- Das Outsourcing des RCM-Prozesses ist am sinnvollsten, wenn Ihre Inkassokosten 4 Prozent übersteigen, Sie mit chronischem Personalmangel zu kämpfen haben oder die Ablehnungsquote die 10-Prozent-Marke überschritten hat. Unterhalb dieser Schwellenwerte ist die interne Abwicklung oft kostengünstiger, wenn Sie alle Faktoren in die Berechnung einbeziehen.
- Die prozentuale Vergütung auf Basis der eingezogenen Beträge scheint angemessen, begünstigt jedoch strukturell Anbieter bei Forderungen mit hohem Wert. Ermitteln Sie zunächst Ihre Gesamtkosten für den Einzug und vergleichen Sie die Angebote der Anbieter anschließend mit diesem Wert – nicht mit einem Nennsatz.
- Die größten Risiken beim Outsourcing sind die Bindung an einen Anbieter, Sicherheitslücken bei den Daten und der Verlust von Prozesswissen. Alle drei Risiken lassen sich vertraglich bewältigen, wenn Sie vor der Unterzeichnung Ausstiegsklauseln, Bestimmungen zur Vertraulichkeitsvereinbarung (BAA) und KPI-Verpflichtungen aushandeln.
- Eine dritte Option, die die meisten Käufer übersehen: der Aufbau eines eigenen Offshore-Abrechnungsteams über einen „Employer of Record“ (EOR). Sie haben die Kontrolle über die Arbeitsabläufe und die Mitarbeiter. Der EOR kümmert sich um die Beschäftigungsverhältnisse, die Gehaltsabrechnung und die Compliance, ohne dass eine Bindung an einen bestimmten Anbieter entsteht.
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Die Gewinnspannen sind gering, Abrechnungspersonal ist schwer zu finden und noch schwerer zu halten, und Ablehnungen schmälern die Einnahmen jedes Quartal ein wenig mehr. Irgendwann stehen die meisten Organisationen im Gesundheitswesen vor derselben Frage: Sollen wir den Abrechnungszyklus weiterhin intern abwickeln oder ihn einem Spezialisten übertragen?
Das Outsourcing des Revenue-Cycle-Managements hat sich mittlerweile etabliert. Doch nur weil es gängige Praxis ist, heißt das noch lange nicht, dass es für Sie das Richtige ist. Die eigentlichen Fragen lauten: Ist es für Ihre Organisation finanziell sinnvoll, nach welchem Modell und mit welchen versteckten Kosten ist dies verbunden?
Jeder Leitfaden zu diesem Thema wird von einem RCM-Anbieter veröffentlicht, der etwas zu verkaufen hat. Dieser hier zeigt die tatsächlichen Berechnungen, die Risiken, die Anbieter ausklammern, und die Fälle, in denen es die bessere Entscheidung ist, das RCM intern zu verwalten.
Was versteht man unter der Auslagerung des Revenue-Cycle-Managements?
Outsourcing Unter „Revenue-Cycle-Management“ versteht man die Beauftragung eines externen Anbieters mit der Abwicklung eines Teils oder der Gesamtheit Ihrer Revenue-Cycle-Abläufe – vom Zeitpunkt der Terminvereinbarung durch einen Patienten bis hin zum endgültigen Zahlungseingang. Dieser Umfang unterscheidet das Revenue-Cycle-Management vom Outsourcing der medizinischen Abrechnung, das sich lediglich auf die Bearbeitung von Leistungsanträgen und die Verbuchung von Zahlungen beschränkt.
RCM umfasst den gesamten finanziellen Lebenszyklus: Patientenregistrierung, Versicherungsprüfung, medizinische Kodierung, Einreichung von Leistungsanträgen, Bearbeitung von Ablehnungen und Inkasso bei Patienten.
Es gibt drei Bereitstellungsmodelle:
- Vollständiges Outsourcing: Der RCM-Anbieter ist für den gesamten Umsatzzyklus von Anfang bis Ende verantwortlich.
- Teilweises Outsourcing: Sie lagern bestimmte Aufgaben aus, wie beispielsweise das Ablehnungsmanagement oder die Bearbeitung überfälliger Forderungen.
- Hybrides Co-Sourcing: Ihre internen Teams und der Anbieter teilen sich den Entwicklungszyklus auf, wobei in der Regel das Frontend intern und das Backend extern abgewickelt wird.
Krankenhäuser, Ärztegruppen, Praxen für psychische Gesundheit, ambulante Zentren und Abrechnungsunternehmen nutzen diese Modelle. Welches Modell das richtige ist, hängt von Ihren Inkassokosten, Ihrer personellen Situation und Ihrer Bereitschaft zur Abhängigkeit von Anbietern ab.
Diese Entscheidung ist einer näheren Betrachtung wert, da der Druck, der Organisationen dazu veranlasst, sehr real ist.
Warum lagern Gesundheitsdienstleister derzeit das RCM aus?
