Employer of Record en México: Guía para contratar sin necesidad de constituir una entidad jurídica

¿Busca el mejor lugar para contratar personal en América Latina? México destaca entre las empresas internacionales gracias a su economía en crecimiento, su mano de obra cualificada y su salario mínimo competitivo. Las recientes reformas laborales (2019-2023) han modernizado las relaciones laborales y han elevado los estándares de Compliance de la legislación laboral mexicana. Para las empresas que buscan una contratación eficiente y conforme a la normativa, un Employer of Record En México, esto ofrece una vía fiable para gestionar las nóminas, cumplir con la legislación local y acceder rápidamente al mercado. Ahora, analicemos en profundidad el marco jurídico laboral de México y cómo este define todas las relaciones laborales.

¿Qué es la Ley Federal del Trabajo (LFT) de México y por qué es importante?

Antes de contratar a empleados en México, es importante conocer la legislación laboral federal. La Ley Federal del Trabajo (LFT) establece las bases para todos los contratos de trabajo, los costes para el empresario y los derechos de los trabajadores. Según nuestra exhaustiva investigación, estos son los aspectos fundamentales que debe conocer:

• La LFT establece que toda relación laboral debe regirse por un contrato de trabajo celebrado en el país.
• La legislación laboral mexicana establece unas prestaciones legales sólidas, entre las que se incluyen el salario mínimo, la normativa sobre indemnizaciones por despido y doce días festivos generales.
• Las recientes reformas laborales (2019-2023) han endurecido los requisitos de Compliance para los contratistas y han redefinido la distinción entre actividades principales y servicios especializados.
• Los derechos sindicales y la negociación colectiva han ganado en transparencia, lo que exige que todos los convenios colectivos estén a disposición del público y estén sujetos a la aprobación de los trabajadores.
• La normativa sobre subcontratación ha evolucionado: ya no es posible externalizar las actividades empresariales habituales con el fin de eludir las obligaciones legales que incumben al empresario.

Gracias a este sólido marco jurídico, las empresas pueden tomar decisiones fundamentadas y evitar riesgos de Compliance a la hora de establecer una relación laboral en México.

¿Cuáles son las principales ventajas de la EOR en México?

Si está considerando entrar en el mercado mexicano, el modelo EOR ofrece algo más que una simple facilidad administrativa. Las ventajas más destacadas son:

• Cómo evitar una constitución de sociedad compleja: Elimine la necesidad de constituir una entidad jurídica propia y una entidad local, lo que le permitirá ahorrar meses en los trámites de constitución y Compliance.
• Garantía de la Compliance laboral: Las empresas de recursos humanos (EOR) se especializan en la normativa laboral federal, estatal y local, lo que permite minimizar los riesgos de incumplimiento y las sanciones.
• Entrada más rápida en el mercado: Contrate personal rápidamente y ponga en marcha sus operaciones mientras su socio de EOR se encarga de los contratos de trabajo y del Impuesto sobre la nómina.
• Experiencia y asistencia a nivel local: Aproveche los conocimientos especializados sobre la legislación laboral mexicana, las prestaciones legales y los requisitos de la nómina global en México para garantizar el buen funcionamiento de sus operaciones.

Tras haber comprobado de primera mano estas ventajas en empresas que van desde startups hasta multinacionales, podemos dar fe de que un proveedor de servicios de EOR de confianza en México actúa como su socio en materia de empleo para lograr una expansión eficiente y conforme a la normativa.

Requisitos laborales específicos de México: ¿Qué derechos de los trabajadores son exclusivos de México?

A continuación, analizaremos los requisitos laborales específicos que toda empresa debe conocer en México. Para cualquier persona que dirija a empleados en México, los requisitos legales van más allá de la gestión global de nóminas o de los contratos de trabajo estándar. Estos son los aspectos más destacados:

• Obligaciones en materia de participación en los beneficios (PTU): Las empresas deben repartir cada año el 10 % de los beneficios antes de impuestos entre todos los empleados (STPS - Guía de la PTU).
• Paga extra de Navidad (Aguinaldo): Las empresas deben abonar, como paga extra de Navidad, el equivalente a al menos 15 días de salario antes del 20 de diciembre.
• Requisitos del plan «Vacation Premium»: Los empleados reciben una prima de vacaciones equivalente, como mínimo, al 25 % de su salario habitual durante el periodo de vacaciones.
• Compliance en materia de Seguridad Social (IMSS): La afiliación y el pago de las cotizaciones a la Seguridad Social del Instituto Mexicano del Seguro Social son obligatorios para todos los trabajadores mexicanos.(IMSS)

Tener en cuenta estos requisitos es fundamental para ofrecer prestaciones competitivas y generar confianza entre su plantilla mexicana.

