Compliance en materia de recursos humanos en la India: normas legales, leyes y guía para 2025

¿No sabe muy bien cómo gestionar el Compliance en materia de recursos humanos en la India sin verse abrumado por un sinfín de leyes y trámites? No es el único. A la hora de contratar o gestionar a empleados en la India, a muchos fundadores estadounidenses, directores de recursos humanos y equipos internacionales les resulta difícil comprender los requisitos legales, desde el registro conforme a la legislación laboral pertinente hasta mantenerse al día de los continuos cambios normativos.

La realidad es que el panorama laboral de la India es complejo: más de 40 leyes centrales, docenas de variaciones a nivel estatal y actualizaciones frecuentes hacen que la Compliance en materia de recursos humanos en la India sea un objetivo en constante evolución. Pero aquí está la buena noticia: una vez que se comprenden las normas clave, los plazos y las responsabilidades, mantener la Compliance resulta mucho más manejable.

En este artículo, analizaremos las leyes fundamentales en materia de Compliance de RR. HH., las presentaciones obligatorias, las diferencias a nivel estatal y los próximos cambios en el código laboral, para que pueda gestionar con confianza a su plantilla en la India. Comencemos.

¿En qué consiste la Compliance en materia de recursos humanos en la India y por qué es fundamental para el éxito empresarial?

El cumplimiento normativo en materia de recursos humanos en la India consiste en garantizar que su empresa respete tanto la legislación laboral nacional como la estatal, lo que abarca desde la contratación y las condiciones de trabajo hasta los salarios, las prestaciones y los procedimientos de cese.

En esencia, la Compliance en materia de recursos humanos garantiza que las organizaciones operen dentro del marco jurídico establecido por diversas leyes laborales indias. Esto incluye el cumplimiento de normativas como la Ley de Fábricas, la Ley de Pago de Salarios, la Ley del Fondo de Previsión de los Trabajadores y muchas otras leyes que se han promulgado para proteger los derechos de los trabajadores, al tiempo que se crea un entorno empresarial estructurado.

Tal y como hemos podido observar al ayudar a más de 100 empresas internacionales a establecer su presencia en la India, el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos no es meramente una obligación legal, sino un imperativo empresarial fundamental que ofrece varias ventajas:

Por qué la Compliance en materia de recursos humanos es esencial para el éxito empresarial:

• Protección frente a riesgos: Evita sanciones, inspecciones y litigios que puedan paralizar las operaciones.
• Confianza de los empleados: Fomenta la transparencia y la equidad, lo que mejora la moral y la retención del personal.
• Confianza de los inversores: Un historial de Compliance impecable mejora la valoración y los resultados de la diligencia debida.
• Continuidad operativa: Evita paradas o retrasos debidos a incumplimientos normativos.
• Credibilidad de la marca: Demuestra responsabilidad y profesionalidad en el mercado indio.

Según PRS India, Los estados de la India gestionan en conjunto más de 423 leyes laborales, 31 605 requisitos normativos distintos y 2 913 trámites, razón por la cual la Compliance en materia de recursos humanos en la India resulta tan importante para cualquier empresa que opere o contrate personal en varios estados. Mantener la Compliance garantiza el buen funcionamiento de las operaciones, protege a los empleados y refuerza la credibilidad empresarial a largo plazo.

¿Cuáles son los principales requisitos de Compliance en materia de recursos humanos a lo largo del ciclo de vida del empleado?

Basándonos en nuestra experiencia en la prestación de servicios de gestión de nóminas y Compliance en materia de recursos humanos a empresas internacionales en la India, a continuación se detallan los requisitos clave de Compliance en materia de recursos humanos que todo empresario debe respetar a lo largo de todo el ciclo de vida del empleado.

Compliance en la fase previa a la contratación y durante el Onboarding

Esta fase garantiza que cada nuevo empleado sea incorporado de forma legal, con la documentación, los registros y las comprobaciones de antecedentes pertinentes, antes de comenzar a trabajar.