Drei Faktoren belasten den Abrechnungszyklus gleichzeitig: sinkende Margen, ein Mangel an Fachkräften im Abrechnungsbereich und Kostenträger, die von Jahr zu Jahr aggressiver Leistungen ablehnen.
Die Zahlen sprechen für sich. Die operativen Margen der Krankenhäuser lagen zum Jahresende 2025 im Median bei lediglich 1,3 Prozent, wobei die Personalkosten und die Forderungsausfälle bis ins Jahr 2026 hinein weiter steigen. Was die Ablehnungsquoten betrifft, so sehen sich mittlerweile 41 Prozent der Leistungserbringer mit Ablehnungsquoten von 10 Prozent oder mehr konfrontiert – ein Anstieg gegenüber 30 Prozent im Jahr 2022 –, und 68 Prozent geben an, dass die Einreichung fehlerfreier Abrechnungen schwieriger sei als noch vor einem Jahr.
Die Personalbesetzung verschlimmert die Situation noch. Medizinische Kodierer sind die am schwierigsten zu besetzende Position im Umsatzzyklus, und 36 Prozent der Leiter medizinischer Praxisgemeinschaften planten für das Jahr 2025, einen Teil ihres Umsatzzyklus auszulagern oder zu automatisieren, wobei der Schwerpunkt auf Inkasso, Abrechnung und Kodierung lag.
Ein vierter Faktor kommt hinzu: RCM-Anbieter bieten mittlerweile Automatisierungs- und KI-Tools im Paket an, deren Anschaffung sich die meisten internen Teams allein nicht rechtfertigen können.
Keiner dieser Druckfaktoren ist vorübergehender Natur. Die Frage ist, welche Vorgehensweise zu Ihrem Unternehmen passt, und das beginnt damit, zu wissen, was tatsächlich ausgelagert werden kann.
RCM ist ein spezieller Aspekt eines umfassenderen Wandels – lesen Sie unseren Leitfaden zu Outsourcing von Finanzdienstleistungen.
Welche RCM-Funktionen können Sie auslagern?
Nahezu jede Aufgabe im Bereich des Revenue-Cycle-Managements lässt sich auslagern. Die praktische Frage lautet: Welche Aufgaben sollten ausgelagert werden und in welcher Reihenfolge?
| Bühne | Funktionen | Outsourcing-Passgenauigkeit |
|---|---|---|
| Frontend | Terminplanung, Patientenaufnahme, Versicherungsprüfung, Vorabgenehmigung, Anspruchsberechtigung | Mäßig: patientenorientiert, profitiert von lokaler Steuerung |
| In der Mitte des Zyklus | Leistungserfassung, medizinische Kodierung (ICD-10, CPT), Integrität der klinischen Dokumentation | Hoch: Zertifizierte Programmierer sind rar und im eigenen Unternehmen kostspielig |
| Backend | Einreichung von Leistungsanträgen, Bearbeitung von Ablehnungen, Verbuchung von Zahlungen, Nachverfolgung von Forderungen, Inkasso bei Patienten | Höchste Priorität: prozessintensiv, messbar, am einfachsten zu übertragen |
| Analytik | Berichterstattung, KPI-Dashboards, Trendanalysen zu Kostenträgern | In der Regel im Paket mit den Funktionen, die Sie auslagern |
Vollständiges End-to-End-Outsourcing im Vergleich zu funktionsspezifischem Outsourcing
„End-to-End“ bedeutet, dass der Anbieter den gesamten Zyklus abdeckt und Sie nur eine Geschäftsbeziehung sowie eine SLA verwalten. „Funktionsspezifisch“ (à la carte) bedeutet, dass Sie nur die Bereiche mit hohem Aufwand auslagern und den Rest selbst behalten. „End-to-End“ ist einfacher, „funktionsspezifisch“ ist sicherer.
Welche Funktionen werden als Erstes ausgelagert?
In den meisten Organisationen steht das Forderungsmanagement an erster Stelle, da dort die Lücke bei der internen Fachkompetenz am größten ist. Die Nachverfolgung überfälliger Forderungen und die komplexe Fachkodierung folgen dicht dahinter.
Was auch immer Sie auslagern, die nächste Frage lautet: Was wird Sie das kosten?
Wie viel kostet das Outsourcing des RCM im Jahr 2026?
Die meisten Anbieter geben einen Prozentsatz der eingezogenen Beträge an und belassen es dabei. Die Zahl, auf die es tatsächlich ankommt, ist die Inkassokostenquote: die gesamten RCM-Kosten geteilt durch die Gesamtsumme der von Patienten eingezogenen Beträge. Diese Formel erfasst alle Faktoren – Grundgebühren, Nachbearbeitung bei Ablehnungen, Zahlungsverzögerungen und Verwaltungsaufwand – und stellt die einzig faire Methode dar, um ausgelagerte gegen interne Lösungen zu vergleichen.
