Guía para empresas estadounidenses que contratan a empleados en la India

Si es usted fundador, director financiero o responsable de recursos humanos en EE. UU. y ya ha encontrado al candidato, pero necesita saber qué pasos seguir a continuación, esto es lo que distingue a este artículo.

Se establecen umbrales concretos para elegir entre una EOR, su propia entidad o un contratista (con cifras reales de plantilla y presupuesto).

Se explica el proceso de seis pasos, desde la oferta hasta el cobro de la primera nómina, en orden. Además, se aborda el aspecto de Compliance en Estados Unidos (formulario W-8BEN, precios de transferencia, DTAA), que casi todas las demás guías omiten, a pesar de que es precisamente ahí donde las empresas estadounidenses suelen tener problemas.

No voy a andarme con rodeos sobre por qué la India cuenta con un gran talento. Eso ya lo sabe usted.

Pasemos a lo que realmente importa.

¿Puede una empresa estadounidense contratar legalmente a alguien en la India?

Sí, una empresa estadounidense puede contratar legalmente a alguien en la India, pero no de la misma forma que se contrataría a alguien en Texas o California. No se puede incluir a un trabajador indio en una nómina estadounidense con el formulario W-2.

El trabajo se está realizando en la India, lo que significa que se aplica la legislación laboral india, y a la persona se le debe pagar en INR a través de un sistema reconocido por el Gobierno indio.

Esto le deja tres opciones que cumplen con los requisitos:

• Constituya su propia entidad en la India (normalmente, una sociedad de responsabilidad limitada o una sucursal)
• Utilice un Employer of Record (EOR) que actúa como su empleador legal en su nombre
• Contrate a la persona como colaborador autónomo para realizar un trabajo real y específico para un proyecto

La mayoría de las empresas estadounidenses que contratan a empleados en la India se meten en problemas precisamente al omitir estos pasos y realizar las transferencias directamente desde su nómina en EE. UU.

Esto genera Establecimiento permanente supone un riesgo para la empresa matriz y hace caso omiso de obligaciones legales como la retención en origen (TDS), el fondo de previsión y la indemnización por antigüedad, previstas en la legislación laboral india.

¿Cuáles son las tres vías legales para contratar personal en la India?

Existen tres formas legales en que las empresas estadounidenses contratar empleados en la India: constituir su propia entidad en la India, recurrir a un Employer of Record (EOR) o contratar a la persona como autónomo.

Cada una de ellas se adapta a una etapa diferente de su presencia en la India:

1. Constitución de una filial en la India

Esta es la estrategia a largo plazo. La mayoría de las empresas extranjeras constituyen una sociedad de responsabilidad limitada con arreglo a la Ley de Sociedades de 2013, aunque también es posible establecer una sucursal o una sociedad de responsabilidad limitada (LLP).

• Ideal para: más de 15 contrataciones, presencia a largo plazo en la India y planes de facturar a clientes indios en INR.
• Plazo: entre 3 y 5 semanas aproximadamente solo para obtener el certificado de constitución cuando se trata de documentos extranjeros, y entre 3 y 6 meses para estar plenamente operativo con los registros de PAN, TAN, GST, EPF y ESI, así como con una cuenta bancaria local.
• Coste: entre 15 000 y 50 000 dólares en concepto de gastos de constitución y honorarios profesionales, además de los gastos de auditoría periódica, presentación de documentos ante el ROC y gastos generales de Compliance. Asimismo, se requiere al menos un consejero residente y un domicilio social en la India.

2. Recurrir a un «Employer of Record» (EOR)

La EOR es, sobre el papel, el empleador legal, mientras que usted mantiene el control operativo total sobre el trabajo.

• Ideal para: de 1 a 50 contrataciones, plazos de oferta rápidos, sondear el mercado.
• Plazo: entre 24 horas y unos días, ya que el proveedor ya dispone de todas las altas laborales y fiscales.
• Coste: entre 99 y 399 dólares por empleado al mes con proveedores de servicios de EOR con sede en la India (p. ej., Wisemonk), o entre 399 y 699 dólares a través de plataformas internacionales (por ejemplo, Deel, Remote), además del salario y las cotizaciones obligatorias como el EPF (contribución del empleador del 12 %) y el ESI.

3. Contratar a un contratista independiente

Es más recomendable utilizarlo para proyectos reales con resultados concretos, plazos fijos y en los que se preste servicio a varios clientes.