1. Registro y constitución de empresas
   • Obtener el registro de la empresa y las licencias comerciales pertinentes
   • Inscríbase en el Departamento de Trabajo y obtenga el registro de la empresa
   • Solicite los números de identificación fiscal (PAN, TAN, GST)
2. Documentación relativa a la contratación
   • Cartas de nombramiento con los términos y condiciones establecidos en la Ley de Tiendas y Establecimientos
   • Contratos de trabajo con descripciones claras de las funciones y detalles sobre la remuneración
   • Recogida y verificación de documentos de identidad (Aadhar, PAN, justificante de domicilio)
   • Procedimientos de verificación de antecedentes (de acuerdo con los requisitos del sector)
3. Inscripciones en materia de Derecho laboral
   • Inscribirse en el registro previsto en la Ley de Comercios y Establecimientos (obligatorio para todos los establecimientos comerciales)
   • Inscripciones en el EPF y el ESIC (obligatorias cuando se alcanzan los umbrales de plantilla)
   • Inscripción en el Registro Fiscal Profesional (en los estados en los que sea aplicable)

Compliance en materia de empleo de forma continua

Durante la relación laboral, las empresas deben cumplir la legislación laboral en materia de salarios, prestaciones, jornada laboral y seguridad en el trabajo para garantizar la Compliance continua de la normativa.

1. Condiciones laborales
   • Cumplimiento de la normativa sobre jornada laboral (normalmente de 8 a 9 horas diarias, con disposiciones relativas a las horas extras)
   • Disposiciones relativas al día de descanso semanal
   • Normativa sobre permisos obligatorios (permisos ocasionales, por enfermedad y por vacaciones acumuladas)
   • Aplicación de las normas de seguridad en el trabajo previstas en la Ley de Fábricas o en la normativa estatal pertinente
2. Remuneración y prestaciones
   • Pago puntual de los salarios (por vía electrónica o mediante cheque, de conformidad con la Ley de Pago de Salarios)
   • Compliance con la normativa sobre el salario mínimo (varía según el estado, el nivel de cualificación y el sector)
   • Pago de las horas extras al doble de la tarifa ordinaria
   • Pago de la prima conforme a la Ley de pago de primas (aplicable a los empleados con unos ingresos de hasta ₹21 000 al mes)
3. Cotizaciones a la Seguridad Social
   • Cotizaciones al EPF (12 % a cargo del empresario + 12 % a cargo del trabajador para salarios básicos de hasta ₹15 000)
   • Cotizaciones al ESIC (3,25 % a cargo del empresario + 0,75 % a cargo del trabajador para salarios brutos de hasta ₹21 000)
   • Disposiciones relativas al pago de la gratificación (tras 5 años de servicio ininterrumpido)
   • Llevanza de los registros obligatorios y presentación de declaraciones
4. Actividades periódicas de Compliance
   • Presentación mensual o trimestral de las declaraciones del EPF y del ESIC
   • Pago del impuesto profesional (cuando proceda)
   • Retención en origen del impuesto sobre la renta (TDS) y presentación trimestral
   • Documentación anual de Compliance (Formulario 49 para PF, declaraciones anuales en virtud de la Ley de Comercios)

Compliance en materia de cese y tras la finalización de la relación laboral

En el momento de la baja, las empresas deben tramitar todas las liquidaciones legales, la documentación y el mantenimiento de registros necesarios para garantizar que la baja del empleado se produzca de forma legal y sin contratiempos.

1. Trámites de rescisión
   • Plazo de preaviso o indemnización en su lugar, según las condiciones laborales
   • Liquidación total y definitiva dentro de los plazos legales (normalmente en un plazo de entre 30 y 45 días)
   • Expedición de certificados de servicio o de experiencia
   • Cálculo y pago de la gratificación (si procede)
2. Documentación de salida
   • Documentación adecuada de las dimisiones voluntarias o los despidos
   • Liquidación de los activos de la empresa y de la propiedad intelectual
   • Compliance con las disposiciones relativas a los despidos colectivos
   • Transferencia de las cuentas del Fondo de Previsión o liquidación, según elija el empleado
3. Obligaciones tras la finalización de la relación laboral
   • Conservación de los expedientes de los empleados durante el plazo establecido (normalmente, de 3 a 5 años)
   • Compliance con las normas de confidencialidad y protección de datos
   • Aplicación de las cláusulas de no competencia (con las limitaciones previstas en la Ley de Contratos de la India)

Un enfoque de Compliance coherente y basado en el ciclo de vida reduce los riesgos legales y refuerza la retención del personal y la marca de empleador en el competitivo mercado laboral de la India.