Der Branchen-Benchmark für die Inkassokosten liegt bei 2 bis 4 Prozent des Netto-Patientenerlöses, wobei Unternehmen in Schwierigkeiten Werte von über 8 Prozent erreichen. Interne Abteilungen liegen oft am oberen Ende der Skala, wenn man alle Kostenfaktoren vollständig einbezieht: Gehälter, Sozialleistungen, Softwarelizenzen, Schulungen, Zeitaufwand des Managements sowie die Fluktuation des Abrechnungspersonals, die bei einer kürzlich durchgeführten Benchmark-Studie bei 33 Prozent lag.
Vergleich der RCM-Preismodelle
| Preismodell | Typische Reichweite | Optimale Passform | Achten Sie auf |
|---|---|---|---|
| Prozentualer Anteil der eingegangenen Zahlungen | 4 bis 8 Prozent der Nettoeinnahmen, wobei komplexe Fachgebiete am oberen Ende dieser Spanne liegen | Die meisten Vorgehensweisen, aufeinander abgestimmte Anreize | Anbieter, die Forderungen mit geringem Betrag zurückstellen |
| Monatliche Pauschalgebühr | Feste Provision nach Volumenstufe | Planbare Budgets, einige Medicaid-Verträge | Fehlausrichtung der Anreize bei steigendem Volumen |
| Gebühr pro Schadensfall | Pauschalbetrag pro bearbeitetem Schadensfall | Abrechnung mit hohem Volumen und geringer Komplexität | Die Nachverfolgung von Ablehnungen wurde häufig nicht berücksichtigt |
| auf Vollzeitäquivalenten basierend | Monatlicher Satz pro fest zugewiesener Vollzeitkraft, häufig im Ausland | Unternehmen, die dedizierte Kapazitäten wünschen | Die Qualität hängt von der Reife Ihrer Prozesse ab |
| Hybrid | Pauschalgebühr für Routinearbeiten, prozentualer Anteil bei Ablehnungen und Außenstände | Portfolios mit gemischter Komplexität | Vertragskomplexität |
Versteckte Kosten, die im Budget berücksichtigt werden müssen
Einführungs- und Onboarding-Gebühren, die Integration in elektronische Patientenakten (EHR) und die Datenmigration, verschiedene Berichtsstufen für Prämien sowie Kündigungs- oder Ausstiegsgebühren. Der letzte Punkt ist von größter Bedeutung: Bei den Ausstiegskosten wird die Anbieterabhängigkeit monetarisiert.
Ein Angebot eines Anbieters ist ein Ausgangspunkt, kein Festpreis. Ermitteln Sie zunächst Ihre aktuellen Gesamtkosten für den Einzug, und vergleichen Sie diese anschließend.
Auch wenn die Zahlen für eine Auslagerung sprechen, gehen die Vorteile weit über die reinen Kosten hinaus.
Was sind die tatsächlichen Vorteile einer Auslagerung des Revenue-Cycle-Managements?
Das stichhaltige Argument für Outsourcing lautet nicht: „Anbieter machen alles besser.“ Vielmehr verändert ein spezialisierter Partner Ihre Kostenstruktur und schließt Kompetenzlücken, deren interne Behebung mit hohen Kosten verbunden wäre.
Die Vorteile, die einer genauen Prüfung standhalten:
- Fixkosten werden zu variablen Kosten: Bei der prozentualen Abrechnung Ihrer Inkassokosten skalieren Ihre RCM-Ausgaben mit dem Umsatz, anstatt in umsatzschwachen Monaten als Personalkosten anzufallen.
- Fachwissen ohne Festanstellung: Zertifizierte medizinische Kodierer, Spezialisten für Ablehnungsfälle und spezifisches Wissen über die einzelnen Kostenträger stehen Ihnen vom ersten Tag an zur Verfügung. Kein Einstellungsprozess, keine Einarbeitungsphase, keine Ersatzsuche, wenn jemand kündigt.
- Integrierte Skalierbarkeit: Übernahmen, neue Dienstleistungsbereiche und Auftragsspitzen werden durch die internen Ressourcen des Anbieters aufgefangen und nicht durch Ihre Stellenausschreibungen.
- Eine verbesserte Infrastruktur zur Ablehnung: spezialisierte Workflows für das Ablehnungsmanagement und Automatisierungstools, deren Anschaffung sich die meisten internen Teams für ein einzelnes Unternehmen nicht leisten können.
- Deutlich bessere Einziehung von Forderungen gegenüber Patienten: In einer Analyse von Crowe, die 931 Krankenhäuser umfasste, wurden bei ausgelagerten Abrechnungsprozessen 19,7 Prozent der Patientenzahlungen direkt bei der Leistungserbringung eingezogen, gegenüber 16,5 Prozent bei intern abgewickelten Abrechnungen; zudem wurde ein höherer Anteil der Selbstbeteiligungen nach Versicherungsleistung erzielt [Quelle: Crowe].
