Ein Leitfaden für US-Unternehmen, die Mitarbeiter in Indien einstellen

Wenn Sie ein Gründer, CFO oder Personalverantwortlicher in den USA sind, der bereits den richtigen Kandidaten gefunden hat und nun wissen möchte, wie es weitergeht, erfahren Sie hier, was diesen Artikel von anderen unterscheidet.

Sie erhalten konkrete Grenzwerte für Die Wahl zwischen einem EOR, einer eigenen Gesellschaft oder einem Auftragnehmer (mit den tatsächlichen Mitarbeiterzahlen und Budgetangaben).

Sie erhalten den sechsstufigen Prozess vom Angebot bis zur Auszahlung des ersten Gehaltsschecks in der richtigen Reihenfolge. Und Sie erhalten die Informationen zur Compliance (W-8BEN, Verrechnungspreise, DTAA), die in fast jedem anderen Leitfaden ausgelassen werden, obwohl genau hier US-Unternehmen tatsächlich Probleme bekommen.

Keine langatmigen Erklärungen darüber, warum Indien so viele Talente hervorbringt. Das wissen Sie bereits.

Kommen wir nun zu dem, worauf es ankommt.

Darf ein US-amerikanisches Unternehmen rechtmäßig jemanden in Indien einstellen?

Ja, ein US-Unternehmen kann rechtmäßig jemanden in Indien einstellen, jedoch nicht auf dieselbe Weise, wie man jemanden in Texas oder Kalifornien einstellen würde. Sie können einen indischen Arbeitnehmer nicht auf einer US-W-2-Lohnliste führen.

Die Arbeit wird in Indien ausgeführt, was bedeutet, dass das indische Arbeitsrecht gilt und die Person über eine von der indischen Regierung anerkannte Struktur in INR bezahlt werden muss.

Damit stehen Ihnen drei konforme Möglichkeiten zur Verfügung:

• Gründen Sie Ihre eigene indische Gesellschaft (in der Regel eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung oder eine Zweigniederlassung)
• Verwenden Sie ein Employer of Record (EOR) der in Ihrem Namen als rechtlicher Arbeitgeber auftritt
• Beauftragen Sie die Person als freiberuflichen Mitarbeiter für echte, projektbezogene Tätigkeiten

Die meisten US-Unternehmen, die Mitarbeiter in Indien einstellen, geraten in Schwierigkeiten, wenn sie diese Schritte überspringen und das Geld direkt von ihrer US-Gehaltsabrechnung überweisen.

Es erzeugt Betriebsstätte Dies birgt Risiken für die Muttergesellschaft und lässt gesetzliche Verpflichtungen wie die Einbehaltung der Quellensteuer, die Einzahlung in die Vorsorgekasse und die Zahlung von Abfindungen gemäß dem indischen Arbeitsrecht außer Acht.

Welche drei rechtlichen Möglichkeiten gibt es in Indien, Mitarbeiter einzustellen?

Es gibt drei legale Möglichkeiten für US-Unternehmen, Mitarbeiter in Indien einstellen: die Gründung einer eigenen indischen Gesellschaft, die Beauftragung eines „Employer of Record“ (EOR) oder die Beauftragung der Person als unabhängiger Auftragnehmer.

Jede davon passt zu einer anderen Phase Ihrer Geschäftstätigkeit in Indien:

1. Gründung einer indischen Tochtergesellschaft

Dies ist eine langfristige Strategie. Die meisten ausländischen Unternehmen gründen eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung gemäß dem Companies Act von 2013, wobei auch die Gründung einer Zweigniederlassung oder einer LLP möglich ist.

• Am besten geeignet für: Unternehmen mit mehr als 15 Mitarbeitern, langfristige Präsenz in Indien und die Absicht, indischen Kunden Rechnungen in INR zu stellen.
• Dauer: Etwa 3 bis 5 Wochen allein für die Ausstellung der Gründungsurkunde, wenn ausländische Dokumente vorliegen, und 3 bis 6 Monate, bis das Unternehmen mit den Registrierungen für PAN, TAN, GST, EPF und ESI sowie einem lokalen Bankkonto voll funktionsfähig ist.
• Kosten: 15.000 bis 50.000 US-Dollar für Gründungskosten und Honorare, zuzüglich laufender Kosten für Wirtschaftsprüfung, ROC-Einreichungen und Compliance. Außerdem benötigen Sie mindestens einen ansässigen Geschäftsführer und einen eingetragenen Firmensitz in Indien.

