Wie europäische Start-ups Mitarbeiter in Indien unter Einhaltung der Vorschriften im Homeoffice beschäftigen können

Der sauberste Weg für ein europäisches Start-up, Mitarbeiter in Indien im Homeoffice einzustellen, ist über eine Employer of Record. Ein EOR stellt die Person in Indien in Ihrem Auftrag rechtmäßig ein und kümmert sich anschließend um die Gehaltsabrechnung, die Einkommensteuer und die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen, sodass Sie einen Vollzeitmitarbeiter gewinnen, ohne ein Unternehmen in Indien gründen zu müssen. In diesem Leitfaden wird erläutert, wie das Modell funktioniert, was die Compliance konkret beinhaltet und wo europäische Gründer am häufigsten Fehler begehen.

Kann ein europäisches Unternehmen in Indien Mitarbeiter einstellen, ohne dort über eine eigene Niederlassung zu verfügen?

Ja. Ein europäisches Unternehmen kann in Indien Festangestellte einstellen, ohne eine Tochtergesellschaft gründen zu müssen, indem es einen „Employer of Record“ (EOR) einsetzt. Der EOR ist Vertragspartner des indischen Arbeitsvertrags, bezahlt den Arbeitnehmer vor Ort in Rupien und führt alle gesetzlich vorgeschriebenen Abgaben ab, während der Mitarbeiter im Tagesgeschäft für Ihr Team tätig ist.

Die Gründung einer eigenen indischen Gesellschaft ist nach wie vor eine Option, ist jedoch in der Regel erst dann finanziell sinnvoll, wenn Sie über ein größeres Team verfügen. Die Gründung einer Gesellschaft umfasst die Eintragung des Unternehmens, Steueranmeldungen, einen lokalen Geschäftsführer oder eine lokale Geschäftsadresse, die laufende Buchhaltung sowie die jährlichen Meldungen. Für ein Start-up, das in Indien gerade erst seine ersten Mitarbeiter einstellt, macht sich dieser Aufwand selten bezahlt.

Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen bei der Gründung in Indien sind die meisten Teams mit weniger als etwa 20 Mitarbeitern mit einem EOR besser bedient; die Frage nach der Unternehmensform sollten Sie erst dann erneut prüfen, wenn die Mitarbeiterzahl und das langfristige Engagement dies rechtfertigen. Wenn Sie sich für die technischen Details des Modells interessieren, finden Sie in unserer Übersicht über So stellen Sie Mitarbeiter in Indien ein führt Sie Schritt für Schritt durch den Vorgang.

Welche Möglichkeiten gibt es, Remote-Mitarbeiter in Indien einzustellen?

Europäische Start-ups haben in der Regel drei Möglichkeiten, Fachkräfte in Indien einzustellen: Mitarbeiter über einen EOR, eine hundertprozentige Tochtergesellschaft oder freiberufliche Mitarbeiter. Jede dieser Optionen weist ein unterschiedliches Kosten-, Geschwindigkeits- und Risikoprofil auf, und die richtige Wahl hängt vor allem von der Teamgröße und der geplanten Beschäftigungsdauer der Mitarbeiter ab.

Die Beschäftigung von Auftragnehmern erscheint auf den ersten Blick einfach, und bei einem kurzen, klar definierten Projekt kann dies auch der Fall sein. Probleme treten jedoch auf, wenn ein Auftragnehmer in Vollzeit tätig ist, sich nach Ihrem Zeitplan richtet, Ihre Systeme nutzt und ein Jahr oder länger bei Ihnen bleibt. In diesem Fall können indische und europäische Behörden die betreffende Person inhaltlich als Arbeitnehmer behandeln, unabhängig davon, was im Vertrag steht.

Warum ist die Einstellung indischer Arbeitskräfte als Auftragnehmer für europäische Start-ups mit Risiken verbunden?

Langfristige Beziehungen zu Auftragnehmern bergen Risiken, da diese als Arbeitsverhältnisse neu eingestuft werden können, was Nachzahlungen, ausstehende gesetzliche Sozialleistungen und Strafen nach sich ziehen kann. Eine falsche Einstufung ist die häufigste Compliance-Falle, in die europäische Unternehmen bei der Einstellung von Mitarbeitern in Indien tappen. Unser Leitfaden zu Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern in Indien deckt die Tests ab, auf die es ankommt.

Der Neuklassifizierungstest berücksichtigt die Bezeichnung der Vereinbarung nicht. Er untersucht vielmehr, wie die Beziehung tatsächlich funktioniert:

• Hat der Mitarbeiter feste Arbeitszeiten und untersteht er Ihren Führungskräften wie ein Angestellter?
• Nutzen sie Ihre Geräte, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre internen Tools?
• Ist der Auftrag unbefristet und nicht an ein bestimmtes Ergebnis gebunden?
• Arbeiten sie ausschließlich für Sie und haben keine anderen Kunden?

