„Employer of Record“ in Polen: Leitfaden für die Einstellung von Mitarbeitern ohne eigene Rechtsform

Sind Sie neugierig, wie die Personalbeschaffung in Polen funktioniert? Der dynamische Markt und das starke Wirtschaftswachstum Polens ziehen viele Arbeitgeber an, die Mitarbeiter einstellen und in die EU expandieren möchten. Wenn Sie sich jedoch bereits mit dem polnischen Arbeitsrecht, den steuerlichen Compliance-Vorschriften und Arbeitsverträgen auseinandergesetzt haben, wissen Sie, wie komplex dies sein kann – insbesondere für ausländische Unternehmen. Genau hier kommt ein Employer of Record (EOR) Hier kommt Polen ins Spiel (in Polen oft als „Professional Employer Organization“ oder „EOR“ bezeichnet), das Ihnen alle Aufgaben von der Lohn- und Gehaltsabrechnung bis hin zu den Sozialleistungen abnimmt, sodass Sie sich auf das Wachstum konzentrieren können und nicht auf den Papierkram.

Schauen wir uns einmal genauer an, wie ein Partner für Arbeitsrecht Ihnen dabei helfen kann, sich im lokalen Arbeitsrecht zurechtzufinden und Mitarbeiter in Polen schnell und vorschriftsmäßig einzustellen.

Wie sieht der rechtliche Rahmen des polnischen Arbeitsrechts aus?

Bevor Sie in Polen Mitarbeiter einstellen, sollten Sie Folgendes beachten, da diese Aspekte jeden Arbeitsvertrag und jede Unternehmensrichtlinie prägen:

• Arbeitsgesetzbuch (Kodeks Pracy):
  Als Grundlage des polnischen Arbeitsrechts regelt es Arbeitsverträge, Arbeitszeiten, Urlaubsansprüche, Krankengeld, Kündigungen und den Arbeitnehmerschutz. Sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer müssen sich strikt daran halten. Weitere Einzelheiten finden Sie unter gov.pl Arbeitsrecht.
• Gesetz über das Sozialversicherungssystem (ZUS):
  Dieses Gesetz schreibt Sozialversicherungsbeiträge für die Altersversorgung, Erwerbsunfähigkeit, Krankheit, Mutterschaft und Arbeitsunfälle vor. Arbeitgeber melden ihre Arbeitnehmer an und teilen sich die Beitragskosten mit diesen. Die aktuellen Beitragssätze und weitere Informationen finden Sie unter Offizielle Website der ZUS.
• Gewerkschaftsordnung:
  Polen schützt das Recht der Arbeitnehmer, Gewerkschaften zu gründen oder ihnen beizutreten, um Tarifverhandlungen zu führen und sich am Arbeitsplatz vertreten zu lassen – auch in kleinen Unternehmen. Gewerkschaften helfen bei der Aushandlung von Löhnen und Arbeitsbedingungen und wirken bei der Arbeitssicherheit mit. Weitere Informationen finden Sie unter Gov.pl Gewerkschaften.
• Gesundheits- und Sicherheitsvorschriften:
  Arbeitgeber sind verpflichtet, sichere Arbeitsbedingungen zu gewährleisten, regelmäßige Sicherheitsschulungen durchzuführen, Schutzausrüstung bereitzustellen und Gesundheitsuntersuchungen sicherzustellen. Bei Nichteinhaltung dieser Vorschriften drohen Sanktionen. Die vollständigen Richtlinien finden Sie unter gov.pl Gesundheit und Sicherheit und Biznes.gov.pl Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz.

Die Einhaltung dieser Gesetze hilft Ihnen, die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten, und schützt Ihre Belegschaft in Polen.

Was sind die wichtigsten Vorteile von EOR in Polen?

Die Zusammenarbeit mit einem „Employer of Record“ (EOR) in Polen bietet klare Vorteile:

• Es ist nicht erforderlich, eine lokale Gesellschaft zu gründen oder sich im nationalen Handelsregister eintragen zu lassen.
• Ihr EOR fungiert als rechtlicher Arbeitgeber und kümmert sich um Arbeitsverträge, die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Compliance mit steuerrechtlichen Vorschriften sowie die Gehaltszahlungen.
• Die Leistungen für Arbeitnehmer und die Sozialversicherungsbeiträge werden gemäß dem polnischen Arbeitsgesetzbuch und den gesetzlichen Leistungen, einschließlich des öffentlichen Gesundheitssystems über die nationale Krankenkasse, abgewickelt.
• Stellen Sie Mitarbeiter – ob aus dem Inland oder aus dem Ausland – zügig ein, während Ihr Unternehmen volle Compliance einhält.

