Personalbeschaffung in Indien: Wie internationale Unternehmen rechtkonform Personal einstellen

Unter „Personalbeschaffung in Indien“ versteht man den Prozess, indische Fachkräfte in Ihr Team aufzunehmen, unabhängig davon, ob es sich um Festangestellte oder um freiberufliche Mitarbeiter handelt.

Die Sache ist die: Sie können nicht einfach eine Stellenanzeige schalten und jemanden in Indien einstellen, so wie Sie es zu Hause tun würden. Ohne eine juristische Person in Indien ist es Ihnen nach indischem Recht nicht gestattet, Vollzeitmitarbeiter direkt zu beschäftigen.

Welche Möglichkeiten haben Sie also? Sie können entweder eine lokale Gesellschaft gründen (wie eine Tochtergesellschaft oder eine Niederlassung) oder eine Partnerschaft mit einem Employer of Record (EOR) die in Ihrem Namen Mitarbeiter einstellt oder mit freiberuflichen Auftragnehmern zusammenarbeitet. Jeder dieser Wege hat unterschiedliche Auswirkungen auf Kosten, Kontrolle und Compliance.

Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung globaler Unternehmen bei ihrer Expansion nach Indien beginnen die meisten Unternehmen damit, zunächst mit Leiharbeitern oder einem EOR-Anbieter die Lage zu sondieren, bevor sie sich für die Gründung einer eigenen Gesellschaft entscheiden. Das Ziel ist einfach: Zugang zu Indiens qualifizierten eine Erwerbsbevölkerung von über 643 Millionen Menschen und dabei die lokalen Arbeitsgesetze einzuhalten.

Warum stellen internationale Unternehmen heute in Indien Mitarbeiter ein?

Die Zahlen sprechen für sich. Im Vergleich zur Einstellung von Mitarbeitern in den USA, Großbritannien oder Australien können Sie 60 bis 80 % der Personalkosten einsparen. Ein IT-Services-Manager, der in Kanada 5.400 $ pro Monat kostet, kostet in Indien bei gleichem Qualifikationsniveau etwa 1.365 $ pro Monat. Das ist kein Sparen am falschen Ende, sondern der Zugang zu einem riesigen Talentpool bei anderen Lebenshaltungskosten.

Abgesehen von den Einsparungen belegte Indien Anfang 2025 weltweit den ersten Platz bei den Beschäftigungsaussichten mit 40 %, was 15 Punkte über dem weltweiten Durchschnitt lag. Unternehmen suchen nicht nur nach Arbeitskräften, sondern nach Fachkräften mit Spezialkenntnissen in den Bereichen KI, maschinelles Lernen, Cloud Computing und Cybersicherheit. Das Land bringt jährlich mehr englischsprachige MINT-Absolventen hervor, als die meisten Länder Absolventen insgesamt haben.

Unseren Beobachtungen zufolge schätzen Unternehmen zudem die Vorteile der Zeitverschiebung für einen Rund-um-die-Uhr-Betrieb sowie Indiens solide digitale Infrastruktur, die eine effektive Zusammenarbeit aus der Ferne ermöglicht. Wenn Sie schnell expandieren müssen, bieten Ihnen die schiere Größe und Vielfalt des indischen Arbeitsmarktes Möglichkeiten, die es anderswo schlichtweg nicht gibt.

Können ausländische Unternehmen in Indien Mitarbeiter einstellen, ohne dort eine Niederlassung zu haben?

Ja, aber nicht direkt. Ausländische Unternehmen dürfen in Indien ohne eine eingetragene Gesellschaft rechtlich nicht eigenständig die Lohnabrechnung durchführen. Das indische Arbeitsrecht schreibt für Festangestellte die Präsenz eines rechtmäßigen Arbeitgebers vor.