- Compliance-Bandbreite: Änderungen der Kostenträgerrichtlinien, Aktualisierungen der Kodierung und die Einhaltung der HIPAA-Vorgaben werden zum Tagesgeschäft des Anbieters und sind nicht mehr nur ein Nebenprojekt Ihres Teams.
Echte Vorteile, doch jedem einzelnen davon steht ein gleichwertiges Risiko gegenüber. Diese verdienen ebenso viel Beachtung.
Welche Risiken und Nachteile birgt die Auslagerung des RCM?
In den von Anbietern veröffentlichten Leitfäden wird dieser Abschnitt ausgeblendet. Wir werden dies nicht tun, da die Nachteile konkret und teilweise sogar messbar sind.
Die Crowe-Analyse, die bei der Auslagerung bessere Ergebnisse beim Einzug von Patientenforderungen feststellte, deckte auch die Kehrseite auf: Bei ausgelagerten Forderungsabwicklungsprozessen lag die endgültige Ablehnungsquote bei 2,56 Prozent gegenüber 1,65 Prozent bei der internen Abwicklung, und Krankenhäuser mussten im Durchschnitt 33 Tage länger auf den Einzug der Restbeträge der Patienten warten [Quelle: Crowe]. Durch das Outsourcing wird Geschwindigkeit und Präzision bei der Ablehnungsprüfung zugunsten der Kapazität geopfert.
Die Risiken, die bei der Gestaltung Ihres Vertrags berücksichtigt werden sollten:
- Risiken im Bereich der Datensicherheit: Der Ransomware-Angriff auf Change Healthcare im Februar 2024 legte die Bearbeitung von Leistungsabrechnungen für Gesundheitsdienstleister landesweit wochenlang lahm, zwang zur manuellen Einreichung von Leistungsabrechnungen und brachte viele Praxen an den Rand der Insolvenz [Quelle: HHS / AHA]. Die Sicherheitslage Ihres Anbieters ist nun Ihr Plan zur Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs.
- Kontrollverlust: Sobald Arbeitsabläufe, Informationen zu Kostenträgern und Patientendaten beim Anbieter gespeichert sind, beschränkt sich Ihre Transparenz auf das, was Ihnen dessen Berichtsebene anzeigt.
- Anbieterabhängigkeit: Das institutionelle Wissen wandert aus Ihrem Unternehmen ab. Die Rückverlagerung ins eigene Haus oder der Wechsel zu einem anderen Anbieter ist langwierig und kostspielig.
- Fehlausgerichtete Anreize: Anbieter, die auf Provisionsbasis arbeiten, verdienen denselben Betrag, unabhängig davon, ob Ihre Forderungen mit geringem Betrag eingetrieben oder abgeschrieben werden.
- Versteckte Gebühren: Einrichtungs-, Berichts- und Kündigungsgebühren, die im Grundtarif niemals ausgewiesen werden.
- Kommunikationsprobleme: Offshore-Produktionsteams ohne eine starke Führungsebene auf US-Seite führen bei Ausnahmen zu Verzögerungen bei der Bearbeitung.
Keines dieser Risiken ist ein Grund, niemals auszulagern. Sie sind Gründe dafür, bewusst auszulagern – und manchmal auch gar nicht.
Wann sollten Sie das RCM nicht auslagern?
Manchmal ist die beste Entscheidung beim RCM-Outsourcing ein „Nein“. Wenn Ihr interner Betrieb bereits gut funktioniert, verursacht ein Dienstleister zusätzliche Kosten und Risiken, ohne nennenswerte Mehreinnahmen zu generieren.
Lagern Sie keine Aufgaben aus, wenn:
- Ihre Inkassokosten entsprechen bereits dem Benchmark: Wenn Sie bei soliden KPIs 2 bis 4 Prozent des Nettoerlöses aus der Patientenversorgung einnehmen, ersetzt eine Anbietergebühr größtenteils Kosten, die Sie bereits optimiert haben.
- Ihr Spezialgebiet stützt sich auf die Beziehungen zu den Kostenträgern, für die Ihr Team verantwortlich ist: Mühsam gewonnene Kontakte zu Kostenträgern und Fachwissen im Bereich der Einspruchsverfahren verlieren in einem gemeinsamen Pod eines Anbieters an Bedeutung.
- Ihre Kostenträgerstruktur ist einfach: Modelle mit einem vorherrschenden Einzahler, mit Pauschalvergütung oder wertorientierten Vergütungsmodellen weisen eine geringe Komplexität bei den Leistungsansprüchen auf. Für einen Dienstleister gibt es weniger zu beheben.
- Sie befinden sich mitten in einem M&A-Prozess: Eine Integration erfordert eine einwandfreie Datenhoheit, und ein Anbieterwechsel im Rahmen einer Transaktion erhöht das Risiko um ein Vielfaches.
- Einen Lieferanten kann man nicht lenken: Die BAA-Überwachung, Sicherheitsüberprüfungen und die Durchsetzung von SLAs erfordern echte interne Kapazitäten. Ohne diese Kapazitäten lagern Sie nicht aus, sondern entziehen sich Ihrer Verantwortung.