Viele Arbeitgeber geben an, dass dies der schnellste Weg sei, um auf den polnischen Markt zu gelangen und die Schwierigkeiten im Zusammenhang mit dem Arbeitsrecht des Landes zu vermeiden.

Wie funktioniert die Compliance bei Lohn- und Steuervorschriften in Polen?

Zu den Verpflichtungen im Bereich Lohnabrechnung und Steuern gehören:

• Das polnische Steuersystem: Arbeitnehmer zahlen Einkommensteuer (PIT). Arbeitgeber ziehen die Einkommensteuer ab, melden sie und führen sie an die Steuerbehörden ab.
• Sozialversicherung (ZUS): Die Pflichtbeiträge werden zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer aufgeteilt; sie decken die Alters-, Erwerbsunfähigkeits-, Kranken-, Gesundheits- und Unfallversicherung ab. Die Beitragssätze ändern sich jährlich; bitte informieren Sie sich unter Amt für Arbeitsversicherung.
• Monatliche und jährliche Meldungen: Durch fristgerechte Einreichungen wird sichergestellt, dass gesetzliche Verpflichtungen erfüllt werden. EOR-Dienstleistungen kümmern sich nahtlos um diese Aufgaben, um rechtliche Risiken und Bußgelder zu vermeiden.
• Steueroptimierung: EORs unterstützen Sie bei der Berechnung des Bruttogehalts und nutzen dabei die nach polnischem Recht zulässigen gesetzlichen Abzüge und die Möglichkeiten der Sozialfonds.

Wenn Sie die Lohnabrechnung einem EOR-Anbieter überlassen, ist Compliance gewährleistet und es gibt keine Überraschungen bei einer Prüfung.

Welche Sozialleistungen und Ansprüche für Arbeitnehmer sind in Polen vorgeschrieben?

Das polnische Arbeitsgesetzbuch gewährleistet großzügige Sozialleistungen für Arbeitnehmer:

• Jahresurlaub: Mindestens 20–26 Tage bezahlter Urlaub, abhängig von der Betriebszugehörigkeit, sowie 13 gesetzliche Feiertage.
• Krankheitsurlaub: Bezahlter gesetzlicher Krankheitsurlaub, der zunächst teilweise vom Arbeitgeber und später von der ZUS übernommen wird.
• Mutterschafts-/Vaterschaftsurlaub: Mutterschaftsurlaub (20 Wochen), Vaterschaftsurlaub (2 Wochen) sowie umfassende Regelungen zum Elternurlaub gemäß dem Arbeitsgesetzbuch.
• Zusätzliche Vorteile: Krankenversicherung, Altersvorsorge und mitunter zusätzliche Leistungen wie eine private medizinische Versorgung; die Erwartungen können je nach Branche variieren.

Die Gewährung dieser Leistungen entspricht nicht nur den gesetzlichen Vorschriften, sondern wird in modernen polnischen Betrieben auch erwartet.

Wie sehen die Einstellungs- und Onboarding-Prozesse in Polen aus?

Um Arbeitnehmer in Polen rechtmäßig einzustellen und beim Onboarding zu unterstützen, benötigen Sie:

• Dokumentation: Sie benötigen einen gültigen Ausweis, Ihre PESEL-Nummer (nationale Identifikationsnummer), einen Wohnsitznachweis sowie (bei Bewerbern aus Nicht-EU-Ländern) eine Arbeitserlaubnis.
• Hintergrundüberprüfungen: Die Überprüfung früherer Beschäftigungsverhältnisse, des Bildungswegs und gegebenenfalls eines Strafregisters trägt dazu bei, sicherzustellen, dass die Bewerber zu Ihrem Team passen und die gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt werden.
• Schriftlicher Vertrag: Dies muss vorliegen, bevor jemand seine Arbeit aufnimmt. Der Vertrag enthält Angaben wie die Probezeit oder die befristete Laufzeit, das Gehalt, die Kündigungsfrist sowie die Aufgabenbereiche und muss mit dem polnischen Arbeitsrecht im Einklang stehen.
• Zeitplan für die Integration: Mit einem EOR in Polen sind neue Mitarbeiter in der Regel bereits nach wenigen Tagen einsatzbereit – Sie müssen nicht wochenlang auf langwierige Registrierungsverfahren warten oder sich Gedanken über versäumte Schritte der Compliance machen.

