- Ein ausländisches Unternehmen darf die Gehaltsabrechnung in Indien nicht direkt durchführen; daher benötigen Sie entweder eine eigene indische Gesellschaft oder einen „Employer of Record“, der als eingetragener Arbeitgeber fungiert.
- Zu den grundlegenden Compliance-Anforderungen gehören ein rechtsgültiger Arbeitsvertrag, die Anmeldung bei der PF und der ESI, die Gewerbesteuer, die Quellensteuerabzüge vom Gehalt, eine monatliche Gehaltsabrechnung in INR sowie die Bildung von Rückstellungen für Abfindungen.
- Die PF-Pflicht gilt ab 20 Mitarbeitern und die ESI-Pflicht ab 10 Mitarbeitern; die meisten Start-ups melden sich jedoch bereits ab der Einstellung des ersten Mitarbeiters über einen EOR an, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein.
- Die vier neuen Arbeitsgesetzbücher, die am 21. November 2025 in Kraft treten, führen eine einheitliche Definition des Arbeitsentgelts ein, die die Bemessungsgrundlage für die Betriebsrente und die Abfindung schützt; gestalten Sie Ihre Verträge daher von Anfang an entsprechend.
- Die Einstufung von Festangestellten als Arbeitnehmer vom ersten Tag an beugt einer Haftung aufgrund falscher Einstufung vor und begrenzt das Risiko einer Betriebsstätte für die Muttergesellschaft.
Die Einstellung Ihrer ersten Festangestellten in Indien ist einer der besten Schritte, die ein wachsendes Start-up unternehmen kann, doch damit sind eine Vielzahl gesetzlicher Verpflichtungen verbunden, die sich deutlich von der Personalabrechnung in den USA, Großbritannien oder Kanada unterscheiden. Wenn Sie diese von Anfang an richtig handhaben, bauen Sie einen ordnungsgemäßen, finanzierbaren Betrieb auf. Wenn Sie hier Fehler machen, häufen Sie rückwirkende Verbindlichkeiten an, die später zum Vorschein kommen. Diese Checkliste führt Sie durch alles, was ein Start-up vor und nach der ersten Einstellung einrichten muss, und zeigt auf, wo ein Employer of Record (EOR) kann die Compliance für Sie übernehmen.
Benötigen Sie zunächst eine Gesellschaft oder einen EOR?
Ein ausländisches Unternehmen kann die Gehaltsabrechnung in Indien nicht direkt durchführen. Sie benötigen einen registrierten indischen Arbeitgeber; dies bedeutet, dass Sie entweder eine eigene Gesellschaft gründen oder einen „Employer of Record“ (EOR) beauftragen müssen, der bereits als solcher registriert ist. Für die ersten paar Neueinstellungen ermöglicht Ihnen ein „EOR“, innerhalb weniger Tage zu starten – ohne Unternehmensgründung, Registrierungen oder lokale Geschäftsführer. Die meisten Start-ups erwägen den Wechsel zu einer eigenen Gesellschaft, sobald das Team in Indien etwa 30 bis 50 Mitarbeiter umfasst. Sie können Mitarbeiter in Indien einstellen über einen EOR, während Sie sich entscheiden. Wägen Sie die laufenden Kosten einer EOR in Indien im Vergleich zum Zeitaufwand und den Gemeinkosten einer Organisation.
Was umfasst die vollständige Checkliste zur Compliance?