- Abrechnungs- und klinische Arbeitsabläufe sind eng miteinander verknüpft: In Betrieben, in denen Mitarbeiter an der Rezeption und in der Abrechnung Probleme auf dem Flur klären, geht diese Verbindung zu einem externen Team verloren.
Sollten zwei oder mehr dieser Punkte auf Sie zutreffen, sollten Sie zunächst die internen Abläufe optimieren. Trifft keiner davon zu, lautet die nächste Frage: Welcher Anbieter kommt in Frage?
Wie wählen Sie den richtigen RCM-Outsourcing-Partner aus?
Bei der Auswahl des richtigen RCM-Anbieters geht es vor allem darum, sich nicht von einem ausgefeilten Verkaufsprozess blenden zu lassen. Führen Sie die Bewertung wie eine Beschaffungsabteilung durch, nicht wie das Publikum einer Produktdemo.
Beginnen Sie mit einer internen Bestandsaufnahme: Ihre Ablehnungsmuster, Ihre Kostenträgerstruktur, Ihre Inkassokosten sowie die konkreten Aufgabenbereiche, die Sie auslagern möchten. Sie können Anbieter nicht anhand von Anforderungen bewerten, die Sie nicht definiert haben.
Bewerten Sie anschließend jedes in die engere Wahl gekommene RCM-Unternehmen anhand folgender Kriterien:
- Spezialspiel: Nachweisbare Erfolge in Ihrem Fachgebiet und im Rahmen des Medicaid-Systems Ihres Bundesstaates, mit Referenzkunden ähnlicher Größe, die Sie tatsächlich kontaktieren können.
- Schriftliche Leistungszusagen: Vertragsgebundene Zielvorgaben für die Quote der fehlerfreien Forderungen, die Ablehnungsquote beim ersten Durchlauf, die Forderungslaufzeit und die Netto-Inkassoquote, verbunden mit Vertragsstrafen. Ein Anbieter, der sich nicht auf konkrete Zahlen festlegen will, sendet Ihnen damit ein deutliches Signal.
- Technologische Eignung: nahtlose Integration in Ihre elektronische Patientenakte und Ihre bestehenden Systeme, Automatisierung des Workflows bei Ablehnungen sowie Berichte, auf die Sie direkt zugreifen können, anstatt auf ein monatliches PDF warten zu müssen.
- Sicherheitslage: SOC 2 Typ II- oder HITRUST-Zertifizierung, bisherige Datenschutzvorfälle, BAA-Bedingungen, SLAs für die Meldung von Datenschutzvorfällen sowie die vollständige Offenlegung von Unterauftragsverarbeitern und Standorten im Ausland.
- Transparenz bei der Personalbesetzung: Wer Ihre Schadensfälle tatsächlich bearbeitet, wo diese bearbeitet werden, welche Schulungs- und Qualitätsprogramme dort durchgeführt werden und in welchem Umfang Ihnen eine Kundenbetreuung auf US-amerikanischer Seite zur Verfügung steht.
- Ausstiegsbedingungen: Datenübertragbarkeit, Umstellungsunterstützung und Kündigungsgebühren, die vor Vertragsunterzeichnung und nicht erst bei Vertragsverlängerung ausgehandelt werden.
Warnsignale bei Anbietern, bei denen Sie besser die Finger davon lassen sollten
Weigerung, sich schriftlich auf bestimmte KPIs festzulegen. Vage Antworten bezüglich der Auslagerung ins Ausland oder von Unterauftragsverarbeitern. Formulierungen zum Dateneigentum, die den Anbieter begünstigen. Keine Referenzen in Ihrem Fachgebiet. Preisgestaltung, die nur dann funktioniert, wenn Sie niemals nach Forderungen mit geringem Streitwert fragen.
Wählen Sie sorgfältig aus, und der Anbieter wird zu einem Teil Ihrer Infrastruktur. Wählen Sie unüberlegt aus, und Sie bekommen einen zweiten Job dazu: die Verwaltung dieser Anbieter.
Ein Teil dieser Bewertung besteht darin, zu entscheiden, wo das Team Ihres Anbieters untergebracht werden soll.
RCM an Land, in Küstennähe oder auf See: Welches Modell ist das richtige?
Jeder Anbieter preist die Regionen an, in denen er bereits tätig ist. Die ehrliche Antwort lautet, dass jedes Modell für eine andere Funktion und einen anderen Kontrollbedarf geeignet ist.