Nómina y Compliance fiscal: ¿Cómo gestionan las empresas la nómina y los impuestos en México?

Gestionar la nómina y los trámites fiscales en México puede resultar abrumador, sobre todo para una empresa que acaba de establecerse en el país. A continuación, le ofrecemos un desglose práctico para garantizar el cumplimiento normativo:

• Obligaciones fiscales federales: Las empresas deben retener y ingresar el impuesto sobre la renta (ISR), las cotizaciones a la Seguridad Social y el Impuesto sobre la nómina a través de la Servicio de Administración Tributaria (SAT)
• Impuestos estatales y locales: Cada estado de México puede tener sus propios impuestos y normativas laborales aplicables. Consulte a su EOR para garantizar el cumplimiento de la legislación laboral.
• Declaraciones mensuales y anuales: Las empresas presentan las retenciones de impuestos mensuales, los informes del IMSS y las declaraciones anuales ante las autoridades fiscales locales y la SAT(SAT).
• Preparación y asistencia para auditorías: Las organizaciones profesionales de empleadores y los socios de servicios de EOR prestan asistencia con la documentación necesaria para hacer frente a las auditorías e inspecciones gubernamentales.

Con los procesos adecuados de gestión de nóminas, minimiza los riesgos de Compliance y garantiza el buen funcionamiento de las operaciones.

Prestaciones y derechos de los empleados: ¿Qué prestaciones obligatorias se aplican a su equipo en México?

Cuando se opera en México, ofrecer prestaciones competitivas y que cumplan con la legislación vigente no es opcional. A continuación, le indicamos las prestaciones obligatorias que debe ofrecer a su equipo mexicano:

• Seguro de Salud (IMSS): Todos los empleados deben estar afiliados al Instituto Mexicano del Seguro Social, que cubre la asistencia sanitaria, el seguro de invalidez y las bajas por enfermedad (Página web oficial del IMSS).
• Fondo de la Vivienda (INFONAVIT): Las empresas deben realizar aportaciones al fondo nacional de la vivienda, lo que permite a los trabajadores de México acceder a viviendas asequibles.
• Ahorros para la jubilación (AFORE): Las empresas realizan aportaciones a las cuentas de ahorro para la jubilación gestionadas por los empleados como parte de las prestaciones previstas por la ley.
• Otras prestaciones obligatorias: Las prestaciones económicas incluyen la prima de vacaciones, la paga extra de Navidad, ocho días festivos remunerados, el permiso de maternidad y el permiso de paternidad.

Ofrecer estas prestaciones no es solo una cuestión de Compliance; es fundamental para retener a los mejores profesionales en el competitivo mercado mexicano.

¿Cuál es el proceso de contratación paso a paso a través de un EOR en México?

¿Está iniciando sus operaciones en México? Según nuestra experiencia, el proceso de contratación resulta estructurado y ágil cuando lo gestiona un proveedor de servicios de Employer of Record (EOR) de confianza. A continuación, le explicaremos los pasos que hay que seguir para contratar e implementar el proceso de Onboarding de empleados en México, especialmente si recurre a un servicio de Employer of Record. He aquí una breve guía:

1. Reúna la documentación necesaria

• CURP (Código Único de Registro de la Población)
• RFC (Número de identificación fiscal, SAT - Guía del RFC)
• Justificante de domicilio y documento de identidad

2. Seleccionar a los candidatos que cumplan los requisitos

• Revisar el historial laboral, las cualificaciones y comprobar los antecedentes de conducta

3. Asistencia en la tramitación de visados y permisos de trabajo

• Garantizar que los empleados extranjeros o internacionales cuenten con una situación migratoria adecuada

4. Redactar y firmar un contrato de trabajo por escrito

• EOR elabora contratos de conformidad con la legislación laboral mexicana y la normativa en materia de trabajo

5. Inscribirse ante las autoridades

• EOR inscribe a los empleados en el IMSS y en otros sistemas de seguridad social obligatorios

6. Calendario de integración

• El proceso estándar de Onboarding a través de un EOR dura entre 2 y 4 semanas, lo que le permite pagar a sus empleados cumpliendo con la normativa

Contar con un proceso estructurado le garantiza que podrá pagar a sus empleados puntualmente y cumplir con todas las normas reglamentarias desde el principio.

Gestión de la plantilla mexicana: ¿Cuáles son las claves para una gestión eficaz de la plantilla?