Die nachstehende Tabelle stellt die Arbeitscheckliste dar. Im Rahmen eines EOR-Vertrags wird jeder Punkt in der rechten Spalte vom Dienstleister als registrierter Arbeitgeber abgewickelt.
| Schritt | Was dazu gehört | Wer ist im Rahmen eines EOR-Vertrags dafür zuständig? |
|---|---|---|
| Rechtlicher Arbeitgeber | Eine eigene indische Gesellschaft oder ein EOR, der als registrierter Arbeitgeber fungiert | EOR ist der Employer of Record |
| Arbeitsvertrag | Schriftliches Angebot und Vertrag in Übereinstimmung mit indischem Recht und der neuen Definition des Lohns | EOR stellt einen vorschriftsmäßigen Vertrag aus |
| PF-Registrierung | Vorsorgefonds: Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen jeweils 12 % des Grundgehalts und der DA; verpflichtend ab 20 Beschäftigten | EOR registriert und führt Abgaben ab |
| ESI-Registrierung | Arbeitgeber 3,25 % und Arbeitnehmer 0,75 % bis zur Lohnobergrenze, bei 10 oder mehr Beschäftigten | EOR registriert und führt Abgaben ab |
| Berufssteuer | Steuerliche Registrierung auf Landesebene und gegebenenfalls Steuerabzug | EOR erfasst und zieht ab |
| Quellensteuer auf das Gehalt | Monatliche Quellensteuerabzüge und -abführungen sowie jährliche Steuererklärungen | EOR führt Abzüge durch und reicht Erklärungen ein |
| Abrechnungszyklus | Monatliche Gehaltsabrechnung in INR, Gehaltsabrechnungen und Nettoauszahlung auf lokale Bankkonten | EOR übernimmt die Lohn- und Gehaltsabrechnung |
| Rückstellungen für Trinkgelder | Vom Arbeitgeber finanzierte Sonderzahlung in Höhe von 15 Tageslöhnen pro Jahr, zahlbar nach fünf Jahren | EOR-Bestimmungen und Vergütungen |
| Urlaub und Kündigungsfrist | Gesetzlicher Urlaub, Feiertage sowie gesetzliche Kündigungsfristen und Kündigungsbedingungen | EOR verwaltet |
| Anpassung des Arbeitsgesetzbuchs | Compliance mit den vier neuen Arbeitsgesetzen, die am 21. November 2025 in Kraft treten | EOR sorgt dafür, dass Sie auf Kurs bleiben |
Wie sollte der Arbeitsvertrag gestaltet werden?
Ein indischer Arbeitsvertrag sollte die Aufgabenbeschreibung, die Vergütung – aufgeschlüsselt in Grundgehalt, Zulagen und Zusatzleistungen –, die Arbeitszeiten, den Urlaubsanspruch, die Kündigungsfrist, die Geheimhaltungspflicht sowie eine klare Regelung zur Übertragung von Rechten an geistigem Eigentum enthalten. Gemäß den neuen Arbeitsgesetzen schränkt die einheitliche Definition des Lohns ein, welchen Anteil der Gesamtvergütung Sie als Zulagen ausweisen können, da das Grundgehalt in der Regel mindestens die Hälfte der Gesamtvergütung betragen muss. Diese Definition bildet die Grundlage für die Berechnung der Beiträge zur Pensionskasse (PF) und der Abfindungszahlung; daher verhindert eine von Anfang an korrekte Gestaltung des Vertrags eine Unterdeckung der gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen.
Welche gesetzlichen Leistungen sind vorgeschrieben?
Die wichtigsten Pflichtangaben sind:
- Vorsorgefonds. Arbeitgeber und Arbeitnehmer zahlen jeweils 12 % des Grundgehalts und der DA ein, wobei sich der Arbeitgeberanteil auf die Altersvorsorge und den Vorsorgefonds aufteilt, zuzüglich geringer EDLI- und Verwaltungsgebühren.
- ESI. Für Arbeitnehmer, deren Entgelt unterhalb der Entgeltgrenze liegt, zahlt der Arbeitgeber 3,25 % und der Arbeitnehmer 0,75 % zur staatlichen Krankenversicherung.
- Trinkgeld. Vom Arbeitgeber finanziert, berechnet als 15 Tage des zuletzt bezogenen Entgelts pro vollendetem Dienstjahr, zahlbar nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit; befristet Beschäftigte haben nun nach einem Jahr einen anteiligen Anspruch.