Para obtener más información sobre el Compliance en materia de recursos humanos en la India y sobre cómo desenvolverse con seguridad en el ámbito de la legislación, la normativa salarial y los derechos de los trabajadores, consulte nuestra «Guía completa sobre la Compliance en materia de recursos humanos y las mejores prácticas".

¿Cómo están modificando los nuevos códigos laborales el cumplimiento normativo en materia de recursos humanos en la India?

La legislación laboral de la India es una combinación de normativas federales y estatales, lo que dificulta su comprensión a las nuevas empresas. Anteriormente, las empresas se enfrentaban a la compleja tarea de cumplir con más de 29 leyes centrales y más de 200 normas laborales específicas de cada estado, lo que suponía una carga de Compliance considerable.

Para hacer frente a esta situación, el Gobierno de la India puso en marcha los Códigos Laborales, un conjunto de cuatro leyes unificadas destinadas a simplificar la normativa laboral. El Ministerio de Asuntos Corporativos propuso recientemente, en 2024, una serie de enmiendas para facilitar aún más el cumplimiento de la normativa por parte de las empresas.

Los cuatro códigos laborales fundamentales son:

1. Código de Salarios, 2019

El Código de Salarios de 2019 agrupa cuatro leyes vigentes relacionadas con los salarios, las primas y la igualdad salarial, incluida la Ley de Igualdad de Remuneración. Simplifica el cumplimiento de la normativa en materia salarial, al tiempo que fomenta prácticas salariales justas en diversos sectores.

Lo que debe saber el departamento de RR. HH.:

• El Código consolida las Leyes sobre el pago de salarios, el salario mínimo, el pago de primas y la igualdad salarial.
• La definición de «salario» está normalizada; en la práctica, el salario base más el complemento por destino (DA) y la prestación de permanencia deben constituir ahora, como mínimo, el 50 % del salario total a la hora de calcular las prestaciones.
• El salario mínimo no puede ser inferior al «salario mínimo garantizado» establecido por el Gobierno central; los estados deben notificarlo debidamente.
• Las deducciones salariales tienen un límite máximo del 50 %, y los salarios deben abonarse en monedas, billetes, cheques o por vía electrónica dentro del plazo de pago establecido.

2. Código de Relaciones Laborales, 2020

El Código de Relaciones Laborales de 2020 fusiona tres leyes relativas a los sindicatos, los conflictos laborales y las condiciones de empleo. Simplifica las relaciones laborales al equilibrar los derechos de los trabajadores con la flexibilidad de los empresarios, especialmente en lo que se refiere a la gestión de los despidos y los contratos de duración determinada.

Lo que debe saber el departamento de RR. HH.:

• El Código eleva el umbral para la autorización previa de las autoridades en materia de despidos, recortes de plantilla y cierres, pasando de 100 a los centros de trabajo con 300 o más trabajadores.
• La obligación de contar con órdenes permanentes se aplica a los centros de trabajo con 300 o más trabajadores; anteriormente, el umbral era de 100.
• Se reconoce oficialmente el empleo de duración determinada y se conceden las mismas prestaciones a determinados trabajadores con contrato de duración determinada. Se han ampliado las definiciones de «huelga» y «trabajador»; entre las normas propuestas figura un plazo de preaviso de entre 14 y 60 días para las huelgas.

3. Código de Seguridad y Salud en el Trabajo y de las Condiciones Laborales, 2020

El Código de Seguridad, Salud y Condiciones Laborales (OSH) agrupa en un único marco claro trece leyes vigentes relacionadas con la seguridad en el lugar de trabajo. Su objetivo es garantizar unas condiciones de trabajo seguras y armonizar los horarios laborales y las prestaciones sociales en todos los sectores.

