Kanadisches Start-up: Langfristig aufgebautes Team in Indien ohne Tochtergesellschaft

Ein kanadisches Start-up kann in Indien ein stabiles, langfristig eingespieltes Team aufbauen, ohne jemals eine Tochtergesellschaft zu gründen. Das Instrument, das dies ermöglicht, ist ein Employer of Record (EOR), das zum rechtlichen Arbeitgeber Ihrer Mitarbeiter in Indien mit unbefristeten lokalen Arbeitsverträgen wird, während Sie die volle Kontrolle über deren Arbeit, Prioritäten und Leistung behalten. Langfristiges Engagement und das Fehlen einer eigenen juristischen Person stehen nicht im Widerspruch zueinander. Die Mitarbeiter erhalten eine ordnungsgemäße Anstellung mit allen gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen, und Sie vermeiden die monatelange Gründungsphase sowie den dauerhaften Aufwand für die Compliance, der mit der Gründung einer Gesellschaft in Indien einhergeht.

Hier erfahren Sie, wie das Modell funktioniert, wann es sich über Jahre hinweg – und nicht nur über Monate – bewährt und wo die Frage nach der Entität letztendlich wieder auftaucht.

Kann ein kanadisches Unternehmen Mitarbeiter in Indien beschäftigen, ohne dort eine Niederlassung zu haben?

Ja, über einen „Employer of Record“ (EOR). Nach indischem Recht muss ein Arbeitgeber eine in Indien eingetragene juristische Person sein, die für die Lohnabrechnung, die Vorsorgekasse und die entsprechenden staatlichen Registrierungen zugelassen ist; daher kann ein kanadisches Unternehmen niemanden direkt auf eine indische Gehaltsliste setzen. Ein EOR verfügt bereits über alle diese Registrierungen und beschäftigt Ihre Mitarbeiter in Ihrem Namen. Sie geben die Arbeitsanweisungen; der EOR übernimmt die Arbeitgeberpflichten. Dies ist der vorschriftsmäßige Weg zur Mitarbeiter in Indien einstellen ohne eine Gesellschaft zu gründen.

Die Alternative, auf die manche Unternehmen zurückgreifen – nämlich Mitarbeiter als Auftragnehmer zu bezahlen –, ist kein echter Ersatz für ein langfristiges Team. Eine vollzeitige, ausschließliche und unter Anleitung ausgeübte Tätigkeit stellt nach indischem Recht unabhängig von der Vertragsform im Wesentlichen ein Arbeitsverhältnis dar, worauf wir in unserem Leitfaden zu Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern. Für ein Team, das Sie über Jahre hinweg zusammenhalten möchten, bedeuten Leiharbeitskräfte eher eine Belastung als eine Stabilitätsgarantie.

Warum verzichten die meisten kanadischen Start-ups zunächst auf die Gründung einer Tochtergesellschaft?

Denn eine indische Tochtergesellschaft ist eine umfangreiche, dauerhafte Verpflichtung, die sich für ein kleines Team nur selten rentiert. Die Kosten entstehen nicht nur bei der Gründung, sondern auch im laufenden Betrieb.

• Die Gründung eines ausländischen Unternehmens erstreckt sich über mehrere Monate und erfordert mit Apostille versehene Unterlagen der Geschäftsführer, Anmeldungen bei der RBI oder der FEMA bezüglich der Auslandsinvestition sowie einen in Indien ansässigen Geschäftsführer, der im Laufe des Jahres mindestens 182 Tage in Indien verbracht hat.
• Die fortlaufende Compliance hört nie auf: gesetzliche Abschlussprüfung, Einreichungen beim ROC wie AOC-4 und MGT-7, Körperschaftssteuer- und GST-Erklärungen sowie monatliche Einreichungen für die Vorsorgekasse, ESI, TDS und die Gewerbesteuer.
• Sie benötigen einen Wirtschaftsprüfer oder eine Compliance-Kanzlei auf Honorarbasis, da versäumte Einreichungen in Indien automatisch Strafen nach sich ziehen, anstatt dass zunächst Mahnungen versandt werden.

Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen beim Markteintritt in Indien beginnen die meisten kanadischen Start-ups mit einem EOR und ziehen die Gründung einer Tochtergesellschaft erst dann in Betracht, wenn das Team groß genug ist und die Präsenz in Indien eindeutig dauerhaft angelegt ist. Die Gründung einer eigenen Gesellschaft für eine Handvoll Mitarbeiter ist in der Regel mit Fixkosten verbunden, die sich ein kleines Team nicht leisten kann.

Ist ein EOR ausschließlich für kurzfristige oder befristete Beschäftigungsverhältnisse vorgesehen?

Nein, und genau dieses Missverständnis sollte hier ausgeräumt werden. Ein EOR wird oft als Möglichkeit beschrieben, einen Markt zu testen, funktioniert jedoch ebenso gut als dauerhafte, mehrjährige Beschäftigungsstruktur. Die dadurch geschaffenen Arbeitsplätze sind echt und nicht nur vorübergehend.

Ihre Mitarbeiter in Indien sind im Rahmen unbefristeter indischer Arbeitsverträge mit vorschriftsmäßigen Einstellungsschreiben beschäftigt und erhalten alle gesetzlich vorgeschriebenen Leistungen: Vorsorgefonds, Abfindung, Staatliche Sozialversicherung für Arbeitnehmer, sofern zutreffend, bezahlter Urlaub und Versicherungen. Gemäß dem Arbeitsgesetzbücher, gültig ab dem 21. November 2025, muss jeder Mitarbeiter über ein ordnungsgemäßes Einstellungsschreiben verfügen, und das Grundgehalt muss mindestens 50 Prozent des Gesamtentgelts betragen; ein guter EOR sorgt dafür, dass all dies korrekt abgewickelt wird. Aus Sicht des Mitarbeiters ist eine verlässliche Gehaltsabrechnung die Voraussetzung für die Gewährung eines Wohnungsbaudarlehens oder eines Visums; daher ist diese Regelung für hochqualifizierte Fachkräfte attraktiv, die Sie langfristig an Ihr Unternehmen binden möchten.

Inwiefern verringert ein EOR das Risiko einer Betriebsstätte in Indien?

Indem Sie die indische Gesellschaft – und nicht Ihr kanadisches Unternehmen – als rechtlichen Arbeitgeber beibehalten. Risiko einer Betriebsstätte Es besteht die Gefahr, dass Ihre Aktivitäten in Indien eine steuerpflichtige Präsenz begründen, wodurch Ihr kanadisches Unternehmen der indischen Körperschaftsteuer auf die dieser Präsenz zuzurechnenden Gewinne unterliegen würde. Dies ist in Artikel 5 des Doppelbesteuerungsabkommens zwischen Indien und Kanada sowie in Abschnitt 9 des indischen Einkommensteuergesetzes geregelt.

Ein Team aus Ingenieuren oder Backoffice-Mitarbeitern, das über einen EOR interne Tätigkeiten ausführt, begründet in der Regel keine Präsenz an einem festen Standort, da der EOR der indische Arbeitgeber ist und Ihr Unternehmen die Arbeit lediglich im Rahmen eines Dienstleistungsvertrags steuert. Das Risiko steigt, wenn in Indien ansässige Mitarbeiter Kundenverträge unterzeichnen, eine Vertriebspipeline zur Gewinnung indischer Kunden betreuen oder von einem Büro im Namen Ihres Unternehmens aus tätig sind. Die praktische Empfehlung: Behalten Sie die Vertragsunterzeichnungsbefugnis bei Ihrer kanadischen Gesellschaft, dokumentieren Sie die Aufgaben in Indien als Support- oder Ingenieursaufgaben und holen Sie steuerlichen Rat ein, bevor Sie umsatzgenerierende Funktionen nach Indien verlagern.

EOR gegen Tochtergesellschaft im Hinblick auf ein langfristiges Team in Indien

Beide Modelle können ein Team langfristig unterstützen. Der Unterschied liegt in der Geschwindigkeit, dem laufenden Aufwand und dem Zeitpunkt, ab dem sich die Fixkosten auszahlen. Hier finden Sie den Vergleich für ein kanadisches Start-up.

