung eines unabhängigen Auftragnehmers als Arbeitnehmer oder umgekehrt bleibt der mit Abstand kostspieligste Fehler bei der Lohnabrechnung von Auftragnehmern, und genau dieses Risiko wird im nächsten Abschnitt näher beleuchtet.

Mit welchen Compliance-Risiken sind Sie bei der Bezahlung von Auftragnehmern konfrontiert?

Das größte Compliance-Risiko bei der Bezahlung von 1099-Auftragnehmern ist eine falsche Einstufung, die pro Arbeitnehmer Nachzahlungen, Bußgelder des Arbeitsministeriums (DOL), staatliche Strafen und Anwaltskosten in Höhe von 15.000 bis 100.000 US-Dollar oder mehr verursachen kann.

Was eine falsche Einstufung tatsächlich kostet

Schon ein einziger falsch eingestufter Auftragnehmer kann gleichzeitig Haftungsansprüche seitens vier Behörden auslösen:

• Steuerrückstände und Strafzuschläge des IRS: 100 % der nicht abgeführten Arbeitgeber-FICA-Beiträge (7,65 % des Lohns), bis zu 40 % der Arbeitnehmer-FICA-Beiträge, 50 bis 630 US-Dollar pro nicht eingereichtem W-2-Formular, zuzüglich 3 bis 10 Jahre Zinseszinsen [Quelle: IRS]
• Haftung gemäß den Vorschriften des Arbeitsministeriums (DOL) zu Löhnen und Arbeitszeiten: Ausstehende Löhne zuzüglich einer Vertragsstrafe in Höhe der ausstehenden Löhne (wodurch sich der geschuldete Betrag faktisch verdoppelt), bis zu 1.000 US-Dollar pro Arbeitnehmer an zivilrechtlichen Geldbußen sowie bis zu 10.000 US-Dollar und sechs Monate Freiheitsstrafe bei vorsätzlichen Verstößen gegen das FLSA [Quelle: US-Arbeitsministerium]
• Staatliche Sanktionen: 5.000 bis 25.000 US-Dollar pro Verstoß in Bundesstaaten mit strengen Einstufungsvorschriften wie Kalifornien, Massachusetts und New Jersey
• Rückwirkende Gewährung von Leistungen: Nachzahlungen von Krankenversicherungsbeiträgen, 401(k)-Beiträgen, Leistungen aus der Arbeitsunfallversicherung sowie Auszahlungen für bezahlten Urlaub für den gesamten Zeitraum der falschen Einstufung

Die Einstufungstests, anhand derer Sie bewertet werden

Für dieselbe Auftragnehmerbeziehung können drei verschiedene Einstufungstests gelten, und Sie müssen alle drei bestehen, die für Ihren Rechtsraum maßgeblich sind:

Der in AB 5 festgeschriebene ABC-Test des Bundesstaates Kalifornien ist der strengste des Landes. Ein Arbeitnehmer, der den Drei-Faktoren-Test der US-Steuerbehörde IRS besteht, kann dennoch den ABC-Test nicht bestehen, und allein dieses Nichtbestehen führt automatisch dazu, dass er standardmäßig als Arbeitnehmer eingestuft wird.

Weitere Compliance-Risiken, die es zu berücksichtigen gilt

Abgesehen von der Klassifizierung treten bei der Prüfung von Auftragnehmern regelmäßig vier sekundäre Risiken auf:

• Quellensteuerabzug in Höhe von 24 %: Wird ausgelöst, wenn ein Auftragnehmer eine falsche Steueridentifikationsnummer (TIN) angibt oder sich weigert, das Formular W-9 einzureichen. Der Schwellenwert für die Ersatzquellensteuer wird ab 2026 an die Meldeuntergrenze von 2.000 US-Dollar für das Formular 1099-NEC angepasst.
• Fehlende oder verspätete Einreichung von 1099-Formularen: Die Strafen für die Nichtabgabe von Steuererklärungen liegen zwischen 60 und 330 US-Dollar pro Formular, wobei keine Obergrenze gilt, wenn die IRS davon ausgeht, dass es sich um eine vorsätzliche Missachtung handelt.
• Überschneidungen bei der 1099-K-Meldung: Auftragnehmer, die über PayPal, Venmo, Stripe oder ähnliche Plattformen bezahlt werden, erhalten möglicherweise ebenfalls 1099-K-Formulare, was zu einer erschwerten Abstimmung der Steuerformulare führt
• Internationale Einstufung von Auftragnehmern: Jedes Land definiert den Begriff „unabhängiger Auftragnehmer“ unterschiedlich. Frankreich, Deutschland und Spanien verhängen hohe Strafen für Scheinselbstständigkeit, weshalb globale Lohnabrechnungsdienste für Auftragnehmer häufig einen „Contractor of Record“-Schutz beinhalten.

Für globale Teams, die das Compliance-Risiko bei der Bezahlung von Auftragnehmern in verschiedenen Rechtsräumen nicht tragen können, ist ein Partner, der die Einstufung, die Zahlungen und die gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen auf einer einzigen Plattform abwickelt, oft der einfachste Weg nach vorn.