Lo que debe saber el departamento de RR. HH.:

• El Código agrupa 13 leyes fundamentales (sobre fábricas, trabajo por contrato, trabajadores migrantes, etc.) con el fin de llevar a cabo una reforma integral en materia de seguridad y condiciones de trabajo.
• Amplía la cobertura a los trabajadores por contrato y a los trabajadores migrantes interestatales, y reduce los umbrales para la Compliance de determinados requisitos.
• En virtud del nuevo código, ahora se permite oficialmente a las mujeres trabajar en turnos de noche (con las garantías correspondientes).
• Las empresas deben llevar registros de las horas trabajadas, los turnos y los reconocimientos médicos, así como archivar digitalmente los registros de seguridad, de acuerdo con las normas establecidas por los estados.

4. Código de la Seguridad Social, 2020

El Código de la Seguridad Social de 2020 fusiona nueve leyes vigentes relacionadas con los fondos de previsión, los seguros, las prestaciones por maternidad, las indemnizaciones por cese y las indemnizaciones a los trabajadores en un único marco simplificado. Amplía las prestaciones de la seguridad social a los trabajadores de la economía colaborativa y a los trabajadores de plataformas, al tiempo que refuerza las protecciones para los trabajadores tradicionales.

• Este Código agrupa nueve leyes fundamentales en materia de seguridad social (EPF, ESI, prestación por maternidad, gratificación, etc.) para dar cobertura a los trabajadores del sector formal, del sector informal y a los trabajadores de la economía colaborativa o de plataformas.
• Los trabajadores con contrato de duración determinada pueden ahora tener derecho a la indemnización por antigüedad sin necesidad de haber completado cinco años de servicio (en determinados casos).
• Los trabajadores de la economía colaborativa y de las plataformas pueden quedar incluidos en los regímenes de la Seguridad Social a través del fondo nacional; las obligaciones de los empleadores podrían extenderse a las plataformas agregadoras.
• La presentación de documentos en formato digital, el mantenimiento de registros y la vinculación con el sistema Aadhaar para los regímenes de seguridad social se convertirán en la norma a medida que se vayan aplicando las normas.

Si desea profundizar en cómo las empresas crean entornos de trabajo que cumplen con la normativa y son transparentes, consulte nuestra guía completa sobre «Políticas de recursos humanos en la India".

¿Qué leyes laborales y normativas principales deben cumplir las organizaciones en la India?

Tras haber asesorado a empresas internacionales en materia de Compliance en la India, hemos resumido las principales leyes laborales que conforman el marco laboral del país.

Condiciones laborales y relaciones laborales

1. Ley de comercios y establecimientos
   • Legislación específica de cada estado que regula las condiciones laborales, el horario de trabajo, los días festivos y las bajas
   • Se aplica a todos los establecimientos comerciales que no estén regulados por la Ley de Fábricas
   • Es necesario registrarse y renovar la inscripción anualmente ante el departamento de trabajo
2. Ley de Conflictos Laborales, de 1947
   • Regula las relaciones entre empleadores y empleados, incluidos los despidos, las reducciones de plantilla y los cierres
   • Establece mecanismos de resolución de conflictos y tribunales laborales
   • Se aplica principalmente a la industria manufacturera y a determinados establecimientos de servicios
3. Ley de Empleo Industrial (Normas Permanentes) de 1946
   • Obliga a las empresas con más de 100 trabajadores a definir claramente las condiciones de empleo
   • Exige la documentación formal de las condiciones de trabajo, las definiciones de conducta indebida y los procedimientos disciplinarios
   • Fomenta la transparencia en las relaciones entre empleador y empleado
4. Ley de 1970 sobre el trabajo por contrato (regulación y abolición)
   • Regula la contratación de trabajadores temporales
   • Obliga a los principales empleadores y contratistas a obtener licencias
   • Garantiza medidas de protección social para los trabajadores contratados