Si lo utiliza para puestos a tiempo completo, se enfrentará a sanciones por clasificación errónea, además de que la cesión de derechos de propiedad intelectual es menos sólida que la que le ofrece una relación laboral.

¿Cómo se decide entre EOR, entidad y contratista?

El modelo de contratación adecuado se reduce a cuatro aspectos: plantilla, plazos, presupuesto y tolerancia al riesgo.

Este es el marco de trabajo que le explicaría a un fundador estadounidense:

• Norma relativa al número de empleados: Si tiene previsto contratar entre 1 y 20 personas en la India durante los próximos 12 a 18 meses, recurrir a un proveedor de servicios de empleador por cuenta ajena (EOR) suele ser, casi siempre, la decisión más acertada. Una vez que supere los 20 a 25 empleados con contrato a largo plazo, la balanza empieza a inclinarse a favor de crear su propia entidad, ya que el tarifa de EOR por empleado los compuestos, mientras que los costes de las entidades son, en gran medida, fijos.
• Regla de la línea temporal: ¿Necesita hacer una oferta este mes? El EOR es su única opción realista. Una nueva entidad local tardará entre 3 y 6 meses en completar el Onboarding de su primer empleado, una vez que se tengan en cuenta la constitución de la sociedad, el PAN, el TAN, el EPF, el ESI y la apertura de una cuenta bancaria local.
• Norma presupuestaria: La constitución de una filial supone un coste inicial de entre 15 000 y 50 000 dólares, además de la auditoría anual, los trámites ante el Registro Mercantil (ROC) y la designación de un consejero residente. El servicio EOR consiste en una cuota mensual fija por empleado sin gastos generales fijos, por lo que el gasto de efectivo se mantiene predecible mientras se comprueba la viabilidad de la estrategia de contratación en la India.
• Tolerancia al riesgo: Los contratistas independientes solo son adecuados para proyectos reales con resultados concretos bien definidos. En el momento en que la función se asemeje a una relación laboral (horario fijo, exclusividad, uso de su propio equipo, recepción de instrucciones), Legislación laboral de la India lo considera como tal, y las obligaciones legales con carácter retroactivo recaen sobre usted.

Una regla general rápida:

• De 1 a 20 contrataciones, hay que actuar con rapidez: EOR.
• Más de 20 contrataciones a largo plazo; la India es un elemento clave de su plan de desarrollo: entidad propia.
• Un resultado concreto, un alcance definido, una relación con el proveedor: contratista.

¿Cuál es el proceso paso a paso para realizar su primera contratación conforme a la normativa?

A continuación le expongo el proceso concreto que seguiría con un fundador estadounidense, desde la selección del candidato hasta el cobro de su primera nómina:

Paso 1: Clasifique correctamente el rol

¿Se trata de un empleado a tiempo completo con horario fijo, una relación laboral exclusiva y bajo su dirección, o de un colaborador externo que trabaja en un proyecto concreto con sus propias herramientas y que tiene otros clientes?

Si se equivoca en este aspecto, se expone a sanciones por clasificación errónea desde el primer día. A las autoridades indias les importa cómo trabaja realmente la persona, no cómo se la denomine en su contrato.

Paso 2: Elija la forma jurídica basándose en el marco anterior

EOR para agilizar los procesos y reducir la plantilla; su propia entidad en la India para ganar en escala; y contratistas únicamente para trabajos de proyecto reales.

Paso 3: Redactar un contrato de trabajo que cumpla con la normativa india

Salario en INR, plazo de preaviso (normalmente de 30 a 90 días para puestos de oficina), prestaciones legales, derechos de vacaciones, cláusula de cesión de propiedad intelectual, confidencialidad y cláusula de no captación. Una carta de oferta estadounidense pegada en Word no tendrá validez.

Paso 4: Configurar la nómina y las cuentas obligatorias

Retención del TDS en virtud de la Ley del Impuesto sobre la Renta, contribución del empleador al Fondo de Previsión de Empleados (EPF) del 12 %, contribución al Seguro de Empleo (ESI) del 3,25 % si el salario base del empleado se encuentra por debajo del umbral establecido, acumulación de la indemnización por antigüedad y impuesto profesional cuando el estado así lo exija.

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Paso 5: Tramitar la documentación correspondiente en Estados Unidos.