Das heißt aber nicht, dass Sie keine Wahl haben. Sie haben zwei praktische Möglichkeiten:

1. Arbeiten Sie mit einem Employer of Record (EOR) zusammen: Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber, während Sie die tägliche Arbeit des Mitarbeiters leiten. Er kümmert sich um die Gehaltsabrechnung, die gesetzlichen Abgaben, die Compliance mit den Steuervorschriften und die Arbeitsverträge. Auf diese Weise beginnen die meisten Unternehmen mit der Einstellung von Mitarbeitern in Indien, ohne sich um die Gründung einer Gesellschaft kümmern zu müssen.
2. Gründung einer juristischen Person: Das bedeutet Gründung einer Tochtergesellschaft oder einer Zweigniederlassung in Indien, was Ihnen zwar volle Kontrolle bietet, jedoch die Abwicklung der Unternehmensgründung, Steueranmeldungen und laufende Compliance-Verpflichtungen erfordert.

Über den EOR-Weg können Sie Mitarbeiter in Indien einstellen, ohne eine lokale Gesellschaft gründen zu müssen. Aus diesem Grund hat sich dieses Modell als Standardlösung für Unternehmen etabliert, die den indischen Markt testen oder kleine Teams aufbauen möchten.

Welche rechtlichen Möglichkeiten gibt es für ausländische Unternehmen, in Indien Mitarbeiter einzustellen?

Es gibt drei rechtliche Modelle, die ausländische Unternehmen für die Einstellung von Mitarbeitern in Indien nutzen: die Zusammenarbeit mit einem „Employer of Record“, die Gründung einer eigenen juristischen Person oder die Beauftragung von freiberuflichen Mitarbeitern. Im Folgenden erfahren Sie, wie die einzelnen Modelle funktionieren.

1. Employer of Record (EOR)

Ein „Employer of Record“ (EOR) wie Wisemonk wird zum rechtlichen Arbeitgeber, während Sie die tägliche Arbeit des Mitarbeiters steuern. Das Unternehmen kümmert sich um Arbeitsverträge, die Lohnabrechnung, Steuerabzüge, gesetzliche Leistungen wie den Employee Provident Fund (EPF) und alle gesetzlichen Verpflichtungen. In der Regel zahlen Sie 8–15 % des Gehalts des Mitarbeiters als Servicegebühr zuzüglich des tatsächlichen Gehalts und der Sozialleistungen.

Dies eignet sich am besten, wenn Sie 1 bis 50 Mitarbeiter einstellen und schnell vorankommen möchten, ohne die Kosten für die Gründung einer Gesellschaft auf sich nehmen zu müssen. Die meisten Unternehmen nutzen diesen Weg, um den indischen Markt zu testen.

2. Gründung einer juristischen Person

Sie können in Indien eine Tochtergesellschaft (in der Regel eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung) oder eine Niederlassung gründen. Dies verschafft Ihnen die vollständige Kontrolle über die Personalbeschaffung, den Geschäftsbetrieb und Ihre Geschäftstätigkeit in Indien. Die Gründung dauert 4 bis 8 Wochen und erfordert eine lokale Registrierung, Steuererklärungen, die Einrichtung von Bankverbindungen sowie ein kontinuierliches Compliance-Management.

Dies ist sinnvoll, wenn Sie mehr als 50 Mitarbeiter für den langfristigen Betrieb einstellen und die volle operative Kontrolle behalten möchten.

3. Beauftragen Sie freiberufliche Mitarbeiter

Sie können Freiberufler oder Auftragnehmer beauftragen für projektbezogene Tätigkeiten. Sie kümmern sich selbst um ihre Steuern und Sozialabgaben, was Ihnen Flexibilität verschafft. Die indischen Behörden prüfen jedoch genau, ob die Beziehungen zu Auftragnehmern einem Arbeitsverhältnis ähneln. Eine falsche Einstufung führt zu einer Nachzahlungsverpflichtung für Sozialabgaben und Steuern für einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren, die Sie hätten entrichten müssen.