Sollten die meisten dieser Fragen mit „Ja“ beantwortet werden, haben Sie wahrscheinlich einen Arbeitnehmer und keinen Auftragnehmer. Die europäischen Aufsichtsbehörden gehen in dieser Hinsicht zunehmend streng vor. Unternehmen unterschätzen oft, wie schnell eine zunächst bequeme Vereinbarung mit einem Auftragnehmer zu einem Risiko wird, sobald die betreffende Person fest im Team verankert ist.

Was versteht man unter dem Risiko einer Betriebsstätte und warum ist dies von Bedeutung?

Eine Betriebsstätte (Permanent Establishment, PE) ist der Auslöser, der es Indien ermöglicht, einen Teil der Gewinne eines ausländischen Unternehmens zu besteuern. Wenn Ihre Geschäftstätigkeit in Indien einen bestimmten Schwellenwert überschreitet, können die indischen Steuerbehörden einen Anteil an Ihrem weltweiten Einkommen einfordern, häufig zuzüglich Zinsen und Strafen. Unsere Erläuterung zu Risiko einer Betriebsstätte in Indien geht noch tiefer.

Indien wendet seine eigenen Kriterien zur Feststellung einer Betriebsstätte anstelle des weniger strengen „Safe-Harbor“-Ansatzes der OECD an, was das Land in dieser Frage zu einer der strengeren Rechtsordnungen macht. Entscheidend ist, welche Tätigkeiten die betreffende Person in Indien tatsächlich ausübt, und nicht, wo sie ihren Arbeitsplatz hat oder bei wem sie angestellt ist.

Ein EOR verringert das PE-Risiko, da der Arbeitnehmer beim EOR und nicht bei Ihnen beschäftigt ist und durch einen sorgfältig ausgearbeiteten Vertrag die Vertragsunterzeichnungsbefugnis außerhalb Indiens verbleibt. Das Risiko verschwindet jedoch nicht vollständig. Wenn Ihre in Indien ansässige Person regelmäßig Geschäfte aushandelt und abschließt, die für Ihr Unternehmen bindend sind, kann der „Dependent-Agent“-Test dennoch zur Anwendung kommen. Die praktische Regel lautet, die Vertragsabschlussbefugnis in Europa zu belassen.

Inwiefern gilt die DSGVO bei der Einstellung von Mitarbeitern in Indien?

Die DSGVO gilt immer dann, wenn Ihr in Indien ansässiges Team personenbezogene Daten von EU-Bürgern verarbeitet, einschließlich Ihrer eigenen Mitarbeiterdaten oder der Daten Ihrer Kunden. Da für Indien Anfang 2026 noch keine Angemessenheitsentscheidung der EU vorliegt, ist für die Übermittlung personenbezogener Daten aus der EU nach Indien ein rechtmäßiger Übermittlungsmechanismus erforderlich, in der Regel in Form von Standardvertragsklauseln (SCCs).

Für ein europäisches Start-up bedeutet dies einige konkrete Schritte:

• Schließen Sie mit jedem indischen Vertragspartner, der personenbezogene Daten aus der EU verarbeitet, Standardvertragsklauseln ab.
• Unterzeichnen Sie eine Datenverarbeitungsvereinbarung, in der die Verantwortlichkeiten und Sicherheitsverpflichtungen geregelt sind.
• Ergreifen Sie zusätzliche Maßnahmen wie Verschlüsselung oder Pseudonymisierung, wenn es sich um sensible Daten handelt.

Ein kompetenter EOR arbeitet bereits gemäß den Bestimmungen zur Datenverarbeitung für die von ihm verwalteten Beschäftigungsdaten, wodurch Ihnen ein Arbeitsschritt erspart bleibt. Sie benötigen jedoch weiterhin Ihre eigene DSGVO-Konfiguration für die Kunden- oder Produktdaten, mit denen Ihr Team in Indien umgeht.

Was kostet es, in Indien über einen EOR-Anbieter einen Mitarbeiter einzustellen?

Die Beschäftigung eines Mitarbeiters in Indien über einen EOR-Anbieter umfasst zwei Kostenkomponenten: die EOR-Servicegebühr und die gesetzlichen Arbeitgeberbeiträge zusätzlich zum Gehalt. Die Servicegebühren liegen in der Regel zwischen etwa 99 und 300 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat, je nach Anbieter und Teamgröße. Unsere Aufschlüsselung der Kosten einer EOR in Indien hat den vollständigen Überblick.

Die gesetzliche Ebene wird von europäischen Gründern häufig übersehen. In Indien umfassen die Personalkosten des Arbeitgebers für das Unternehmen Beiträge, die zusätzlich zum Bruttolohn gezahlt werden:

• Der „Provident Fund“ (PF), Indiens Altersvorsorgesystem, das einer Rente ähnelt, beträgt auf Arbeitgeberseite 12 Prozent des Grundlohns.
• Staatliche Arbeitnehmerversicherung (ESI), Arbeitgeberanteil 3,25 Prozent; diese gilt ausschließlich für Arbeitnehmer mit geringerem Einkommen, die bis zu 21.000 Rupien pro Monat verdienen, und betrifft Ingenieure nur selten.
• Die Gratifikation ist eine leistungsabhängige Zulage, die sich auf etwa 4,81 Prozent des Grundgehalts beläuft und nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit fällig wird.
• Die Berufssteuer, eine geringe Steuer auf Landesebene, die zwischen etwa 200 und 2.500 Rupien pro Jahr liegt.

