Wie australische Start-ups Mitarbeiter für den Bereich Beschaffungswesen in Indien einstellen
- Die Mitarbeiter im Beschaffungsbetrieb sind für die operative Umsetzung des Einkaufs zuständig: Sie erstellen Bestellungen, betreuen Lieferanten, bearbeiten Bestellanforderungen, verfolgen Lieferungen und sorgen für die Richtigkeit der Beschaffungsdaten. Es handelt sich um eine prozessintensive Tätigkeit, die sich gut nach Indien verlagern lässt.
- Australische Start-ups stellen in Indien Mitarbeiter für den Einkauf ein, um von dem umfangreichen Talentpool im Bereich der Lieferkette sowie von Kosten zu profitieren, die deutlich unter den lokalen Gehältern liegen. Auf diese Weise werden Budgetmittel freigesetzt, während gleichzeitig eine disziplinierte Einkaufspolitik gewahrt bleibt.
- Die meisten beginnen damit, zunächst die transaktionsbezogene Beschaffung, wie beispielsweise Bestellungen und Lieferantendaten, zu verlagern, und fügen dann, sobald das Team in Indien Vertrauen gewonnen hat, Unterstützung bei der Beschaffungsakquise und bei Verhandlungen hinzu.
- Da sich die Arbeitszeiten in Australien und Indien über den größten Teil des Arbeitstages hinweg überschneiden – mit einer Zeitverschiebung von lediglich viereinhalb bis fünfeinhalb Stunden –, erfolgen Beschaffungsanfragen und Genehmigungen nahezu in Echtzeit.
- Die meisten australischen Start-ups stellen ihre Mitarbeiter über einen „Employer of Record“ ein, der in Indien als rechtlicher Arbeitgeber fungiert, während die eingestellten Mitarbeiter für das Start-up tätig sind; auf die Gründung einer lokalen Gesellschaft kann so verzichtet werden.
Australische Start-ups stellen in Indien Mitarbeiter für den Einkauf ein, um die täglichen Abläufe im Beschaffungswesen – wie die Erstellung von Bestellungen, die Lieferantenverwaltung, die Bearbeitung von Bestellanforderungen und die korrekte Führung der Beschaffungsunterlagen – kostengünstiger und mit kompetenter Fachkraft für Prozessabläufe abzuwickeln. Die meisten tun dies über einen „Employer of Record“, sodass die Mitarbeiter vollständig in Indien angestellt sind, ohne dass das Unternehmen eine lokale Niederlassung gründen muss.
Der Bereich Beschaffung eignet sich besonders gut für das Offshoring, da ein Großteil der Arbeit regelbasiert und wiederholbar ist und Indien über eine große Zahl erfahrener Fachkräfte im Bereich Lieferkette verfügt. Dieser Leitfaden behandelt die Aufgaben der Mitarbeiter im Beschaffungswesen, deren Kosten, die vorschriftsmäßige Einstellung sowie die zeitlichen Übereinstimmungen der Zeitzonen.
Was sind die Aufgaben eines Teams für den Beschaffungsbetrieb?
Ein Beschaffungsteam ist für die operative Umsetzung des Einkaufs von Waren und Dienstleistungen zuständig. Es kümmert sich um die Abwicklung und Verwaltung, während strategische Beschaffungsentscheidungen weiterhin bei der Geschäftsleitung verbleiben, bis das Team bereit ist, diese Aufgaben zu übernehmen.
Zu den typischen Aufgaben gehören:
- Bestellabwicklung: Erstellung, Nachverfolgung und Abschluss von Bestellungen auf der Grundlage genehmigter Bestellanforderungen.
- Lieferantenkoordination: Onboarding von Lieferanten, das Einholen von Bestätigungen und die Nachverfolgung von Lieferungen.
- Bearbeitung von Bestellanforderungen: die Prüfung interner Anträge und deren Weiterleitung zur Genehmigung.
- Beschaffungsdaten und Berichterstattung: Sicherstellung, dass der Katalog, die Preisangaben und die Ausgabenaufzeichnungen korrekt und auf dem neuesten Stand sind.
- Unterstützung bei der Beschaffung: das Einholen von Angeboten und die Unterstützung beim Vergleich von Anbietern, während das Team an Erfahrung gewinnt.
Um einen tieferen Einblick in den gesamten „Source-to-Pay“-Zyklus und dessen Anwendung in Indien zu erhalten, lesen Sie unseren Leitfaden zu Offshore-Beschaffung und Source-to-Pay in Indien geht es von einem Ende zum anderen durch.