Wir haben über 300 Unternehmen beim Aufbau von Offshore-Teams unterstützt, über 2.000 Mitarbeiter beim Onboarding eingearbeitet und eine jährliche Lohnsumme von über 20 Millionen US-Dollar verwaltet – und dabei zeigt sich immer wieder dasselbe Muster: Standortentscheidungen scheitern, wenn sie ausschließlich auf der Grundlage der Kosten und nicht unter Berücksichtigung der funktionalen Eignung getroffen werden.
| Modell | Kostenniveau | Stärken | Abwägungen |
|---|---|---|---|
| Onshore (USA) | Höchster | Souveräner Umgang mit Kostenträgern, kulturelle Angepasstheit, ideal für das Inkasso im direkten Patientenkontakt | Am schwierigsten zu besetzen, höchste Fluktuationsgefahr |
| Nearshore (Lateinamerika) | Mitte | Überschneidungen der Zeitzonen, ausgeprägte Englischkenntnisse, wachsende RCM-Talentpools | Kleinere zertifizierte Programmierabteilung als in Offshore-Zentren |
| Offshore (Süd- und Südostasien) | Niedrigster | Umfangreiche, erfahrene Fachkräfte in den Bereichen Programmierung und Debitorenbuchhaltung, Bearbeitung rund um die Uhr | Es bedarf einer Ebene für Qualitätssicherung und Kundenbetreuung auf US-amerikanischer Seite |
Die meisten großen RCM-Anbieter betreiben stillschweigend ein Hybridmodell: Das Kundenmanagement erfolgt in den USA, während die Produktion offshore stattfindet. Oftmals erwerben Sie Offshore-Leistungen zu Preisen, die denen im Inland nahekommen.
Die Auswahl einer Mischung fällt Ihnen leichter, sobald Sie erkennen, wie Outsourcing versus Offshoring, onshore im Vergleich zu offshore, und Nearshoring im Vergleich zu Offshoring jeder Kompromiss.
Dies wirft eine noch dringlichere Frage auf: In welchem Umfang sollten Sie überhaupt Aufgaben auslagern?
Sollten Sie alles auslagern oder ein Hybridmodell nutzen?
Ein vollständiges Outsourcing ist zwar die einfachste Vertragsform, jedoch nicht das sicherste Betriebsmodell. Für die meisten mittelgroßen Organisationen im Gesundheitswesen ist ein hybrides Modell mit geringeren Risiken verbunden.
Bei den über 300 Unternehmen, die wir unterstützt haben, und der von uns verwalteten jährlichen Lohnsumme von über 20 Millionen US-Dollar zeigt sich ein Muster: Teams, die ihr Prozesswissen intern bewahren, erholen sich am schnellsten, wenn eine Lieferantenbeziehung in die Brüche geht.
Drei erfolgreiche Hybrid-Spielzüge:
- Co-Sourcing: Behalten Sie Front-End-Funktionen wie die Patientenanmeldung und die Anspruchsprüfung im eigenen Haus und lagern Sie die Bearbeitung von Ablehnungen, alte Forderungen und komplexe Kodierungen aus.
- Laufende Aufträge: Beauftragen Sie einen Dienstleister mit einer einmaligen Bereinigung der Forderungen und übernehmen Sie anschließend den Arbeitsablauf wieder selbst.
- Eigenes Offshore-Team: Bauen Sie über einen „Employer of Record“ Ihr eigenes, dediziertes Abrechnungsteam im Ausland auf. Sie leiten die Arbeit, verfügen über das Prozesswissen und behalten die Kontrolle über die Daten, während der EOR die Bereiche Beschäftigung, Lohnabrechnung und Compliance übernimmt. Mehr dazu im letzten Abschnitt.
Ein hybrides Modell erfordert mehr Aufmerksamkeit seitens der Geschäftsleitung. Es verschafft Ihnen wieder mehr Kontrolle.
Egal, für welches Modell Sie sich entscheiden, das Ergebnis ist dasselbe.
Welche KPIs sollten Sie nach der Auslagerung des RCM überwachen?
Durch Outsourcing endet die Verantwortung für die KPIs nicht, sondern die Messlatte wird höher gelegt. Der Dienstleister führt die Arbeiten aus; Sie überprüfen monatlich die Ergebnisse anhand der im Vertrag festgelegten Ziele.
| KPI | Ziel |
|---|---|
| Anteil der fehlerfreien Forderungen | Über 95 Prozent, Spitzenreiter über 97 |
| Ablehnungsquote beim ersten Durchgang | Unter 5 Prozent |
| Laufzeit der Forderungen | Unter 40 |
| Forderungen, die älter als 90 Tage sind | Unter 15 Prozent der gesamten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen |
| Netto-Inkassoquote | Über 95 Prozent |
| Inkassokosten | 2 bis 4 Prozent der Nettoeinnahmen aus der Patientenversorgung |
| Patientenabrechnungen am Behandlungsort | Im Vergleich zum Vorquartal ist ein Aufwärtstrend zu verzeichnen |
Zwei Vorgehensweisen unterscheiden gut geführte Projekte von solchen, die ins Stocken geraten: monatliche Abweichungsanalysen im Vergleich zu diesen Zielvorgaben sowie die Verfolgung von Trends anstelle von Momentaufnahmen einzelner Monate. Ein schlechter Monat ist eine vorübergehende Schwankung. Bei drei schlechten Monaten ist ein Gespräch mit dem Anbieter angebracht.