Wie lässt sich eine polnische Belegschaft effektiv führen?

In der polnischen Unternehmenskultur werden Professionalität, Pünktlichkeit und die Achtung der Hierarchie großgeschrieben. So können Sie Ihre Mitarbeiter effektiv führen:

• Arbeitskultur: Die Polen legen Wert auf Pünktlichkeit, Professionalität und die Achtung der Hierarchie. Teamarbeit und direkte Kommunikation werden geschätzt, wenngleich ein gewisses Maß an Förmlichkeit weiterhin besteht.
• Kommunikation: Im Geschäftsleben wird überwiegend Polnisch gesprochen; Englisch ist unter Fachleuten weit verbreitet, jedoch nicht allgegenwärtig. Schriftliche und klare Verträge sind von entscheidender Bedeutung.
• Leistungsmanagement: Regelmäßiges Feedback, Leistungskennzahlen (KPIs) und jährliche Beurteilungen werden erwartet. Berufliche Weiterentwicklung und Fortbildungen werden geschätzt.

Die Anpassung an diese Normen trägt dazu bei, die Leistung und die Mitarbeiterbindung zu maximieren.

Wie laufen Kündigungsverfahren in Polen ab?

Die Beendigung eines Arbeitsverhältnisses in Polen erfordert die sorgfältige Einhaltung des polnischen Arbeitsrechts sowie eine ordnungsgemäße Dokumentation. Folgendes sollten alle Employers of Record in Polen und alle einstellenden Unternehmen wissen:

• Entlassungen: Jede Kündigung muss den strengen Vorgaben des polnischen Arbeitsrechts entsprechen. Arbeitgeber benötigen einen triftigen Grund, müssen das gesetzlich vorgeschriebene Verfahren einhalten und jeden Schritt dokumentieren, einschließlich der ordnungsgemäßen Zustellung und der Begründung im Arbeitsvertrag.
• Abfindung: Wird ein Mitarbeiter entlassen, ist eine Abfindung zu zahlen, deren Höhe sich nach der Betriebszugehörigkeit richtet und in den Arbeitsverträgen gemäß den Vorgaben des polnischen Arbeitsgesetzbuchs festgelegt ist.
• Kündigungsfristen: Die Kündigungsfristen variieren je nach Vertragsart und Betriebszugehörigkeit und reichen von zwei Wochen für befristet Beschäftigte bis zu drei Monaten für Mitarbeiter mit längerer Betriebszugehörigkeit oder unbefristeten Verträgen.
• Rechtliche Risiken: Die strikte Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze und die Führung einer lückenlosen Dokumentation sind von entscheidender Bedeutung. Dadurch wird das Risiko kostspieliger Rechtsstreitigkeiten oder Bußgelder minimiert und sichergestellt, dass der Kündigungsprozess transparent und vorschriftsmäßig abläuft.

Die Befolgung dieser Schritte hilft Arbeitgebern, die polnischen Arbeitsgesetze einzuhalten, rechtliche Risiken zu minimieren und ein faires Arbeitsumfeld für beide Seiten zu schaffen.

Was sollten Sie über die Kostenanalyse und Finanzplanung im Zusammenhang mit EOR in Polen wissen?

Möchten Sie wissen, wie hoch die tatsächlichen Kosten sind und was abgedeckt ist? Hier finden Sie einen praktischen Überblick zur Kostenplanung:

• Preise für EOR-Dienstleistungen: Pauschale monatliche Gebühr pro Mitarbeiter (in der Regel 199–700 US-Dollar) oder 10–15 % des Bruttogehalts. Bei einigen Anbietern fällt eine Einrichtungsgebühr (500–2.000 US-Dollar) an.
• Sozialversicherungskosten: Arbeitgeber und Arbeitnehmer teilen sich die ZUS-Beiträge (insgesamt etwa 20 %+ des Bruttogehalts; die genauen Sätze finden Sie unter Amt für Arbeitsversicherung).
• Budgetierung von Sozialleistungen: Berücksichtigen Sie bezahlten Urlaub, Sozialversicherung (ZUS), Krankenversicherung, Altersvorsorge sowie das 13. Monatsgehalt, sofern dies in Ihrer Branche üblich ist.
• ROI: EOR ist in der Regel kostengünstiger und flexibler als die Gründung einer lokalen Gesellschaft und eignet sich ideal zum Testen des polnischen Marktes, für befristete Projekte oder kleine Teams.

