Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern in Indien: Ein Leitfaden aus Großbritannien

Wenn Sie ein britisches Unternehmen führen und einen indischen Arbeitnehmer auf der Grundlage einer Auftragnehmerrechnung bezahlen, ist die Einstufung dieser Person als tatsächlich selbstständig vom indischen Recht abhängig – und nicht von der Vereinbarung, die Sie schriftlich festgehalten haben. Die indischen Behörden prüfen, wie die Beziehung tatsächlich funktioniert, und wenn ein Auftragnehmer wie ein Festangestellter tätig ist, können sie das Beschäftigungsverhältnis neu einstufen und Ihnen die seit Jahren versäumten gesetzlichen Sozialbeiträge in Rechnung stellen. Dieser Leitfaden erläutert, wie dieses Risiko für britische Unternehmen entsteht, welche Kosten damit verbunden sind und wie Sie Mitarbeiter in Indien einstellen können, ohne in diese Falle zu tappen.

Was versteht man in Indien unter einer falschen Einstufung von Auftragnehmern?

Dies ist der Fall, wenn ein Arbeitnehmer als selbstständiger Auftragnehmer eingestuft wird, die tatsächlichen Arbeitsbeziehungen jedoch einem Arbeitsverhältnis ähneln. Indische Gerichte und Arbeitsbehörden legen mehr Wert auf den tatsächlichen Sachverhalt als auf den Wortlaut des Vertrags. Wenn jemand zu festgelegten Zeiten arbeitet, Ihre Systeme nutzt, Anweisungen von Ihren Führungskräften entgegennimmt und für den Großteil seines Einkommens von Ihnen abhängig ist, kann er als Ihr Arbeitnehmer behandelt werden, unabhängig davon, was in der Vereinbarung steht.

In diesem Fall sind Sie verpflichtet, die gesetzlichen Leistungen zu zahlen, die ein Arbeitnehmer erhalten hätte, und zwar rückwirkend ab Beginn des Arbeitsverhältnisses berechnet.

Warum sind britische Unternehmen besonders gefährdet?

Denn die in Großbritannien üblichen Einstellungspraktiken lassen sich nicht auf Indien übertragen. In Großbritannien wird der Status als Auftragnehmer durch Vorschriften wie IR35 geregelt, und viele Gründer gehen davon aus, dass ein ordnungsgemäßer Auftragnehmervertrag und ein Auftragnehmer, der über seine eigene Firma Rechnungen ausstellt, ausreichen. In Indien gibt es keine IR35-Regelung. Die Einstufung erfolgt dort nach dem indischen Arbeitsrecht und den steuerrechtlichen Vorschriften, und die Prüfkriterien unterscheiden sich.

Zwei weitere Annahmen bringen britische Unternehmen in Schwierigkeiten:

• Dass das Fehlen einer indischen juristischen Person sie vor einer Haftung schützt. Das ist nicht der Fall. Die Haftung ergibt sich aus der Geschäftsbeziehung und nicht davon, wo Ihr Unternehmen eingetragen ist.
• Dass ein Auftragnehmer für eine laufende Vollzeitstelle eingesetzt wird, ist in Ordnung, solange alle damit zufrieden sind. Streitigkeiten treten oft erst später zutage, beim Ausscheiden oder im Rahmen der Due-Diligence-Prüfung.

Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen betreffen die Fälle von falscher Einstufung, die wir am häufigsten beobachten, meist einen einzelnen, langfristig tätigen Auftragnehmer, der in jeder Hinsicht wie ein Mitglied des Teams wirkt.

Anhand welcher Kriterien entscheiden die indischen Behörden, ob ein Auftragnehmer tatsächlich ein Arbeitnehmer ist?

Sie wägen das tatsächliche Arbeitsverhältnis anhand einiger feststehender Kriterien ab. Kein einzelner Faktor ist ausschlaggebend; die Behörden betrachten das Gesamtbild.

Was kostet eine falsche Einstufung tatsächlich?

Mehr als die von Ihnen versäumten Beiträge, denn der gesamte Betrag wird auf einmal fällig und reicht bis zum ersten Tag zurück. Wird ein Auftragnehmer neu eingestuft, können Sie für Folgendes haftbar gemacht werden:

• Rückwirkende Beiträge zum Vorsorgefonds und zur ESI sowohl für den Arbeitgeber- als auch für den Arbeitnehmeranteil.
• Die aufgelaufene Gratifikation sowie etwaige gesetzliche Zulagen, die der betreffenden Person hätten zustehen sollen.
• Nicht abgeführte Quellensteuer zuzüglich Zinsen und Strafen auf die ausstehenden Beträge.
• Rechtskosten und mögliche Schadensersatzansprüche, falls der Arbeitnehmer Klage erhebt.