Salarios y remuneraciones

1. Ley de Pago de Salarios, de 1936
   • Garantiza el pago puntual de los salarios sin deducciones no autorizadas
   • Establece los períodos de pago de los salarios y las formas de pago
   • En la actualidad, se gestiona en su mayor parte de forma electrónica mediante transferencias bancarias
2. Ley de Salario Mínimo, de 1948
   • Establece los salarios mínimos según el nivel de cualificación, el sector y la zona geográfica
   • Las tarifas varían según el estado y se revisan periódicamente
   • Regula la jornada laboral y la remuneración de las horas extras
3. Ley de pago de primas, de 1965
   • Establece el pago de una prima anual para los empleados que cumplan los requisitos
   • Aplicable a los empleados que ganen hasta ₹21 000 al mes
   • Bonificación mínima del 8,33 % del salario anual (máximo del 20 %)
4. Ley de Igualdad Salarial, de 1976
   • Prohíbe la discriminación por motivos de género en la contratación y la remuneración
   • Garantiza la igualdad salarial por un trabajo de igual valor, independientemente del género
   • Establece mecanismos de inspección y Compliance

Seguridad Social y prestaciones

1. Ley de Fondos de Previsión de los Trabajadores y Disposiciones Varias, de 1952
   • Establece la obligación de realizar aportaciones a los planes de ahorro para la jubilación (12 % a cargo de la empresa + 12 % a cargo del empleado)
   • Aplicable a empresas con 20 o más empleados
   • Incluye disposiciones relativas al Plan de Pensiones de los Empleados y al Seguro de los Empleados vinculado a depósitos
2. Ley de la Seguridad Social de los Trabajadores, de 1948
   • Ofrece seguro médico y prestaciones por incapacidad
   • Se aplica a las empresas con 10 o más empleados y con salarios de hasta ₹21 000 al mes.
   • Requiere una aportación del empleador del 3,25 % y una aportación del empleado del 0,75 %
3. Ley de pago de gratificaciones, de 1972
   • Obliga al pago de una gratificación tras más de cinco años de servicio ininterrumpido
   • Cálculo: (Último salario base percibido × 15/26 × años de servicio)
   • Aplicable a empresas con 10 o más empleados
4. Ley de Prestaciones por Maternidad, de 1961
   • Ofrece 26 semanas de baja por maternidad remunerada
   • Obliga a disponer de guarderías en los centros de trabajo con más de 50 empleados
   • Prohíbe el despido durante el permiso de maternidad

Seguridad en el trabajo y bienestar laboral

1. Ley de Fábricas de 1948
   • Regula las condiciones de trabajo en las instalaciones de fabricación
   • Establece las normas de seguridad, la jornada laboral y los derechos de permiso
   • Es necesario el registro en fábrica y las inspecciones periódicas
2. Ley de 2013 sobre el acoso sexual a las mujeres en el ámbito laboral (prevención, prohibición y reparación)
   • Establece mecanismos de prevención y reparación en materia de acoso sexual
   • Se exige la creación de un Comité Interno de Quejas
   • Se aplica a todas las organizaciones, independientemente de su tamaño
3. Ley de 1986 sobre el trabajo infantil y juvenil (prohibición y regulación)
   • Prohíbe el empleo de menores de 14 años
   • Regula las condiciones laborales de los adolescentes (de 14 a 18 años)
   • Establece sanciones severas en caso de incumplimiento

Ahora que hemos analizado las principales leyes y normativas que deben cumplir las organizaciones en la India, veamos los requisitos de Compliance específicos de cada estado.

¿Cómo afectan los requisitos de Compliance específicos de cada estado a las prácticas de recursos humanos en la India?

A partir de nuestra experiencia ayudando a las empresas a establecer sus operaciones en varios estados de la India, hemos observado que la Compliance a nivel estatal suele suponer los aspectos más complejos de la gestión de recursos humanos.

Áreas clave en las que se observan diferencias entre estados

Ley de comercios y establecimientos

Esta legislación varía considerablemente de un estado a otro, lo que repercute en:

Estructuras del salario mínimo

Cada estado establece sus propios salarios mínimos en función del nivel de cualificación, el sector y la zona geográfica. Estos se revisan periódicamente, normalmente cada seis meses. Por ejemplo, los salarios mínimos de Delhi siguen estando entre los más altos de la India, mientras que estados como Bihar o Uttar Pradesh tienen umbrales considerablemente más bajos para puestos de trabajo similares.

Impuesto profesional

El impuesto profesional no se aplica en todo el país; solo algunos estados lo recaudan tanto de los empleados como de los empleadores. Maharashtra cobra hasta 2.500 rupias al año, Karnataka hasta 2.400 rupias, mientras que Bengala Occidental sigue un modelo de pago trimestral. El departamento de Recursos Humanos debe garantizar el registro adecuado, la deducción y el pago puntual según el calendario de cada estado.