Bevor sich jedoch irgendetwas an diesen Zahlen ändert, müssen Sie den Übergang erst einmal überstehen.
Wie lange dauert die Umstellung auf einen externen RCM-Partner?
Rechnen Sie mit einem Zeitraum von 60 bis 120 Tagen von der Vertragsunterzeichnung bis zur vollständigen Umstellung; bei Betrieben in Krankenhausgröße oder bei unübersichtlichen historischen Forderungen kann dieser Zeitraum länger ausfallen.
Ein realistischer Ablauf:
- Woche 1 bis 4: EHR-Integration, Datenmigration, Überprüfung der Zulassungen durch Kostenträger und die Entscheidung, die die meisten Umstellungen zum Scheitern bringt: Wer ist für den bestehenden Rückstand an abgelehnten Forderungen und die überfälligen Forderungen verantwortlich?
- Woche 5 bis 8: Parallelabwicklung. Der Anbieter bearbeitet neue Anträge, während Ihr Team die laufenden Anträge abschließt, wobei wöchentliche Vergleiche stattfinden.
- Wochen 9 bis 16: vollständige Umstellung, Umverteilung des Personals und Kommunikation mit den Patienten, damit die Abrechnungen nicht plötzlich ungewohnt erscheinen.
Die häufigsten Fehlerquellen – unvollständige Übergabe der Debitorenbuchhaltung, Lücken bei der Berechtigungsprüfung und Störungen bei der Patientenabrechnung – lassen sich alle mit einer schriftlichen Checkliste für die Umstellung vermeiden.
Wenn der Übergang gut gestaltet ist, fällt er kaum ins Gewicht. Und falls Sie eine Offshore-Wirtschaft ohne jegliche Übergabe anstreben, gibt es noch ein weiteres Modell, das Sie in Betracht ziehen sollten.
Wie Wisemonk Ihnen dabei hilft, Ihr eigenes Offshore-RCM-Team aufzubauen
Wisemonk ist ein führendes Employer of Record (EOR) das globalen Unternehmen dabei hilft, Mitarbeiter in Indien einzustellen, zu vergüten und zu verwalten, ohne eine lokale Niederlassung gründen zu müssen. Für Organisationen im Gesundheitswesen und Abrechnungsunternehmen bedeutet dies, dass Sie ein eigenes Offshore-RCM-Team aufbauen können, über das Sie die volle Kontrolle haben, während wir die Infrastruktur für die Beschäftigungsverhältnisse übernehmen.
Wir haben bereits mehr als 2.000 Mitarbeiter für über 300 Unternehmen beim Onboarding eingearbeitet und verwalten eine jährliche Lohnsumme von über 20 Mio. US-Dollar; auf G2 erhalten wir eine Bewertung von 4,8/5. Und so wirkt sich dies auf Ihre Abrechnungsprozesse aus:
- Wir treten als rechtlicher Arbeitgeber für Ihre medizinischen Kodierer, Abrechnungsspezialisten und Fachkräfte für das Debitorenmanagement auf, und die Lohnabrechnung verwalten, Steuern und Compliance mit lokalen Arbeitsvorschriften.
- Sie leiten die tägliche Arbeit, sind für die Arbeitsabläufe verantwortlich und sorgen dafür, dass das Prozesswissen im eigenen Haus verbleibt und nicht bei einem Dienstleister.
- Wir die Verwaltung von Sozialleistungen übernehmen, Versicherungen sowie die Logistik für die Ausrüstung, einschließlich der Geräte- und Zugriffskontrollen, die Ihr HIPAA-Programm vorschreibt.
- Einstellung und Ihr Team einbinden beim Onboarding in weniger als einer Woche, mit einem einzigen Vertrag und transparenten Bedingungen Preisgestaltung ab 99 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat.
Unser Team hat seinen Sitz in Indien und befasst sich täglich mit dem indischen Arbeitsrecht – daraus schöpfen wir unsere Fachkompetenz. Wir planen, denselben Ansatz auch auf zukünftige Märkte wie die USA und Großbritannien anzuwenden.
Sind Sie bereit, das Revenue-Cycle-Management auszulagern?
Mit Wisemonk bauen Sie ein eigenes Offshore-RCM-Team auf, über das Sie die Kontrolle behalten, während wir uns um die Personalangelegenheiten, die Gehaltsabrechnung und die Compliance kümmern.
Was unsere Kunden sagen
Unternehmen aus den USA, Großbritannien und Europa vertrauen darauf, dass wir ihre Teams vorschriftsmäßig und zügig aufbauen. Das sagen unsere Kunden:
„Ich bin sehr froh, dass ich Wisemonk entdeckt habe. Die Zusammenarbeit mit dem Unternehmen war ein reines Vergnügen, und die Liebe zum Detail ist beeindruckend. Sie haben uns dabei geholfen, ihr Preismodell zu verstehen, hochqualifizierte Fachkräfte zu finden, diese zu interviewen und anschließend beim Onboarding einzustellen. Ich habe ihnen Kriterien für die Art von Mitarbeitern genannt, die wir suchten, und sie haben diese erfüllt. Die Kandidaten, die sie für uns gefunden haben, gehören zu den besten Ingenieuren, mit denen ich je zusammengearbeitet habe. Ich empfehle Wisemonk jedem, der Unterstützung bei der Personalbeschaffung benötigt.“ - Dan Sampson, Leiter der Technik bei Cobu
Häufig gestellte Fragen
Was bedeutet es, das Revenue-Cycle-Management auszulagern?