2. Einsatz eines „Employer of Record“ (EOR)

Die EOR ist formal gesehen der rechtliche Arbeitgeber, während Sie die volle operative Kontrolle über die Arbeit behalten.

• Am besten geeignet für: 1 bis 50 Neueinstellungen, schnelle Angebotserstellung, Markttests.
• Dauer: 24 Stunden bis zu einigen Tagen, da der Anbieter bereits über alle arbeits- und steuerrechtlichen Registrierungen verfügt.
• Kosten: 99 bis 399 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat bei in Indien ansässigen EOR-Anbietern (z. B. Wisemonk) oder 399 bis 699 US-Dollar über globale Plattformen (z. B. Deel, Remote), zusätzlich zum Gehalt und den gesetzlichen Abgaben wie EPF (12 % Arbeitgeberanteil) und ESI.

3. Beauftragung eines selbstständiger Auftragnehmer

Am besten geeignet für echte Projektarbeit mit klar definierten Ergebnissen, festen Zeitplänen und für Personen, die mehrere Kunden betreuen.

Wenn Sie es für Vollzeitstellen nutzen, können Sie mit folgenden Zahlen rechnen Strafen wegen falscher Einstufung, dazu kommt eine weniger umfassende Übertragung von geistigem Eigentum als bei einem Arbeitsverhältnis.

Wie entscheiden Sie sich zwischen EOR, Unternehmen und Auftragnehmer?

Das richtige Einstellungsmodell hängt von vier Faktoren ab: Personalbedarf, Zeitplan, Budget und Risikobereitschaft.

Hier ist der Rahmen, den ich einem US-Gründer als Leitfaden an die Hand geben würde:

• Regel zur Personalstärke: Wenn Sie in den nächsten 12 bis 18 Monaten 1 bis 20 Mitarbeiter in Indien einstellen, ist ein EOR fast immer die richtige Entscheidung. Sobald die Zahl der langfristigen Mitarbeiter 20 bis 25 übersteigt, spricht die Kostenrechnung eher für eine eigene Gesellschaft, da die EOR-Gebühr pro Mitarbeiter während die Kosten für die einzelnen Einheiten weitgehend feststehen.
• Regel zur Zeitleiste: Müssen Sie diesen Monat ein Stellenangebot unterbreiten? Dann ist EOR Ihre einzige realistische Option. Das Onboarding des ersten Mitarbeiters bei einer neu gegründeten lokalen Gesellschaft dauert 3 bis 6 Monate, wenn man die Gründung, die Beantragung der PAN- und TAN-Nummern, die Anmeldung bei EPF und ESI sowie die Eröffnung eines lokalen Bankkontos mit einberechnet.
• Haushaltsregel: Die Gründung einer Tochtergesellschaft kostet zwischen 15.000 und 50.000 US-Dollar im Voraus, zuzüglich jährlicher Wirtschaftsprüfung, Eintragungen beim ROC und eines ansässigen Geschäftsführers. Bei EOR handelt es sich um eine monatliche Pauschalgebühr pro Mitarbeiter ohne feste Gemeinkosten, sodass der Cash-Burn vorhersehbar bleibt, während Sie die These der Personalbeschaffung in Indien noch unter Beweis stellen.
• Risikotoleranz: Freiberufler eignen sich nur für echte Projektarbeit mit klar definierten Leistungen. Sobald die Tätigkeit den Anschein eines Arbeitsverhältnisses hat (feste Arbeitszeiten, Ausschließlichkeit, eigene Ausrüstung, eigene Weisungen), Indisches Arbeitsrecht behandelt es als ein Ganzes, und die rückwirkenden gesetzlichen Verpflichtungen fallen auf Sie zurück.