Das Modell, das sich für die meisten kanadischen Start-ups bewährt hat, besteht darin, das EOR so lange zu nutzen, wie es sinnvoll ist, und die Unternehmensform dann neu zu bewerten, sobald sich die Zahlen ändern.

Wie bezahlen und verwalten kanadische Start-ups ein Team in Indien über einen EOR?

Sobald die Struktur feststeht, gestalten sich die Gehaltsabrechnung und die Verwaltung übersichtlicher, als die meisten Gründer erwarten. In der Praxis sieht der Ablauf wie folgt aus.

• Die EOR stellt Ihrem kanadischen Unternehmen Rechnungen in CAD oder einer anderen vereinbarten Währung aus und rechnet diese anschließend um, um jedem Mitarbeiter den Betrag in INR auszuzahlen, nachdem die Beiträge zur Vorsorgekasse, zur ESI, die Berufssteuer und die TDS abgezogen wurden.
• Da Sie einen indischen Dienstleister und keinen Auftragnehmer nach US-amerikanischem Vorbild bezahlen, stellt der EOR die Steuerunterlagen bereit, die es Ihnen ermöglichen, Rechnungen gemäß dem Abkommen zwischen Indien und Kanada ordnungsgemäß zu begleichen, sodass die grenzüberschreitende Quellensteuer korrekt abgewickelt wird.
• Sie behalten die Verantwortung für das Tagesgeschäft: Einstellungsentscheidungen, Prioritäten, Leistungsbewertung und Teamkultur liegen weiterhin in Ihrer Hand, während der EOR hinter den Kulissen die Formalitäten rund um das Arbeitsverhältnis regelt.

Zeitzonen stellen die einzige wirkliche operative Anpassung dar. Indien liegt etwa neuneinhalb bis zwölfeinhalb Stunden vor den kanadischen Geschäftszeiten, daher legen die meisten Teams zwei oder drei Stunden zur gemeinsamen Live-Zusammenarbeit fest und wickeln den Rest asynchron ab. Diese Zeitverschiebung kann für den Support oder die Betriebsabdeckung von Vorteil sein. Wir gehen in unserem Leitfaden zu den Einrichtungsmodalitäten näher darauf ein: Lohnabrechnung in Indien für kanadische Start-ups sowie zur Leitung des Teams in unserem Vermerk zu Fernverwaltung für Mitarbeiter in Indien.

Wie Wisemonk kanadischen Start-ups dabei hilft, langfristige Teams in Indien aufzubauen

Dies ist der Kern unserer Tätigkeit. Wisemonk ist ein in Indien ansässiger EOR-Anbieter; daher verfügen wir über eine eigene Compliance-Infrastruktur in Indien, anstatt Ihr Team über einen Drittanbieter zu leiten. Für ein kanadisches Start-up, das ein beständiges Team in Indien ohne den Aufwand einer Tochtergesellschaft aufbauen möchte, fungieren wir als rechtlicher Arbeitgeber auf der Grundlage vorschriftsmäßiger unbefristeter Arbeitsverträge, übernehmen die Gehaltsabrechnung und alle gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen und stellen Ihnen eine einwandfreie, arbeitsrechtlich konforme Übertragung von geistigem Eigentum zur Verfügung, während Sie die volle Kontrolle über die Arbeit behalten.

Konkret umfasst dies vorschriftsmäßige Einstellungsschreiben gemäß den geltenden Arbeitsgesetzen, die Vorsorgekasse, Abfindungen, ESI, TDS und die Gewerbesteuer in allen relevanten Bundesstaaten sowie Versicherungen und Sozialleistungen, die Ihr Team schätzt, und die Abrechnung der Gehälter an Ihr kanadisches Unternehmen, während jeder Mitarbeiter in INR bezahlt wird. Sollten Sie sich später entscheiden, eine eigene Gesellschaft zu gründen, können wir Ihnen dabei helfen, die Gesamtkosten einer EOR gegenüber einer Tochtergesellschaft und den Übergang zu unterstützen. Unser Überblick über Kanadische Unternehmen, die in Indien Personal einstellen gibt einen umfassenden Überblick, und wir kümmern uns zudem um Auftragnehmer in Indien für die wirklich projektbezogene Arbeit, die parallel zu den Aufgaben Ihres Kernteams erfolgt.