Inwiefern unterstützt Wisemonk bei der Gehaltsabrechnung für freiberufliche Mitarbeiter in globalen Teams?

Wisemonk ist ein bewährter Indien-Spezialist Employer of Record (EOR) und Agent of Record (AOR) die globale Unternehmen dabei unterstützt, Teams aus Auftragnehmern und Mitarbeitern marktübergreifend zu vergüten, zu verwalten und zu skalieren, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen.

Wir sind darauf spezialisiert, Unternehmen in den USA und Großbritannien beim Aufbau und der Verwaltung verteilter Teams aus freiberuflichen Mitarbeitern zu unterstützen. Dabei kümmern wir uns um alle Aspekte – von vorschriftsmäßigen Verträgen mit freiberuflichen Mitarbeitern und der Rechnungsstellung bis hin zu grenzüberschreitenden Zahlungen und Steuerunterlagen.

Darüber hinaus bieten wir umfassende EOR-Dienstleistungen für Unternehmen an, die Auftragnehmer in Festangestellte umwandeln sobald Einstufungsrisiken auftreten, wobei Ihnen während des gesamten Übergangs eine spezielle Unterstützung durch die Personal- und Lohnbuchhaltungsabteilung zur Verfügung steht.

So unterstützen wir Ihren Bauunternehmensbetrieb:

• Regelkonformes Onboarding von Auftragnehmern: Digitale Verträge, das Formular W-9 oder die Erfassung eines gleichwertigen lokalen Dokuments, Banküberprüfung und Steuerunterlagen in einem einzigen Arbeitsablauf
• Zahlungen an Generalunternehmer: Auszahlungen mit einem einzigen Klick an Dutzende von Auftragnehmern.
• Umfassende Unterstützung bei der Compliance: Länderspezifische gesetzliche Abzüge, Steuerabzüge, Compliance mit Devisenvorschriften und die Dokumentation grenzüberschreitender Zahlungen werden für jede einzelne Transaktion abgewickelt, sodass Sie jederzeit für eine Prüfung gerüstet sind.
• Übergang vom freiberuflichen Auftragnehmer zum festangestellten Mitarbeiter: Sollte ein Einstufungsrisiko auftreten, übernehmen wir Ihren Auftragnehmer über unseren EOR-Service innerhalb von 1 bis 2 Tagen als Festangestellten, ohne dass die Kontinuität beeinträchtigt wird
• Individuelle persönliche Betreuung: Jeder Kunde erhält einen persönlichen Ansprechpartner für Personalwesen und Gehaltsabrechnung. Aus diesem Grund werden wir auf G2 mit 4,8 von 5 Punkten bewertet und haben Auszeichnungen für die schnellste Implementierung sowie die beste Kundenbeziehung erhalten.

Wir haben Wisemonk entwickelt, um Ihnen dies zu erleichtern. Transparente Preisgestaltung ab 6 % pro Zahlung an einen Auftragnehmer und 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat. Keine Einrichtungsgebühren. Keine versteckten Kosten.

Derzeit betreuen wir globale Unternehmen, die Auftragnehmer in Indien bezahlen, wobei die Expansion in wichtige Märkte wie die USA und Großbritannien bereits im Gange ist.

Kundenbewertungen:

„Was mir am meisten auffällt, ist die Kombination aus fortschrittlicher Technologie und hervorragender menschlicher Unterstützung. Die Benutzeroberfläche von Wisemonk ist intuitiv, die Schritte sind logisch angeordnet, und jede Anforderung – von der Dokumentation bis hin zu Compliance-Prüfungen – wird klar und deutlich kommuniziert. Noch besser ist, dass sie Prozesse nicht nur automatisieren, sondern auch erklären, was mir bei jedem Schritt, den wir unternehmen, Sicherheit gibt.“
– G2-Rezensent, Informationstechnologie und Dienstleistungen, Bewertung: 5 von 5 Sternen auf G2

„Wisemonk besticht durch eine unglaubliche Benutzerfreundlichkeit und einfache Implementierung. Der Einstieg und die Verwaltung unseres globalen Teams waren bemerkenswert unkompliziert, was uns viel Zeit und Aufwand erspart hat. Der Kundensupport ist wirklich erstklassig – stets schnell, kompetent und aufrichtig hilfsbereit – und bietet ein unverzichtbares Sicherheitsnetz für unsere internationalen Aktivitäten. Wir nutzen Wisemonk aufgrund seines umfassenden Funktionsumfangs regelmäßig. Die Lösung bewältigt fachkundig alle Bereiche – von der globalen Lohnabrechnung und Compliance bis hin zu Sozialleistungen und Ausrüstung –, die alle nahtlos integriert sind. Die einfache Integration in unsere bestehenden Systeme war ein großer Vorteil, der einen reibungslosen Datenfluss und effiziente Abläufe auf ganzer Linie gewährleistet.“
– Deepika M., Mitarbeiterin im Talentmanagement, Kleinunternehmen, Bewertung: 5 von 5 Sternen auf G2