Nutzen Sie diesen Weg bitte nur für echte Projektarbeiten mit klar definierten Start- und Endterminen.

Weitere Informationen finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden zum Thema Der beste Weg, Mitarbeiter in Indien einzustellen.

Was ist der Unterschied zwischen der Einstellung über einen EOR-Anbieter und der Gründung einer indischen Gesellschaft?

Der wesentliche Unterschied besteht darin, wer der rechtliche Arbeitgeber ist und wer für die Compliance zuständig ist. Bei einem EOR ist dieser auf dem Papier der Arbeitgeber, während Sie die Arbeit leiten. Bei einer eigenen Gesellschaft sind Sie der Arbeitgeber und für alles verantwortlich.

Die meisten Unternehmen nutzen einen EOR, um ihre Indien-Strategie zu prüfen, bevor sie sich auf den Aufbau einer Unternehmensinfrastruktur festlegen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, sollten Sie unseren Rechner ausprobieren: EOR vs. Entity: Finden Sie das für Sie am besten geeignete Modell

Wann sollte ein Unternehmen bei der Personalbeschaffung in Indien einen „Employer of Record“ in Anspruch nehmen?

Nutzen Sie einen EOR, wenn Sie schnelle Lösungen ohne langfristige Bindung benötigen, wenn Sie sich hinsichtlich Ihrer langfristigen Pläne in Indien noch unsicher sind oder wenn die Komplexität der Compliance-Anforderungen Ihre internen Kapazitäten zur Bewältigung übersteigt.

Aus unserer Zusammenarbeit mit internationalen Unternehmen, die in Indien Personal einstellen, lässt sich immer wieder dasselbe Muster erkennen: EOR ist nur in ganz bestimmten Situationen sinnvoll.

1. Den Markt testen: Sie möchten Indien als Standort für die Personalbeschaffung prüfen, bevor Sie sich auf eine dauerhafte Infrastruktur festlegen. Über 72 % Aus diesem Grund entschieden sich viele internationale Unternehmen, die nach Indien expandierten, für EOR statt für die Gründung einer eigenen Gesellschaft.
2. Einstellung kleiner Teams: Sie benötigen 1 bis 50 Mitarbeiter, und die Kosten für die Unternehmensgründung stehen in keinem Verhältnis zur Mitarbeiterzahl. Die Rechnung sieht anders aus, sobald Sie regelmäßig mehr als 50 Mitarbeiter einstellen, aber unterhalb dieser Schwelle ist EOR fast immer kostengünstiger.
3. Geschwindigkeit ist entscheidend: Sie benötigen innerhalb von 7 bis 12 Tagen ein Onboarding für einen neuen Mitarbeiter, nicht erst in 4 bis 8 Wochen. Wenn für ein wichtiges Projekt sofort Fachkräfte aus Indien benötigt werden, bremst das Warten auf die Registrierung der Gesellschaft den Schwung.
4. Vermeidung von Compliance-Risiken: Sie verfügen nicht über die erforderlichen internen Fachkenntnisse in den Bereichen Personalwesen und Recht, um die Arbeitsgesetze der verschiedenen Bundesstaaten Indiens, die Vorschriften zum Vorsorgefonds, Steuererklärungen und gesetzliche Sozialleistungen zu bewältigen. Fehler in diesem Bereich führen zu Strafen und Nachzahlungsverpflichtungen.
5. Der Übergang von der freiberuflichen Tätigkeit: Sie arbeiten bisher mit Auftragnehmern zusammen, doch das Risiko einer falschen Einstufung wird zunehmend zum Problem. Durch die Umwandlung in reguläre Mitarbeiter über einen EOR-Anbieter lassen sich die Compliance-Anforderungen erfüllen, ohne dass eine eigene Gesellschaft gegründet werden muss.
6. Aufbau verteilter Teams: Ihre Mitarbeiter sind über mehrere indische Bundesstaaten verteilt, in denen jeweils unterschiedliche gesetzliche Vorschriften gelten. Die interne Verwaltung der Compliance in verschiedenen Bundesstaaten ist ein Albtraum.
7. Noch nicht bereit für eine dauerhafte Präsenz: Sie erkunden Indien im Rahmen bestimmter Projekte oder Kundenaufträge, haben sich jedoch noch nicht entschieden, ob es sich dabei um einen langfristigen strategischen Markt für Ihr Unternehmen handelt.