Insgesamt belaufen sich diese auf etwa 15 bis 25 Prozent zusätzlich zum Bruttogehalt. Ein wichtiger Hinweis: Nach den neuen Arbeitsgesetzen muss das Grundgehalt mindestens die Hälfte der Gesamtvergütung ausmachen, was die Bemessungsgrundlage für die Betriebsrente (PF) und die Abfindung erhöhen kann. Ein guter Arbeitgeber (EOR) strukturiert die Gehälter korrekt, sodass dies von Anfang an berücksichtigt wird. Diese Informationen dienen als allgemeine Orientierungshilfe. Lassen Sie sich in Ihrer konkreten Situation von Rechtsexperten beraten.

Wie geht ein EOR mit der indischen Compliance und den neuen Arbeitsgesetzen um?

Ein EOR-Anbieter kümmert sich umfassend um die Compliance in Indien: Er wickelt die Lohnabrechnung ab, führt Einkommensteuerabzüge durch, reicht Beiträge für die PF und ESI ein, verwaltet gesetzliche Urlaubstage und erstellt vorschriftsmäßige Arbeitsverträge. Angesichts der vier nun in Kraft getretenen Arbeitsgesetze ist diese Abdeckung wichtiger denn je.

Indiens vier Arbeitsgesetzbücher traten am 21. November 2025 in Kraft und fassen 29 frühere Bundesgesetze zu einem einheitlichen Rechtsrahmen zusammen, der die Bereiche Löhne, soziale Sicherheit, Arbeitsbeziehungen und Arbeitssicherheit abdeckt. Die Vorschriften auf Bundes- und Landesebene werden noch bis ins Jahr 2026 hin ausgearbeitet, sodass sich die Einzelheiten weiterhin konkretisieren. Unser Leitfaden zu den Das neue Arbeitsgesetzbuch in Indien verfolgt die Änderungen.

Ein wichtiger Punkt für ausländische Arbeitgeber: Die Compliance in Indien erfolgt sowohl auf Bundes- als auch auf Landesebene. So unterscheiden sich beispielsweise die Gewerbesteuer und das Gesetz über Geschäfte und Betriebe (Shops and Establishments Act) je nach Bundesstaat. Ein EOR-Anbieter mit fundierter Fachkompetenz in Indien bewältigt beide Aspekte – was für einen Anbieter mit einem spärlichen Partnernetzwerk schwieriger ist, als es klingt.

Wem gehören die geistigen Eigentumsrechte und wie werden Verträge abgewickelt?

Geistiges Eigentum, das von einem bei EOR beschäftigten Mitarbeiter geschaffen wird, kann durch ordnungsgemäß formulierte Arbeitsvertrags- und Abtretungsklauseln an Ihr Unternehmen übertragen werden. Dies ist einer der gewichtigsten Gründe, vage Vereinbarungen mit Auftragnehmern zu vermeiden, bei denen die Eigentumsverhältnisse am geistigen Eigentum oft unklar sind oder umstritten sind.

Im Rahmen eines EOR-Modells wird der Arbeitsvertrag zwischen dem Arbeitnehmer und dem EOR geschlossen, enthält jedoch Klauseln zur Übertragung von geistigem Eigentum und zur Vertraulichkeit, durch die die Rechte auf Ihr Unternehmen übergehen. Vergewissern Sie sich vor dem Onboarding bei Ihrem Anbieter, dass diese Klauseln vorhanden sind, insbesondere bei Positionen in den Bereichen Technik und Produktentwicklung.

Inwiefern unterstützt Wisemonk europäische Start-ups bei der Personalbeschaffung in Indien?

Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“. Wir unterstützen europäische Start-ups dabei, Festangestellte in Indien einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten, ohne dass eine lokale Gesellschaft gegründet werden muss, und wir übernehmen die Aufgaben, die mit tatsächlichen Risiken verbunden sind: rechtskonforme Verträge, korrekte Gehaltsgestaltung gemäß den neuen Arbeitsgesetzen, die Einreichung von PF- und ESI-Unterlagen, Verpflichtungen auf Bundesstaatenebene sowie die Übertragung von geistigem Eigentum.

Wir haben bereits über 300 internationale Kunden betreut und verwalten mehr als 2.000 EOR-Mitarbeiter in Indien, sodass die Compliance-Maßnahmen fest in unsere Dienstleistung integriert sind und nicht erst nachträglich hinzugefügt werden. Für einen europäischen Gründer liegt der praktische Vorteil auf der Hand: Sie konzentrieren sich auf die Arbeit und das Team, und wir sorgen dafür, dass die arbeitsrechtlichen Aspekte von der ersten Einstellung an korrekt abgewickelt werden – einschließlich Onboarding, Gehaltsabrechnung, Sozialleistungen und gegebenenfalls Offboarding.

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