Warum stellen australische Start-ups Mitarbeiter im Bereich Beschaffung in Indien ein?
Die treibenden Faktoren sind die Tiefe des Talentpools, die Kosten und die Reife der Prozesse. Indien verfügt über einen großen Supply-Chain- und Shared-Services-Sektor, sodass Beschaffungskompetenzen weit verbreitet sind und die damit verbundenen Aufgaben gut verstanden werden.
- Umfassende Fachkompetenz im Bereich Lieferkette: Indien bringt kontinuierlich Fachkräfte im Bereich Beschaffung und Lieferkette hervor, von denen viele über internationale Erfahrung verfügen.
- Geringere Kosten: Die Besetzung derselben Stelle kostet nur einen Bruchteil dessen, was die Einstellung eines australischen Beschaffungsmitarbeiters kosten würde, was das Budget eines Start-ups stark belastet.
- Prozessdisziplin: Die Bewerber sind mit Bestellabläufen, Genehmigungsverfahren und Lieferanten-SLAs vertraut.
- Skalierbare Kapazität: Mit steigendem Einkaufsvolumen oder einer zunehmenden Anzahl von Lieferanten lässt sich die Mitarbeiterzahl problemlos erhöhen.
Nach unseren Erfahrungen bei der Unterstützung ausländischer Unternehmen beim Aufbau von Teams in Indien gehört der Einkauf zu den Funktionen, deren Verlagerung relativ unkompliziert ist, da ein Großteil davon standardisiert ist und sich anhand klarer Leitfäden problemlos übertragen lässt.
Wie hoch sind die Personalkosten für Mitarbeiter im Beschaffungswesen in Indien?
Ein Beschaffungsfachmann in Indien kostet in der Regel nur einen Bruchteil dessen, was ein vergleichbarer Mitarbeiter in Australien verdienen würde. Das Gehalt steigt mit zunehmender Berufserfahrung sowie mit Fachkenntnissen in den Bereichen strategische Beschaffung oder Produktkategorien.
| Rollenebene | Indien (ca. auf Jahresbasis) | Australien (ungefähre jährliche Basis) |
|---|---|---|
| Mitarbeiter oder Referent im Bereich Beschaffung (Einstiegs- bis mittleres Niveau) | 3 bis 6 Lakh Rupien (etwa 5.500 bis 11.000 AUD) | 73.000 bis 95.000 AUD |
| Einkaufsspezialist (mittlere bis höhere Ebene) | 6 bis 14 Lakh Rupien (etwa 11.000 bis 25.000 AUD) | 100.000 bis 120.000 AUD |
| Leiter oder Manager (Senior) im Bereich Beschaffung | 1,4 Lakh Rupien und mehr (ca. 25.000 AUD+) | 112.000 bis 150.000+ AUD |
Es handelt sich hierbei um Marktschätzungen, und die Währungsumrechnungen sind ungefähre Angaben. Neben dem Grundgehalt sollten Sie die gesetzlichen Sozialabgaben sowie – falls Sie die Einstellung über einen EOR-Anbieter vornehmen – eine monatliche Servicegebühr einkalkulieren. Dennoch liegt der Gesamtbetrag deutlich unter dem australischen Gegenwert.
Auf welche Fähigkeiten sollten Sie bei Mitarbeitern im Beschaffungswesen achten?
Achten Sie auf Detailgenauigkeit, Systemkenntnis und klare Kommunikation. Die Beschaffung basiert auf präzisen Daten und zeitnaher Nachverfolgung; daher sollte ein geeigneter Kandidat gut organisiert und proaktiv sein.
Achten Sie auf:
- Praktische Erfahrung im Bereich Beschaffung oder mit ERP-Systemen wie SAP, Oracle oder Coupa.
- Kenntnisse über den Arbeitsablauf von der Bestellung bis zur Zahlung.
- Fähigkeiten im Lieferantenmanagement und in der Verhandlungsführung, entsprechend der Führungsstufe der jeweiligen Position.
- Fundierte Kenntnisse im Umgang mit Tabellenkalkulationsprogrammen und die Fähigkeit, Beschaffungsdaten sorgfältig zu pflegen.
- Klares, schriftliches Englisch für die Kommunikation mit Lieferanten und die interne Koordination über verschiedene Zeitzonen hinweg.
Unternehmen unterschätzen häufig, welchen Mehrwert ein gut organisierter Beschaffungsmitarbeiter allein dadurch schafft, dass er für korrekte Daten sorgt und die Lieferanten termingerecht hält – und zwar lange bevor strategische Beschaffungsmaßnahmen überhaupt ins Spiel kommen.