Weitere Informationen finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden zum Thema Vorteile der Nutzung eines „Employer of Record“ (EOR) in Indien.

Ist die Beauftragung von freiberuflichen Dienstleistern in Indien für ausländische Unternehmen sicher?

Dies gilt nur für wirklich selbstständige, projektbezogene Tätigkeiten mit klar definierten Start- und Endterminen. Bei allem, was einer Vollzeitbeschäftigung ähnelt, stellen Auftragnehmer ein Compliance-Risiko dar, das Sie Jahre an Nachzahlungen und Strafen kosten kann.

Die Realität sieht folgendermaßen aus: Die indischen Behörden prüfen Beziehungen zu Auftragnehmern, die einem Arbeitsverhältnis ähneln. Die Gerichte prüfen die tatsächlichen Arbeitsbedingungen und nicht nur den Wortlaut Ihres Vertrags. Wenn Ihr „Auftragnehmer“ feste Arbeitszeiten hat, Ihre Ausrüstung nutzt, Ihren Vorgesetzten unterstellt ist und finanziell von Ihnen abhängig ist, wird er nach indischem Recht als Arbeitnehmer behandelt, unabhängig von den vertraglichen Vereinbarungen.

Die Strafen bei falscher Einstufung sind drastisch:

Es drohen Ihnen rückwirkende Zahlungen für den Vorsorgefonds (PF), die staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI), Abfindungen, bezahlten Urlaub und Prämien für einen Zeitraum von drei bis fünf Jahren. Hinzu kommen Zinsaufschläge, staatliche Strafen und mögliche Arbeitsgerichtsverfahren, in denen Auftragnehmer eine Wiedereinstellung mit Nachzahlung der Löhne einfordern können. Ein multinationales Technologieunternehmen musste dies auf schmerzhafte Weise erfahren, als Auftragnehmer mit technischem Fachwissen nach einem Jahr Klage einreichten und die vollen Sozialleistungen sowie Geldstrafen zugesprochen bekamen.

Auftragnehmer sind tätig, wenn:

• Das Projekt verfügt über einen festgelegten Projektumfang und einen festgelegten Zeitplan
• Sie betreuen mehrere Kunden, nicht nur Sie
• Sie bestimmen ihre Arbeitsweise und ihren Zeitplan selbst
• Die Arbeit erfordert eine spezielle Qualifikation für ein bestimmtes Arbeitsergebnis
• Sie führen kein tägliches Leistungsmanagement durch

Auftragnehmer arbeiten nicht, wenn:

• Sie benötigen jemanden für den laufenden Betrieb oder für Kernaufgaben Ihres Unternehmens
• Sie haben dieselben Arbeitszeiten wie Ihr Team
• Sie sorgen für Schulungen, Ausrüstung und detaillierte Arbeitsanweisungen
• Die Stelle könnte von einem Berufseinsteiger besetzt werden oder erfordert, dass Sie die Fähigkeiten einer Person im Laufe der Zeit ausbauen
• Sie bewerten ihre Leistung wie die eines Mitarbeiters

Viele Start-ups beschäftigen Freiberufler in der Annahme, damit Komplexität zu vermeiden, doch eine falsche Einstufung verursacht größere Probleme als eine ordnungsgemäße Anstellung. Wenn Ihr Einstellungsverfahren und die Anforderungen an die Stelle denen einer Anstellung ähneln, gestalten Sie die Beschäftigungsverhältnisse von Anfang an korrekt.