Das Outsourcing des Revenue-Cycle-Managements bedeutet, ein externes Unternehmen mit der Abwicklung der finanziellen Aspekte der Patientenversorgung zu beauftragen – von der Überprüfung des Versicherungsstatus und der Kodierung bis hin zur Einreichung von Abrechnungsanträgen, dem Management von Ablehnungen und dem Inkasso. Der Leistungserbringer behält die klinische Arbeit bei, während der Partner die Abrechnung, die Compliance und die Erstattung verwaltet, um höhere Einnahmen zu erzielen.
Welche Vorteile bietet die Auslagerung des Revenue-Cycle-Managements?
Das Outsourcing des RCM senkt Personal- und Technologiekosten, verbessert den Cashflow und steigert die Inkassoerträge durch spezialisierte Kodierer und Abrechnungsspezialisten. Es verringert die Anzahl der Ablehnungen, stärkt die Compliance mit den Vorschriften von Kostenträgern und Behörden, mildert Störungen durch Personalfluktuation und entlastet die klinischen Teams, sodass diese sich auf die Patientenversorgung statt auf Verwaltungsaufgaben konzentrieren können.
Was umfasst das Revenue-Cycle-Management eigentlich?
RCM deckt den gesamten finanziellen Lebenszyklus eines Patientenbesuchs ab: Terminvereinbarung und Anmeldung, Überprüfung der Versicherungsberechtigung, Erfassung der Leistungen, medizinische Kodierung, Einreichung von Abrechnungsanträgen, Verbuchung von Zahlungen, Bearbeitung von Ablehnungen, Nachverfolgung von Forderungen, Inkasso bei Patienten sowie Berichterstellung. Zusammen gewährleisten diese Schritte eine korrekte und zeitnahe Erstattung und minimieren Einnahmeverluste.
An welchen Anzeichen erkennen Sie, dass Sie Ihr Revenue-Cycle-Management auslagern sollten?
Zu den Warnzeichen zählen steigende Forderungslaufzeiten, ein rückläufiger Cashflow, hohe Ablehnungsquoten bei Forderungen sowie ein Rückstau an überfälligen Forderungen. Schwierigkeiten bei der Einstellung oder Bindung erfahrener Abrechnungsfachkräfte, steigende Kosten für Technologie und Compliance sowie häufige Kodierungsfehler sind ebenfalls Anzeichen dafür, dass es an der Zeit ist, diese Aufgaben auszulagern.
Welche Fragen sollten Sie einem potenziellen Anbieter stellen, wenn Sie das RCM auslagern möchten?
Erkundigen Sie sich nach der Erfahrung in Ihrem Fachgebiet, im Bereich Technologie und bei der Integration elektronischer Patientenakten sowie danach, wie mit Ablehnungen und Einsprüchen umgegangen wird. Vergewissern Sie sich hinsichtlich der Transparenz der Berichterstattung, der Preisstruktur, der HIPAA-Sicherheitsvorschriften und des Datenschutzes, des Standorts der Mitarbeiter, der Compliance mit staatlichen und bundesstaatlichen Vorschriften sowie nachweisbarer Ergebnisse bei aktuellen Kunden.
Ist die Auslagerung des Revenue-Cycle-Managements nach wie vor eine gute Idee?
Ja, für die meisten Praxen und Einrichtungen lohnt es sich nach wie vor. Angesichts der zunehmenden Komplexität der Kostenträger, des Personalmangels und strengerer Compliance-Anforderungen sind spezialisierte Abrechnungsteams wertvoller denn je. Durch Outsourcing lassen sich in der Regel das Inkasso und der Cashflow verbessern, doch der Nutzen hängt von der Wahl eines geprüften, erfahrenen und zuverlässigen Partners ab.
Ist die Auslagerung des Revenue-Cycle-Managements die richtige Entscheidung für Ihr ambulantes Operationszentrum (ASC)?
Dies ist häufig der Fall, da ambulante Operationszentren mit komplexen, fachspezifischen Abrechnungsprozessen, der Erstattung von Implantaten und strengen Compliance-Anforderungen konfrontiert sind, deren interne Bewältigung personell kaum zu bewältigen ist. Outsourcing eignet sich für ambulante Operationszentren mit steigenden Außenständen, schlanken Teams oder Wachstumsplänen; die richtige Wahl hängt jedoch von der Erfahrung und Transparenz des Anbieters ab.
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