Desde el punto de vista de la normativa laboral local, una gestión eficaz va mucho más allá de la gestión de nóminas:

• Consideraciones culturales: Respetar las estructuras jerárquicas de la empresa, valorar las relaciones personales y reconocer la necesidad de conciliar la vida laboral y personal.
• Buenas prácticas en materia de comunicación: Es fundamental mantener una comunicación clara con los empleados de México, a menudo en español; las actualizaciones periódicas contribuyen a que las operaciones se desarrollen sin contratiempos.
• Estrategias de gestión del rendimiento: La retroalimentación frecuente, los objetivos transparentes y el reconocimiento justo de los logros fomentan la lealtad y el rendimiento.
• Políticas de teletrabajo: El Gobierno mexicano ha establecido normas para el teletrabajo, exigiendo contratos de trabajo por escrito y estableciendo los recursos necesarios para los trabajadores a distancia (Normativa sobre teletrabajo de STPS).

El dominio de estos aspectos fundamentales de la gestión sienta las bases para asimilar la nueva legislación en materia de subcontratación y Compliance.

¿Cuáles son las nuevas normas de subcontratación de México y cómo puede garantizar su cumplimiento?

Tras una amplia serie de reformas, la subcontratación (externalización) ha experimentado un cambio radical en México. A continuación se detallan las nuevas normas en materia de subcontratación:

• Nueva normativa sobre subcontratación: Las actividades principales de la estructura empresarial no pueden externalizarse. Solo pueden externalizarse los servicios especializados, es decir, aquellos que no guardan relación con su actividad principal.
• Servicios especializados frente a actividades principales: Por ejemplo, una empresa alimentaria no puede subcontratar a cocineros, pero sí puede contratar a una empresa de limpieza para que preste servicios de limpieza.
• Estrategias de Compliance: Todos los contratos de servicios especializados deben registrarse ante el Ministerio de Trabajo (STPS) y cumplir con estrictos requisitos de información.
• Enfoques de mitigación de riesgos: Recurra a una EOR en México como socio laboral para que asuma la función de empleador legal, proteja a su empresa frente a los riesgos de Compliance y garantice el cumplimiento de la normativa laboral local.

The Compliance in this area is non-negotiable and requires proactive management.

¿Cuánto cuesta contratar personal a través de un EOR en México y qué retorno de la inversión puede esperar?

La planificación presupuestaria y unas estructuras de tarifas transparentes son fundamentales a la hora de valorar Servicios de EOR México frente a la creación de su propia entidad jurídica.

Según los informes del sector:

• Las estructuras de tarifas de los servicios de EOR son claras y abarcan las prestaciones legales, la presentación del Impuesto sobre la nómina y los servicios de Compliance.
• Los posibles costes ocultos relacionados con la contratación en México, como las indemnizaciones por despido, los errores en la retención de impuestos o las sanciones por incumplimiento, se reducen al mínimo gracias a la supervisión del EOR.
• El retorno de la inversión (ROI) se mide en función de la rapidez en la contratación, la reducción del riesgo de incumplimiento normativo y la disminución de los costes para la empresa, lo que permite destinar una mayor parte del presupuesto a los salarios de los empleados y a paquetes de prestaciones competitivos.

Ahora, resumamos las conclusiones estratégicas y los próximos pasos.

Conclusión

Tras haber colaborado con una amplia variedad de clientes internacionales del sector laboral, nuestras recomendaciones estratégicas para cualquier empresa que esté considerando expandirse son las siguientes:

• Evaluar la opción de EOR frente a una entidad jurídica propia: Evalúe la estructura de su empresa y sus planes de crecimiento teniendo en cuenta los riesgos de Compliance y los costes que supone ser empleador en México.
• Priorice la Compliance y la experiencia local: Asóciese con proveedores reconocidos de servicios de Employer of Record (EOR) para todos los servicios profesionales.
• Implantar un sistema de presentación de informes estructurado y garantizar la preparación para las auditorías: Lleve registros exhaustivos y una documentación clara para adaptarse a la evolución de la legislación laboral mexicana.

Hoja de ruta de implementación:

1. Defina sus actividades principales y especializadas
2. Elija un socio de confianza para servicios de EOR en México
3. Adapte sus contratos de trabajo por escrito y sus paquetes de prestaciones a la legislación laboral mexicana
4. Establecer procesos optimizados de gestión y presentación de informes sobre nóminas

Siguiendo estos pasos, estará perfectamente preparado para crear una plantilla eficaz en México, al tiempo que garantiza el buen funcionamiento de sus operaciones y el pleno cumplimiento de la Compliance.

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