Welche arbeitsrechtlichen Bestimmungen gelten bei der Einstellung von Mitarbeitern in Indien?

In Indien gilt ein duales Compliance-System, bei dem sowohl die Zentralregierung als auch die Regierungen der Bundesstaaten den Arbeitsmarkt regulieren. Für Ihre Mitarbeiter gelten sowohl nationale Gesetze als auch bundesstaatsspezifische Vorschriften, je nachdem, wo sie arbeiten.

Die vier wichtigsten Arbeitsgesetzbücher:

Indien hat kürzlich eine Konsolidierung vorgenommen 29 die bisherigen Arbeitsgesetze in vier gestraffte Gesetzessammlungen, die jeder Arbeitgeber befolgen muss:

1. Lohnverordnung: Regelt Mindestlöhne, Lohnzahlungen und Lohngleichheit. Legt fest, was für gesetzliche Berechnungen als „Lohn“ gilt, einschließlich der 50-Prozent-Regel, wonach Zulagen, die die Hälfte Ihres Gesamtentgelts übersteigen, wieder hinzugerechnet werden.
2. Gesetz über Arbeitsbeziehungen: Behandelt Kündigungsverfahren, Regeln für Entlassungen, Kündigungsfristen und die Beilegung von Streitigkeiten. Für Entlassungen in Betrieben mit mehr als 300 Beschäftigten ist eine behördliche Genehmigung erforderlich.
3. Sozialgesetzbuch: Vorschreibt die Einzahlung in den Arbeitnehmer-Vorsorgefonds (EPF), die staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI), die Abfindung sowie Mutterschaftsleistungen. Die EPF-Beiträge betragen 12 % des Grundgehalts und werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt.
4. Gesetz über Arbeitssicherheit und Arbeitsbedingungen: Legt Standards für Arbeitszeiten (in der Regel 8 Stunden pro Tag, 48 Stunden pro Woche), Überstundenvergütung, Urlaubsansprüche und Anforderungen an die Sicherheit am Arbeitsplatz fest.

Darüber hinaus enthalten die einzelstaatlichen Gesetze über Geschäfte und Betriebe lokale Vorschriften zu Urlaubsregelungen, Arbeitsbedingungen und Registrierungspflichten. Verstöße führen zu Geldstrafen in Höhe von 50.000 bis 100.000 Rupien sowie möglicherweise zu Freiheitsstrafen, je nach Schwere des Verstoßes.

Weitere Informationen finden Sie in unserem umfassenden Leitfaden zum Thema Arbeitsrecht in Indien: Was internationale Arbeitgeber wissen sollten.

Mit welchen Lohnsteuern und gesetzlichen Abgaben müssen Arbeitgeber in Indien rechnen?

Planen Sie zusätzlich zu den Bruttogehältern weitere 15–20 % ein, um gesetzlich vorgeschriebene Arbeitgeberbeiträge. Die größten Posten sind der Arbeitnehmer-Vorsorgefonds (EPF), die staatliche Sozialversicherung für Arbeitnehmer (ESI) sowie verschiedene Verwaltungsgebühren.

Hier finden Sie eine Aufschlüsselung der Beträge, zu deren Zahlung Sie gesetzlich verpflichtet sind:

• Arbeitnehmer-Vorsorgefonds (EPF): Sie leisten einen Beitrag 12 % des Grundgehalts des Mitarbeiters zuzüglich einer Teuerungszulage. Davon entfallen 3,67 % auf die Arbeitnehmer-Sparbeiträge und 8,33 % auf die Rentenbeiträge (die für die Rentenberechnung auf 15.000 Rupien pro Monat begrenzt sind). Die EPF gilt für Unternehmen mit mehr als 20 Mitarbeitern und ist für alle Personen obligatorisch, deren Grundgehalt 15.000 Rupien pro Monat nicht übersteigt, obwohl viele Arbeitgeber freiwillig Beiträge für besserverdienende Mitarbeiter leisten.
• Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI): Der Arbeitgeber zahlt 3,25 % des Bruttolohns für Arbeitnehmer, die bis zu 21.000 Rupien pro Monat verdienen. Dies deckt die medizinische Versorgung, Leistungen bei Erwerbsunfähigkeit und Mutterschaftsleistungen ab. Die ESI greift, wenn Sie mehr als 10 Mitarbeiter beschäftigen. Der Arbeitnehmerbeitrag beträgt 0,75 %, sodass sich der ESI-Gesamtbeitrag auf 4 % des anspruchsberechtigten Lohns beläuft.
• Verwaltungsgebühren: Die EPF umfasst geringe Verwaltungs- und Kontrollgebühren (in der Regel 0,5 % bzw. 0,01 % der Löhne), die Arbeitgeber zusätzlich zum Beitrag von 12 % entrichten.
• Berufssteuer (PT): Diese landesspezifische Steuer variiert je nach Standort, beträgt jedoch in der Regel 200 bis 250 Rupien pro Mitarbeiter und Monat, wobei die Obergrenze bei 2.500 Rupien pro Jahr liegt. Da nicht alle Bundesstaaten diese Steuer erheben, hängen Ihre Kosten davon ab, wo Ihre Mitarbeiter tätig sind.
• Quellensteuer (TDS): Zwar tragen die Mitarbeiter diese Kosten, doch sind Sie dafür verantwortlich, ihre Einkommensteuer monatlich auf der Grundlage der geltenden Steuerstufen zu berechnen, einzubehalten und abzuführen.

Die Berechnung ist entscheidend: Wenn Sie jemandem monatlich 50.000 ₹ brutto zahlen, davon 25.000 ₹ als Grundgehalt, kommen noch 3.000 ₹ für die EPF (12 % von 25.000 ₹) zu dem hinzu, was der Mitarbeiter erhält. Berücksichtigen Sie dies bei der Planung der Gesamtbeschäftigungskosten Ihres Teams in Indien.

Wie viel kostet es, in Indien einen Mitarbeiter einzustellen?

Planen Sie 20 bis 25 % über dem Grundgehalt ein, um Ihre gesamten Personalkosten zu decken. Wenn Sie also jemandem ein Bruttogehalt von 2.000 $ monatlich zahlen, belaufen sich Ihre tatsächlichen Kosten auf etwa 2.400 bis 2.500 $, wenn Sie gesetzliche Abgaben und Sozialleistungen mit einberechnen.

So sehen die Gehaltsspannen nach Erfahrungsstufe im Jahr 2026 aus:

• Nachwuchskräfte (0–2 Jahre Berufserfahrung, Berufseinsteiger) kosten 300–600 $ pro Monat. Dabei handelt es sich um Junior-Entwickler, Mitarbeiter im Kundensupport oder Dateneingabefachkräfte, die gerade ihre berufliche Laufbahn beginnen.
• Fachkräfte mit mittlerer Berufserfahrung (3–7 Jahre) verdienen monatlich zwischen 1.000 und 2.000 US-Dollar. Dies umfasst erfahrene Entwickler, Marketingmanager, Analysten sowie die meisten Positionen im Kernteam, die fundierte Qualifikationen und technisches Fachwissen erfordern.
• Die Gehälter für erfahrene Fachkräfte (8+ Jahre Berufserfahrung) liegen zwischen 2.500 und 4.000 US-Dollar pro Monat. Dabei handelt es sich um Teamleiter, Architekten und Führungskräfte mit spezialisierten Kompetenzen.

Einfaches Beispiel für eine Kostenaufschlüsselung: Nehmen wir einmal an, Sie stellen jemanden mit einem Bruttomonatsgehalt von 1.500 Dollar ein. Hinzu kommen 255 $ für EPF und ESI (gesetzlich vorgeschriebene 17 %), plus 150 $ bei Inanspruchnahme eines EOR sowie etwa 95 $ für Sozialleistungen wie die Krankenversicherung. Ihre monatlichen Gesamtkosten belaufen sich somit auf 2.000 $.