Eine kurze Faustregel:

• 1 bis 20 Neueinstellungen, es muss zügig gehen: EOR.
• Über 20 Festanstellungen – Indien spielt eine zentrale Rolle in Ihrer Strategie: eigene Niederlassung.
• Ein konkretes Ergebnis, begrenzter Umfang, Lieferantenbeziehung: Auftragnehmer.

Wie sieht der schrittweise Ablauf für Ihre erste vorschriftsmäßige Einstellung aus?

Hier ist der konkrete Ablauf, den ich einem US-Gründer Schritt für Schritt erläutern würde – von der Identifizierung eines Kandidaten bis zur Auszahlung des ersten Gehalts:

Schritt 1: Ordnen Sie die Rolle korrekt zu

Handelt es sich um einen Festangestellten mit festen Arbeitszeiten, einem ausschließlichen Arbeitsverhältnis und unter Ihrer Leitung oder um einen Auftragnehmer, der an einem bestimmten Projekt mit seinen eigenen Arbeitsmitteln und für andere Kunden arbeitet?

Wenn Sie hier einen Fehler machen, drohen Ihnen vom ersten Tag an Strafen wegen falscher Einstufung. Den indischen Behörden ist wichtig, wie die Person tatsächlich arbeitet, und nicht, wie sie im Vertrag bezeichnet wird.

Schritt 2: Wählen Sie die Rechtsform anhand des oben genannten Rahmens aus

EOR für schnelle Abwicklung und geringe Personalstärke, eine eigene indische Gesellschaft für Skalierbarkeit, Leiharbeitnehmer ausschließlich für echte Projektarbeit.

Schritt 3: Erstellen Sie einen Arbeitsvertrag, der den indischen Vorschriften entspricht

Gehalt in INR, Kündigungsfrist (in der Regel 30 bis 90 Tage für Angestelltenpositionen), gesetzliche Leistungen, Urlaubsansprüche, Klausel zur Übertragung geistigen Eigentums, Geheimhaltungspflicht und Abwerbeverbot. Ein in Word eingefügtes US-Angebotsschreiben ist nicht rechtswirksam.

Schritt 4: Einrichtung der Lohnabrechnung und der gesetzlich vorgeschriebenen Buchführung

TDS-Einbehaltung gemäß dem Einkommensteuergesetz, Arbeitgeberbeitrag zur EPF in Höhe von 12 %, Beitrag zur ESI in Höhe von 3,25 %, sofern das Grundgehalt des Arbeitnehmers unter dem Schwellenwert liegt, Ansammlung von Abfindungsansprüchen sowie Gewerbesteuer, sofern dies vom jeweiligen Bundesstaat vorgeschrieben ist.

Benötigen Sie Hilfe bei der Einrichtung der Lohnabrechnung in Indien? Schauen Sie sich das an Wisemonk Lohnbuchhaltung

Schritt 5: Erledigen Sie die Formalitäten auf US-amerikanischer Seite.

Fordern Sie von einem ausländischen Auftragnehmer das Formular W-8BEN oder von einer ausländischen juristischen Person das Formular W-8BEN-E an, um den Status als ausländische Person zu bestätigen. In der Regel stellen Sie kein Formular 1099-NEC für eine nicht in den USA ansässige Person aus, die alle Dienstleistungen außerhalb der USA erbringt.

Wenn Sie eine indische Tochtergesellschaft gegründet haben, dokumentieren Sie die Verrechnungspreise zwischen der US-Muttergesellschaft und der Tochtergesellschaft nach dem Fremdvergleichsgrundsatz.

Schritt 6: Onboarding und erste Gehaltsabrechnung in INR durchführen

Bezahlen Sie über den EOR oder Ihre lokale Niederlassung; überweisen Sie niemals direkt von der US-Lohnabrechnung auf ein privates indisches Bankkonto.

Weiterlesen: Lohn- und Gehaltsabrechnung in Indien: Ein umfassender Leitfaden für US-Unternehmen

Was sind die größten rechtlichen Risiken für US-Unternehmen?

Aufgrund unserer Erfahrungen in der Zusammenarbeit mit US-Unternehmen, die in Indien Personal einstellen, tauchen vier Risiken immer wieder auf, wobei drei davon auf der US-Seite liegen – genau dort, wo die meisten Ratgeber zu diesem Thema schweigen.