- Berufssteuer und TDS. Gegebenenfalls die staatliche Berufssteuer sowie die monatlichen Lohnsteuerabzüge (TDS), die bei der Steuerbehörde eingezahlt werden.
Inwiefern ändern die neuen Arbeitsgesetze die Situation?
Die vier Arbeitsgesetze trat am 21. November 2025 in Kraft und fasste 29 frühere Gesetze im Lohnkodex, im Arbeitsbeziehungskodex, im Sozialversicherungskodex sowie im Kodex für Arbeitssicherheit, Gesundheitsschutz und Arbeitsbedingungen zusammen. Die für Start-ups praktischste Änderung ist die einheitliche Definition des Lohns, die die Bemessungsgrundlage für die Pensionskasse (PF) und die Abfindung schützt. Da die Vorschriften auf Bundes- und Landesebene während der Übergangsphase noch bekannt gegeben werden, gelten die bestehenden Abrechnungsverfahren weiterhin, während Sie Ihre Systeme anpassen. Wenn Sie Ihre Abrechnungssysteme bereits jetzt an die neue Definition anpassen, ersparen Sie sich später Nacharbeiten.
Wie lassen sich Fehlklassifizierungen und das PE-Risiko vermeiden?
Wenn Sie Festangestellte einstellen, stufen Sie diese bitte vom ersten Tag an als Angestellte ein, anstatt sie aus Bequemlichkeit auf Basis von Verträgen für freiberufliche Mitarbeiter zu beschäftigen. Die Behandlung von Festangestellten als freiberufliche Mitarbeiter birgt das Risiko, dass Ansprüche wegen falscher Einstufung mit rückwirkenden Verpflichtungen hinsichtlich PF, ESI und Abfindungen. Ein Team von Mitarbeitern, das unter Ihrer Leitung in Indien tätig ist, kann zudem Risiko einer Betriebsstätte für die ausländische Muttergesellschaft. Ein EOR ist der Arbeitgeber in Indien, wodurch die Einstufung klar bleibt und das Risiko für die Muttergesellschaft begrenzt wird.
Wie Wisemonk Ihnen hilft
Wisemonk Wir kümmern uns als Ihr „Employer of Record“ in Indien um die gesamte Checkliste für Sie. Wir agieren als eingetragener Arbeitgeber, erstellen vorschriftsmäßige Arbeitsverträge, kümmern uns um PF, ESI, Berufssteuer, TDS, die Bildung von Rückstellungen für Abfindungen, Urlaub und die Lohnabrechnung und stellen sicher, dass alles den neuen Arbeitsgesetzen entspricht, sodass Ihre ersten Mitarbeiter in Indien vom ersten Tag an vollständig konform sind, ohne dass Sie eine eigene Gesellschaft gründen müssen. Wenn das Team so weit wächst, dass die Gründung einer eigenen Gesellschaft sinnvoll wird, helfen wir Ihnen, die Optionen zu vergleichen und den Übergang reibungslos zu gestalten. Wenn Sie zwischen freiberuflichen Mitarbeitern und Festangestellten abwägen, können wir Ihnen helfen, Auftragnehmer in Indien beauftragen und bezahlen und zwar korrekt.
Sind Sie bereit, Ihre ersten Mitarbeiter in Indien einzustellen?
Sprechen Sie mit Wisemonk über die Einrichtung einer vorschriftsmäßigen Vollzeitbeschäftigung in Indien – von Verträgen und Anmeldungen bis hin zur Lohnabrechnung und den gesetzlichen Sozialleistungen –, ohne eine Gesellschaft gründen zu müssen.
Häufig gestellte Fragen
Was benötigen Start-ups, um in Indien Festangestellte einzustellen?