Was sind die häufigsten Herausforderungen, und wie lassen sich diese durch EOR-Dienstleistungen bewältigen?

Die Expansion auf den polnischen Markt bringt eine Reihe von Hürden mit sich, insbesondere für ausländische Unternehmen, die sich im polnischen Arbeitsrecht zurechtfinden und neue Arbeitsverträge verwalten müssen. Glücklicherweise kann die Zusammenarbeit mit einem „Employer of Record“ in Polen (EOR in Polen) diese Schwierigkeiten aus dem Weg räumen und es Ihnen ermöglichen, sich ganz auf Ihr Wachstum zu konzentrieren.

• Bürokratie: Das polnische Recht und die lokalen arbeitsrechtlichen Vorschriften sind für ihren hohen Verwaltungsaufwand und ihre bürokratischen Anforderungen bekannt. Ein „Employer of Record“ oder rechtlicher Arbeitgeber übernimmt die Registrierung, die Arbeitsverträge und die Lohnabrechnung und gewährleistet die vollständige Compliance mit allen gesetzlichen Vorschriften, damit Sie sich nicht in diesem Prozess verzetteln.
• Kulturelle Anpassung: Die polnische Unternehmenskultur legt großen Wert auf formelle Kommunikation und die Einhaltung von Tarifverträgen. Ein Personalpartner oder EOR-Anbieter berät Sie hinsichtlich der kulturellen Erwartungen, was die Integration und Führung von Mitarbeitern in Polen erheblich erleichtert.
• Änderung der Rechtsvorschriften: Die polnischen Arbeitsgesetze und Vorschriften zur Compliance können sich rasch ändern. EOR-Dienstleistungen überwachen Änderungen des polnischen Arbeitsgesetzbuchs, der ZUS-Vorschriften und lokaler Rechtsvorschriften, sodass Ihr Einstellungsprozess und die Vergütung Ihrer Mitarbeiter stets im Einklang mit den geltenden gesetzlichen Verpflichtungen stehen.
• Skalierung: Ganz gleich, ob Sie Mitarbeiter für ein kurzfristiges Projekt einstellen oder Ihr Team vergrößern möchten – der „Employer of Record“ in Polen bietet Ihnen Flexibilität. Sie können die Mitarbeiterzahl nach oben oder unten anpassen, ohne eine lokale Gesellschaft gründen oder sich im nationalen Handelsregister eintragen lassen zu müssen, wodurch rechtliche Risiken und der Verwaltungsaufwand minimiert werden.

Wenn Sie sich für einen spezialisierten „Employer of Record“ entscheiden, können Sie Ihr Unternehmen zuversichtlich ausbauen, da Sie wissen, dass alle rechtlichen, kulturellen und Compliance-bezogenen Aspekte fachkundig geregelt werden, während Sie sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren können.

Schlussfolgerung

Wachstum in Polen ist in greifbarer Nähe, wenn Sie sich frühzeitig mit Compliance-Anforderungen und kulturellen Besonderheiten auseinandersetzen. Nach unserer Erfahrung als führender Anbieter von „Employer of Record“-Dienstleistungen bietet Ihnen die Wahl des richtigen „Employer of Record“ in Polen folgende Vorteile:

• Mitarbeiter vorschriftsmäßig einstellen und verwalten
• Betriebskosten kontrollieren
• Sich an die lokalen Geschäftspraktiken anpassen
• Flexible Expansion in der gesamten EU

Erfolgsfaktoren? Machen Sie sich mit dem polnischen Arbeitsrecht vertraut, arbeiten Sie mit einem zuverlässigen EOR-Anbieter zusammen und führen Sie Personalpraktiken ein, bei denen sowohl die Compliance mit lokalen Vorschriften als auch Ihre Unternehmenskultur im Vordergrund stehen.

Sind Sie bereit, neue Mitarbeiter einzustellen und Ihr Team schnell und vorschriftsmäßig zu vergrößern? Arbeiten Sie mit Wisemonk um Sie bei der Personalbeschaffung, der Lohnabrechnung und der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften zu unterstützen.