Die Gehaltsstruktur in Indien unterteilt die Vergütung in der Regel in Grundgehalt (40–50 % des Gesamtgehalts), Mietzuschuss und sonstige Zulagen. Das Grundgehalt ist ausschlaggebend für die Berechnung Ihrer EPF-Beiträge und Ihrer Abfindungszahlungen; eine korrekte Berücksichtigung dieses Betrags wirkt sich daher auf Ihre langfristigen Kosten bei der Berechnung von Bonuszahlungen und Altersversorgungsleistungen aus.

Indiens Kosteneinsparungen beruhen auf einer Kombination aus niedrigeren Löhnen und einer wettbewerbsfähigen Fachkräftequalität, nicht nur auf billigen Arbeitskräften.

Was sollte ein Arbeitsvertrag in Indien enthalten?

Ihr Arbeitsverträge Es sind bestimmte Klauseln erforderlich, um die Rechtswirksamkeit zu gewährleisten und beide Parteien zu schützen. In Indien sind schriftliche Verträge zwar gesetzlich nicht vorgeschrieben, doch verhindert ein solcher Vertrag kostspielige Rechtsstreitigkeiten, die im Durchschnitt Anwaltskosten in Höhe von 1,5 bis 2 Millionen Rupien pro Fall verursachen.

Zu berücksichtigende Kernklauseln:

• Stellenbeschreibung die Funktionsbezeichnung, die Aufgabenbereiche, die Berichtswege und den Arbeitsort. Dadurch werden klare Leistungserwartungen festgelegt und Unstimmigkeiten hinsichtlich des Aufgabenumfangs vermieden.
• Aufschlüsselung der Vergütung mit Angaben zum Grundgehalt, zu Zulagen und zur Berechnung der gesetzlichen Leistungen. Bitte beachten Sie, dass das Grundgehalt ausschlaggebend für die EPF-Beiträge und die Abfindung ist; gestalten Sie dies daher sorgfältig.
• Kündigungsfrist und Kündigungsbedingungen: In Indien gibt es kein Arbeitsverhältnis auf unbestimmte Zeit. Legen Sie die Kündigungsfristen (in der Regel 30 bis 90 Tage) sowie Gründe für eine fristlose Kündigung fest, wie z. B. Fehlverhalten oder Verstöße gegen die Richtlinien.
• Vertraulichkeit und Rechte an geistigem Eigentum zum Schutz Ihrer Geschäftsdaten und zur Klärung der Eigentumsverhältnisse an während des Arbeitsverhältnisses geschaffenen Werken.
• Arbeitszeiten, Urlaubsregelungen und Probezeit (in der Regel 3–6 Monate). Nach den jeweiligen Landesgesetzen können vertragliche Leistungen die gesetzlichen Mindestansprüche außer Kraft setzen, sofern sie für die Arbeitnehmer günstiger sind.
• Anwendbares Recht und Gerichtsstand um Unklarheiten im Streitfall zu vermeiden.

Wie lange dauert es, in Indien Mitarbeiter einzustellen?

Bei einem EOR-Verfahren dauert es etwa 1 bis 2 Wochen von der Annahme eines Angebots bis zum Onboarding und zur Gehaltsabrechnung des neuen Mitarbeiters. Die Vertragsunterzeichnung erfolgt innerhalb von 24 bis 48 Stunden, doch die vollständige Abwicklung einschließlich der Steueranmeldungen und der Einrichtung von Rentenkonten dauert in der Regel 3 bis 10 Tage.

Die Gründung einer eigenen Gesellschaft und die anschließende Einstellung von Mitarbeitern nehmen deutlich mehr Zeit in Anspruch. Allein die Registrierung der Gesellschaft dauert 4 bis 8 Wochen, doch bis das Unternehmen mit funktionierenden Lohnabrechnungssystemen, Steueranmeldungen und einer entsprechenden Compliance-Infrastruktur voll einsatzfähig ist, vergehen 3 bis 6 Monate.