Sie benötigen einen in Indien registrierten Arbeitgeber, einen Arbeitsvertrag, der den indischen Rechtsvorschriften entspricht, Anmeldungen bei der PF und der ESI, die Einrichtung der Gewerbesteuer und der TDS, eine monatliche Gehaltsabrechnung in INR, gesetzliche Leistungen einschließlich Abfindungen sowie die Einhaltung der neuen Arbeitsgesetze. Ein „Employer of Record“ stellt all dies bereit, ohne dass Sie eine Gesellschaft gründen müssen.
Benötige ich eine indische Gesellschaft, um Mitarbeiter einzustellen?
Dies gilt nicht für Ihre ersten Mitarbeiter. Ein ausländisches Unternehmen darf die Gehaltsabrechnung in Indien nicht direkt durchführen, doch ein „Employer of Record“ fungiert als eingetragener Arbeitgeber, sodass Sie innerhalb weniger Tage vorschriftsmäßig Mitarbeiter einstellen können. Viele Start-ups gründen später eine eigene Gesellschaft, häufig bei etwa 30 bis 50 Mitarbeitern.
Welche gesetzlichen Sozialleistungen sind für indische Arbeitnehmer vorgeschrieben?
Der Vorsorgefonds in Höhe von jeweils 12 % seitens des Arbeitgebers und des Arbeitnehmers, die ESI-Beiträge in Höhe von 3,25 % seitens des Arbeitgebers und 0,75 % seitens des Arbeitnehmers für Personen, deren Entgelt die Obergrenze nicht überschreitet, die vom Arbeitgeber finanzierte Abfindung nach fünf Jahren, gegebenenfalls die Gewerbesteuer sowie die Quellensteuer auf das Gehalt. Diese sind gesetzlich vorgeschrieben und nicht freiwillig.
Ab wann sind PF und ESI verpflichtend?
Die PF-Pflicht tritt in Kraft, sobald Sie 20 oder mehr Mitarbeiter beschäftigen, und die ESI-Pflicht gilt ab 10 oder mehr Mitarbeitern, sofern diese unter die Lohnobergrenze fallen. Viele Arbeitgeber melden sich bereits ab der Einstellung des ersten Mitarbeiters über einen EOR an und leisten ihre Beiträge, um rechtlich auf der sicheren Seite zu bleiben und eine einheitliche Vorgehensweise zu gewährleisten.
Inwiefern wirken sich die neuen Arbeitsgesetze auf die Einstellung von Mitarbeitern aus?
Mit Wirkung zum 21. November 2025 werden 29 Gesetze in vier Gesetzbücher zusammengefasst und eine einheitliche Definition des Begriffs „Lohn“ eingeführt, wonach das Grundgehalt einen wesentlichen Anteil an der Gesamtvergütung ausmachen muss. Dadurch werden die Bemessungsgrundlage für die Betriebsrente und die Abfindung geschützt; daher sollten Verträge von Anfang an entsprechend der neuen Definition gestaltet werden.
Wie vermeide ich eine falsche Einstufung bei der Einstellung von Mitarbeitern in Indien?
Stufen Sie Festangestellte vom ersten Tag an als Angestellte und nicht als Auftragnehmer ein. Die Behandlung von Angestellten als Auftragnehmer führt zu rückwirkenden Verpflichtungen hinsichtlich der Pensionskasse (PF), der Sozialversicherung (ESI) und der Abfindungszahlungen, und ein nicht offengelegtes Arbeitsteam kann für die ausländische Muttergesellschaft das Risiko einer Betriebsstätte begründen. Ein EOR sorgt für eine klare Einstufung.
Wie schnell kann ein Start-up in Indien mit der Einstellung von Mitarbeitern beginnen?
Mit einem „Employer of Record“ können Sie in der Regel innerhalb weniger Tage nach der Zusage des Bewerbers beginnen, da der EOR bereits als Arbeitgeber registriert ist und über die erforderlichen Anmeldungen verfügt. Die Gründung einer eigenen Gesellschaft und die Durchführung der entsprechenden Anmeldungen dauern in der Regel mehrere Wochen bis zu einigen Monaten.
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