Wie stellen Sie in Indien Personal im Beschaffungswesen vorschriftsmäßig ein?
Für die meisten australischen Start-ups ist ein „Employer of Record“ (EOR) der schnellste Weg zur Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften. Der EOR wird zum rechtlichen Arbeitgeber in Indien, während Ihre Mitarbeiter ausschließlich für Sie tätig sind.
| Modell | Am besten geeignet für | Abwägung |
|---|---|---|
| Auftragnehmer | Eine kurze Testphase oder eine einmalige Anmietung | Risiko einer falschen Einstufung, wenn die Person in Vollzeit unter Ihrer Leitung tätig ist |
| Employer of Record (EOR) | Schnelle und vorschriftsmäßige Einstellung von einem bis zu einigen Vollzeitmitarbeitern | Eine monatliche Servicegebühr pro Mitarbeiter |
| Eigene Niederlassung in Indien | Ein großes Beschaffungsteam oder eine langfristige Präsenz | Monatelange Vorbereitungsarbeiten sowie laufende Aufgaben in den Bereichen Lohnabrechnung, Steuern und Compliance |
Ein Employer of Record kümmert sich um Arbeitsverträge, Gehaltsabrechnung, Einkommensteuer und die Compliance für Ihre in Indien tätigen Mitarbeiter im Beschaffungsbereich, sodass Sie Mitarbeiter in Indien einstellen innerhalb weniger Tage. Die ordnungsgemäße Beschäftigung von Mitarbeitern anstelle von informellen Auftragnehmern verhindert zudem Risiko einer falschen Einstufung von Auftragnehmern in Indien.
Wie verhalten sich die Zeitzonen von Australien und Indien zueinander?
Indien liegt nur viereinhalb bis fünfeinhalb Stunden hinter den australischen Zeitzonen zurück, sodass sich die Arbeitszeiten eines dortigen Beschaffungsteams größtenteils mit dem australischen Arbeitstag überschneiden. Dies erleichtert die Koordination in Echtzeit.
In der Praxis bedeutet dies:
- Das Team in Indien ist während der australischen Geschäftszeiten erreichbar, sodass die Genehmigung von Bestellungen und die Klärung von Lieferantenanfragen noch am selben Tag erfolgen.
- Dringende Kaufanfragen lassen sich nicht bis zum nächsten Tag aufschieben, wodurch die Lieferketten in Gang gehalten werden.
- Ein kurzer täglicher Austausch reicht aus, um sicherzustellen, dass beide Seiten hinsichtlich der Prioritäten auf dem gleichen Stand sind.
Da sich die Zuständigkeiten so stark überschneiden, wirkt die Zusammenarbeit zwischen Indien und Australien eher wie die eines Teams am selben Standort als wie die meisten Offshore-Konstellationen, was für einen Aufgabenbereich, der auf zeitnahe Nachverfolgung angewiesen ist, einen echten Vorteil darstellt.
Wie Wisemonk australischen Start-ups dabei hilft, Beschaffungsteams in Indien aufzubauen
Wisemonk ist ein in Indien ansässiger „Employer of Record“, der speziell für Unternehmen konzipiert wurde, die von ins Ausland aus Mitarbeiter vor Ort einstellen. Für Mitarbeiter im Bereich Beschaffung bedeutet dies, dass wir als rechtlicher Arbeitgeber in Indien fungieren, während Ihr Team ausschließlich für Sie tätig ist.
Auf operativer Ebene kümmern wir uns in der Regel um folgende Aufgaben:
- Vorschriftsmäßige Arbeitsverträge und ein strukturiertes Onboarding für jeden neuen Mitarbeiter im Beschaffungswesen.
- Lohnabrechnung, Einkommensteuer und gesetzliche Sozialabgaben für Ihre Mitarbeiter in Indien.
- Verwaltung von Sozialleistungen und die fortlaufende Compliance angesichts der sich ändernden indischen Regelungen.
- Vergütungen für Auftragnehmer und Umwandlung in ein Vollzeitbeschäftigungsverhältnis, wenn sich die Probezeit als erfolgreich erweist.
Da wir selbst in Indien tätig sind, kennen wir die Arbeitsabläufe und Kontrollmechanismen, die eine Beschaffungsabteilung benötigt, und können Sie hinsichtlich lokaler Gehaltsbenchmarks für Positionen im Beschaffungs- und Lieferkettenbereich beraten. Sie steuern den Einkaufsprozess, und wir kümmern uns um die damit verbundenen personellen Aspekte.