Da sich diese Verbindlichkeiten rückwirkend ansammeln, kann ein Auftragnehmer, der bereits seit zwei oder drei Jahren mit Ihnen zusammenarbeitet, eine erhebliche unerwartete Kostenbelastung darstellen. Multipliziert man dies mit mehreren falsch eingestuften Arbeitnehmern, steigt das Risiko rasch an. Unser ausführlicher Leitfaden zum Thema Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern in Indien erläutert, wie sich die Zahlen zusammensetzen.

Inwiefern führt eine falsche Einstufung zu Problemen im Zusammenhang mit geistigem Eigentum und einer Betriebsstätte?

Zwei weniger offensichtliche Risiken sind oft von größerer Bedeutung als die Geldstrafen. Erstens: geistiges Eigentum. Nach indischem Recht gehen von einem Auftragnehmer erstellte Arbeitsergebnisse nicht automatisch in das Eigentum des auftraggebenden Unternehmens über, sofern keine klare, durchsetzbare Abtretung vorliegt. Für Software- und Produktteams kann dies zu Unklarheiten hinsichtlich der Eigentumsverhältnisse an Code oder Designs führen, was bei der Kapitalbeschaffung oder einer Übernahme zu einem echten Problem wird.

Zweitens kann eine ausreichend genaue Anleitung eines Mitarbeiters in Indien dazu beitragen, dass Betriebsstätte in Indien, wodurch ein Teil der Gewinne Ihres Unternehmens in den indischen Steuerbereich fallen könnte. Beide Risiken lassen sich mit einer angemessenen Beschäftigungsstruktur leichter vermeiden, als sie später wieder rückgängig zu machen.

Haben die neuen Arbeitsgesetze die Risiken für Auftragnehmer verändert?

Sie haben das Risiko zwar nicht geschaffen, aber sie haben es schwieriger gemacht, es zu ignorieren. Indiens vier neue Arbeitsgesetze Das Gesetz trat am 21. November 2025 in Kraft, fasste 29 ältere Gesetze zusammen und erweiterte den Sozialversicherungsschutz. Die Schwelle für die Regulierung von Leiharbeit wurde von 20 auf 50 Arbeitnehmer angehoben, doch der Kernpunkt bleibt bestehen: Wenn Leiharbeitnehmer Ihre wesentlichen, laufenden Aufgaben übernehmen, schützt Sie die Einstufung als Leiharbeit nicht. Die Gesetze zielen zudem auf klarere Definitionen des Begriffs „Arbeitnehmer“ ab, was den Behörden eine solidere Grundlage bietet, um Scheinkonstruktionen anzufechten.

Wie können britische Unternehmen Mitarbeiter in Indien einstellen, ohne das Risiko einer falschen Einstufung einzugehen?

Passen Sie die Beschäftigungsform an die tatsächlich ausgeübte Tätigkeit an und wählen Sie für alle Tätigkeiten, die wie eine echte Beschäftigung aussehen, einen vorschriftsmäßigen Beschäftigungsweg. Hier einige praktische Regeln:

• Setzen Sie Auftragnehmer ausschließlich für wirklich unabhängige, projektbezogene Tätigkeiten mit festgelegten Leistungen und einem Endtermin ein. Unser Leitfaden zu Die Beauftragung und Bezahlung von Auftragnehmern in Indien erläutert, wie Sie dies auf saubere Weise bewerkstelligen können.
• Bei unbefristeten Vollzeitstellen sollten Sie die betreffende Person ordnungsgemäß einstellen. Ein Employer of Record Damit können Sie dies tun, ohne eine indische Gesellschaft in britischem Besitz gründen zu müssen, da der EOR der rechtliche Arbeitgeber ist und sich um die Altersvorsorge (PF), die Sozialversicherung (ESI), die Abfindung sowie die Steuern kümmert.
• Nehmen Sie in jeden Vertrag – sei es mit Auftragnehmern oder Mitarbeitern – angemessene Bestimmungen zur Zuweisung von geistigem Eigentum und zur Vertraulichkeit auf.

Dies ist der Weg, den die meisten britischen Unternehmen einschlagen, um Mitarbeiter in Indien einstellen ohne dabei Klassifizierungsrisiken einzugehen, die sie nicht vorhersehen können.

Wie Wisemonk britischen Unternehmen dabei hilft, die gesetzlichen Vorschriften in Indien einzuhalten

Die Einstufung gehört zu den Dingen, bei denen britische Unternehmen in Indien am leichtesten Fehler begehen können, und zu denjenigen, deren nachträgliche Korrektur mit den höchsten Kosten verbunden ist. Wisemonk fungiert als Ihr Employer of Record und beschäftigt Ihr Team in Indien auf der Grundlage vorschriftsmäßiger Verträge mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen, einer klaren Übertragung der geistigen Eigentumsrechte und einer ordnungsgemäßen steuerlichen Abwicklung. Bei echten Projektarbeiten wickeln wir auch die Zahlungen an Auftragnehmer vorschriftsmäßig ab, sodass Sie für jeden Auftrag das passende Modell wählen können, anstatt standardmäßig für alle eine Rechnung als Auftragnehmer zu erstellen.