Welcher wichtige zeitliche Faktor wird von den meisten ausländischen Unternehmen übersehen? Die Kündigungsfristen. In Indien sind in den Arbeitsverträgen von Fachkräften in der Regel Kündigungsfristen von 30 bis 60 Tagen vorgesehen. Selbst wenn jemand Ihr Angebot annimmt, müssen Sie also noch 1 bis 2 Monate warten, bevor die Person tatsächlich ihre Arbeit aufnehmen kann.

Aus diesem Grund nutzen auf Schnelligkeit ausgerichtete Unternehmen EOR, um Kandidaten bereits während ihrer Kündigungsfrist einzustellen, anstatt monatelang darauf zu warten, bis zunächst eine Gesellschaft gegründet wurde.

Was sind die häufigsten Fehler, die ausländische Unternehmen bei der Personalbeschaffung in Indien begehen?

Der größte Fehler, den ausländische Unternehmen bei der Personalbeschaffung in Indien begehen, ist, dass sie sich an den Gepflogenheiten ihres Heimatlandes orientieren. Was in den USA oder Großbritannien funktioniert, lässt sich nicht ohne Weiteres auf die Arbeitsmarktbedingungen in Indien übertragen.

• Falsche Einstufung von Auftragnehmern An erster Stelle steht: Unternehmen gehen davon aus, dass „Remote gleichbedeutend mit Auftragnehmer“ ist, oder glauben, dass die Bezeichnung „Freiberufler“ sie schützt. Die indischen Behörden prüfen das tatsächliche Arbeitsverhältnis. Wenn jemand feste Arbeitszeiten hat, Ihren Vorgesetzten unterstellt ist oder für sein Einkommen von Ihnen abhängig ist, gilt er als Arbeitnehmer, unabhängig davon, was im Vertrag steht. Eine falsche Einstufung führt zu rückwirkenden Zahlungen für EPF, ESI, Gratifikationen und Boni für einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren.
• Zu niedrige Veranschlagung der Gesamtpersonalkosten: Viele Unternehmen veranschlagen lediglich das Grundgehalt und vergessen dabei die obligatorischen 20–25 % Aufschlag für gesetzliche Abgaben, Sozialleistungen und Verwaltungskosten.
• Verwendung standardisierter Verträge aus den USA und Großbritannien die den indischen Arbeitsvorschriften zuwiderlaufen. Das Fehlen vorgeschriebener Bestimmungen zu Vorsorgefonds, Kündigungsfristen oder Abfindungen birgt rechtliche Risiken.
• Unabhängig von landesspezifischen Abweichungen: Die Vorschriften zu Gewerbesteuer, Mindestlöhnen und Urlaubsregelungen unterscheiden sich in den 28 Bundesstaaten Indiens. Was in Maharashtra rechtmäßig ist, verstößt möglicherweise gegen das Gesetz in Karnataka.
• Einrichtung von Entitäten, wenn es auf Geschwindigkeit ankommt: Wenn Sie 4 bis 8 Wochen auf die Gründung einer Gesellschaft warten, obwohl Sie über einen EOR-Anbieter innerhalb von 1 bis 2 Wochen Personal einstellen könnten, verlieren Sie Spitzenkräfte an schnellere Wettbewerber.

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Wir kümmern uns um alles: Arbeitsverträge, die den Anforderungen des indischen Arbeitsrechts entsprechen, die monatliche Lohnabrechnung mit korrekten EPF-/ESI-/TDS-Berechnungen, die Compliance in allen 28 Bundesstaaten sowie die Verwaltung der gesetzlichen Sozialleistungen. Sie konzentrieren sich auf die Leitung der Arbeit Ihres Teams, während wir uns um die rechtlichen Aspekte der Beschäftigung kümmern.

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