Sind Sie bereit, ein Team für den Beschaffungsbetrieb in Indien aufzubauen?
Wisemonk unterstützt australische Start-ups dabei, Mitarbeiter für den Bereich Beschaffung in Indien einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten – und zwar unter vollständiger Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften und ohne eine lokale Niederlassung.
Verwandte Leitfäden zur Personalbeschaffung
Häufig gestellte Fragen
Was macht ein Team für den Beschaffungsbetrieb eigentlich?
Ein Team für den Beschaffungsbetrieb ist für die operative Umsetzung des Einkaufs zuständig: die Erstellung und Nachverfolgung von Bestellungen, das Onboarding und die Koordination von Lieferanten, die Bearbeitung von Bestellanforderungen sowie die Sicherstellung der Richtigkeit von Beschaffungsdaten und Ausgabenaufzeichnungen. Strategische Beschaffungsentscheidungen können weiterhin in der Verantwortung der Geschäftsleitung liegen, bis das Team bereit ist, diese Aufgaben zu übernehmen.
Wie hoch sind die Personalkosten im Beschaffungswesen in Indien im Vergleich zu Australien?
Beschaffungsmitarbeiter in Indien kosten in der Regel nur einen Bruchteil dessen, was ihre australischen Kollegen kosten. Die Jahresgehälter von Mitarbeitern liegen oft zwischen 5.500 und 11.000 AUD, die von Fachkräften zwischen 11.000 und 25.000 AUD, während sie in Australien bei etwa 73.000 bis 120.000 AUD liegen. Die Zahlen variieren je nach Erfahrung und Fachgebiet.
Kann ein australisches Unternehmen in Indien Mitarbeiter für den Einkauf einstellen, ohne dort eine Niederlassung zu unterhalten?
Ja. Die meisten australischen Start-ups nutzen einen „Employer of Record“, der in Indien als rechtlicher Arbeitgeber fungiert, während die Mitarbeiter für das australische Unternehmen tätig sind. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, eine lokale Gesellschaft zu gründen, und die Abwicklung der Lohnabrechnung, der Steuern sowie der Compliance auf indischer Seite wird abgedeckt.
Welche Beschaffungsaufgaben sollten als Erstes nach Indien verlagert werden?
Beginnen Sie mit transaktionsbezogenen, regelbasierten Aufgaben wie der Verwaltung von Bestellungen, der Koordination mit Lieferanten und der Pflege der Beschaffungsdaten. Erweitern Sie die Aufgaben um Unterstützung bei der Beschaffung und bei Verhandlungen, sobald das Team in Indien sich mit Ihren Lieferanten, Systemen und Genehmigungsabläufen vertraut gemacht und Ihr Vertrauen gewonnen hat.
Stellen die Zeitzonen in Australien und Indien ein Problem für die Beschaffung dar?
Nein. Indien liegt nur viereinhalb bis fünfeinhalb Stunden hinter Australien, sodass sich die Arbeitszeiten der Teams über den größten Teil des Arbeitstages hinweg überschneiden. Die Genehmigung von Bestellungen und die Klärung von Lieferantenanfragen erfolgen noch am selben Tag, und dringende Beschaffungsanfragen müssen nicht bis zum nächsten Tag warten.
Welche Systeme sollten Mitarbeiter im Beschaffungswesen in Indien kennen?
Sie sollten über praktische Erfahrung im Beschaffungswesen oder mit ERP-Plattformen wie SAP, Oracle oder Coupa sowie über fundierte Kenntnisse im Umgang mit Tabellenkalkulationsprogrammen verfügen. Ein Verständnis der Arbeitsabläufe von der Bestellung bis zur Zahlung sowie klare schriftliche Englischkenntnisse für die Koordination mit Lieferanten sind ebenso wichtig.
Wie viele Mitarbeiter im Beschaffungswesen benötigen Sie für den Start in Indien?
Die meisten Start-ups beginnen mit einem Beschaffungsmitarbeiter, der sich um Bestellungen, die Koordination mit Lieferanten und die Datenpflege kümmert. Mit steigendem Einkaufsvolumen oder einer wachsenden Anzahl von Lieferanten wird das Team um Spezialisten erweitert und schließlich um einen Leiter ergänzt, der für die Beschaffung verantwortlich ist und das Team leitet.
Related Blogs
Ready to build your India team?
Tell us who you're looking to hire. We'll walk you through exactly how the setup works for your company, your timeline, and your budget.