Solicite el formulario W-8BEN a un contratista extranjero o el W-8BEN-E a una entidad extranjera para certificar su condición de extranjero. Por lo general, no se emite un formulario 1099-NEC para una persona no estadounidense que preste todos sus servicios fuera de los Estados Unidos.

Si ha constituido una filial en la India, documente los precios de transferencia entre la sociedad matriz estadounidense y la filial en condiciones de plena competencia.

Paso 6: Onboarding del empleado y procesar la primera nómina en INR

Realice el pago a través del EOR o de su entidad local; nunca realice una transferencia desde la nómina de EE. UU. directamente a una cuenta bancaria personal en la India.

Más información: Nómina en la India: guía completa para empresas estadounidenses

¿Cuáles son los principales riesgos jurídicos a los que se enfrentan las empresas estadounidenses?

A juzgar por nuestra experiencia trabajando con empresas estadounidenses que contratan personal en la India, hay cuatro riesgos que se repiten con frecuencia, y tres de ellos se sitúan en el lado estadounidense, que es precisamente donde la mayoría de las guías guardan silencio.

1. Exposición por establecimiento permanente (EP): Si dirige a un trabajador indio como si fuera un empleado, pero le paga como si fuera un contratista o le transfiere el dinero directamente desde la nómina de EE. UU., las autoridades fiscales indias pueden argumentar que su empresa matriz estadounidense tiene un «establecimiento permanente» en la India. Una vez que se active esta alerta, los ingresos de la empresa matriz atribuibles a la India pasarán a estar sujetos a tributación en ese país, lo que supondrá liquidaciones tributarias retroactivas más intereses.
2. Clasificación errónea de los trabajadores: Las autoridades indias aplican el criterio de «el fondo sobre la forma». La exclusividad, el horario fijo, el uso de su ordenador portátil, las reuniones diarias y los ciclos de revisión son indicios de una relación laboral, independientemente de lo que establezca el contrato. El riesgo de sanciones es real: cotizaciones atrasadas al Fondo de Previsión de Empleados (EPF) y al Seguro Social de Empleados (ESI), indemnización por cese, más intereses, además de un posible proceso judicial en virtud de la Ley del Fondo de Previsión de Empleados y Disposiciones Varias de 1952.
3. Precios de transferencia en Estados Unidos: Si constituye una filial en la India que presta servicios a la empresa matriz estadounidense, el IRS espera que los precios entre empresas se fijen en condiciones de plena competencia, de conformidad con el artículo 482. Los márgenes de beneficio sobre el coste, situados entre el 12 % y el 18 %, son habituales en los servicios de TI y de administración. Si no se gestiona adecuadamente, se enfrentará, por un lado, al escrutinio del IRS y, por otro, a las inspecciones sobre precios de transferencia de las autoridades indias.
4. Mecánica del DTAA: El Convenio para evitar la doble imposición entre EE. UU. y la India impide que los mismos ingresos se graven dos veces, pero esta exención no es automática. Los contratistas extranjeros deben presentar un certificado de residencia fiscal y el formulario 10F en la India, y usted debe tener un formulario W-8BEN válido registrado en EE. UU. Si omite estos trámites, perderá el beneficio del convenio.

¿De qué manera ayuda Wisemonk a las empresas estadounidenses a contratar personal en la India respetando la normativa?

Wisemonk es originario de la India EOR una plataforma creada específicamente para empresas extranjeras que contratan personal en la India, y no una plataforma global con un complemento para la India.

Wisemonk EOR Actuaremos como empleador legal a través de nuestra propia entidad registrada, gestionaremos de principio a fin el TDS, el EPF, el ESI, la indemnización por antigüedad y las declaraciones reglamentarias, y permitiremos que su equipo mantenga el control funcional total sobre el trabajo en sí.

Algunas cifras significativas: hasta la fecha, hemos gestionado a más de 2.000 empleados en toda la India, hemos tramitado más de 20 millones de dólares en nóminas y hemos prestado apoyo a más de 300 empresas internacionales.

El Onboarding se lleva a cabo en un plazo de entre 24 y 48 horas, la tarificación es fija (sin sorpresas cambiarias ni comisiones ocultas de alta), y el modelo está diseñado para eliminar la exposición al capital riesgo y el riesgo de clasificación errónea desde el primer día.

Si más adelante decide crear su propia entidad en la India, le ayudaremos a llevar a cabo la transición del equipo sin perder la continuidad.