1. Risiko im Zusammenhang mit einer Betriebsstätte (PE): Wenn Sie einen indischen Mitarbeiter wie einen Angestellten anweisen, ihn jedoch als Auftragnehmer bezahlen oder das Geld direkt von der US-Lohnabrechnung überweisen, können die indischen Steuerbehörden argumentieren, dass Ihre US-Muttergesellschaft eine „feste Geschäftseinrichtung“ in Indien unterhält. Sobald dies auffällt, wird das Indien zuzurechnende Einkommen der Muttergesellschaft in Indien steuerpflichtig, und es drohen Ihnen nachträgliche Steuerbescheide zuzüglich Zinsen.
2. Falsche Einstufung von Arbeitnehmern: Die indischen Behörden wenden den Grundsatz „Inhalt vor Form“ an. Ausschließlichkeit, feste Arbeitszeiten, die Nutzung Ihres Laptops, tägliche Standup-Meetings und Bewertungszyklen deuten allesamt auf ein Arbeitsverhältnis hin, unabhängig davon, was im Vertrag steht. Das Risiko von Strafen ist real: rückwirkende EPF- und ESI-Beiträge, Abfindungen zuzüglich Zinsen sowie eine mögliche Strafverfolgung gemäß dem EPF and Miscellaneous Provisions Act von 1952.
3. Verrechnungspreise auf US-amerikanischer Seite: Wenn Sie eine indische Tochtergesellschaft gründen, die Dienstleistungen für die US-Muttergesellschaft erbringt, erwartet die US-Steuerbehörde IRS gemäß Section 482 eine konzerninterne Preisgestaltung zu marktüblichen Konditionen. Bei IT- und Backoffice-Dienstleistungen sind Kostenaufschläge im Bereich von 12 % bis 18 % üblich. Wenn Sie hier Fehler machen, sehen Sie sich einerseits einer Prüfung durch den IRS und andererseits einer Verrechnungspreisprüfung durch die indischen Behörden gegenüber.
4. Funktionsweise des DTAA: Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen den USA und Indien verhindert, dass ein und dasselbe Einkommen doppelt besteuert wird, doch dies geschieht nicht automatisch. Ausländische Auftragnehmer müssen in Indien eine Bescheinigung über den steuerlichen Wohnsitz sowie das Formular 10F einreichen, und in den USA muss ein gültiges W-8BEN-Formular vorliegen. Wenn Sie den Papierkram nicht erledigen, entfällt die Steuerbefreiung gemäß dem Abkommen.

Wie unterstützt Wisemonk US-Unternehmen dabei, Mitarbeiter in Indien vorschriftsmäßig einzustellen?

Wisemonk stammt aus Indien EOR Eine Plattform, die speziell für ausländische Unternehmen entwickelt wurde, die in Indien Personal einstellen, und keine globale Plattform mit einem Zusatzmodul für Indien.

Wisemonk EOR Wir treten über unsere eigene eingetragene Gesellschaft als rechtlicher Arbeitgeber auf, kümmern uns umfassend um die Abwicklung von TDS, EPF, ESI, Abfindungen und gesetzlich vorgeschriebenen Meldungen und ermöglichen Ihrem Team dabei die volle operative Kontrolle über die eigentliche Arbeit.

Einige wichtige Zahlen: Wir haben bisher mehr als 2.000 Mitarbeiter in ganz Indien betreut, Gehaltsabrechnungen im Wert von über 20 Millionen US-Dollar abgewickelt und mehr als 300 internationale Unternehmen unterstützt.

Das Onboarding dauert 24 bis 48 Stunden, die Preisgestaltung ist transparent (keine Währungsrisiken oder versteckten Einrichtungsgebühren), und das Modell ist so konzipiert, dass das PE-Risiko und das Risiko einer falschen Einstufung vom ersten Tag an ausgeschlossen sind.

Sollten Sie sich später dazu entschließen, eine eigene Niederlassung in Indien zu gründen, unterstützen wir Sie dabei, das Team nahtlos zu übernehmen.