Fondo de bienestar laboral

Estados como Maharashtra, Karnataka, Tamil Nadu y Kerala exigen el pago de cotizaciones a un Fondo de Bienestar Laboral. Los porcentajes de cotización, la periodicidad de los pagos y las categorías con derecho a ello varían. Algunos estados recaudan estos fondos mensualmente, mientras que otros siguen un ciclo trimestral o semestral.

Variaciones en la política de permisos

Los derechos de vacaciones también varían considerablemente de un estado a otro. Por ejemplo, Bengala Occidental concede hasta 21 días de vacaciones anuales, mientras que Haryana concede 15. Los días festivos nacionales y religiosos pueden oscilar entre 8 y 11 días, y en algunos estados las disposiciones relativas al permiso de maternidad pueden ir más allá de los requisitos establecidos a nivel central.

Normativa de fábrica

Si bien la Ley de Fábricas es una ley fundamental, su aplicación varía según el estado. Las tasas de registro, las normas de seguridad, los protocolos de inspección y las autorizaciones para que las mujeres trabajen en turnos de noche difieren considerablemente. Estados como Maharashtra y Tamil Nadu cuentan con clasificaciones de seguridad específicas para las industrias peligrosas.

Quizá le interese conocer la normativa sobre la jornada laboral legal y la remuneración de las horas extras en la India; por lo tanto, le invitamos a leer nuestro artículo sobre «Normativa sobre la jornada laboral legal y la remuneración de las horas extras en la India''.

¿Cuáles son las prestaciones obligatorias para los empleados y las Compliance en materia de Seguridad Social en la India?

El marco de la seguridad social de la India establece varias prestaciones para los trabajadores que las organizaciones deben proporcionar. Estas prestaciones obligatorias constituyen la base de la seguridad financiera de los trabajadores y representan una parte significativa de los requisitos de Compliance en materia de recursos humanos.

Prestaciones obligatorias para los empleados

1. Fondo de Previsión de los Trabajadores (EPF)

El EPF es el principal programa de prestaciones de jubilación de la India, gestionado por la Organización del Fondo de Previsión de los Trabajadores (EPFO).

Ámbito de aplicación:

• Empresas con más de 20 empleados
• Una vez inscrita la empresa, Compliance sigue vigente aunque el número de empleados sea inferior a 20.
• De carácter voluntario para las empresas con un número menor de empleados

Estructura de las aportaciones:

• Empleador: 12 % del salario base + complemento por carestía de vida
• Empleado: 12 % del salario base + complemento por carestía de vida
• La cotización del empleador se distribuye entre:
  • EPF: 3,67 %
  • Plan de Pensiones de los Empleados (EPS): 8,33 % (con un límite máximo de 1 250 ₹)

Requisitos clave de Compliance:

• Transferencia mensual antes del día 15 del mes siguiente
• Presentación del «Challan» electrónico con declaración (ECR)
• Presentación de la declaración anual (Formulario 6A)
• Generación del Número de Cuenta Universal (UAN) para todos los empleados
• Verificación de la identidad de los empleados (Aadhaar, PAN, datos bancarios)

Actualizaciones recientes:

• Presentación del servicio de designación electrónica de la EPFO
• Sistema de inspección electrónico
• Portal unificado para todos los servicios relacionados con la EPFO

Hemos observado que muchas organizaciones clasifican incorrectamente los componentes del salario para reducir la obligación contributiva al Fondo de Previsión (PF), lo que puede dar lugar a importantes problemas de Compliance durante las inspecciones de la EPFO.

2. Seguro Estatal de los Trabajadores (ESI)

ESI ofrece prestaciones médicas completas y diversas prestaciones en efectivo en caso de enfermedad, maternidad y accidente laboral.

Ámbito de aplicación:

• Empresas con 10 o más empleados
• Empleados con un salario bruto de hasta ₹21 000 al mes
• Se aplica tanto a los empleados fijos como a los temporales

Estructura de las aportaciones:

• Empleador: 3,25 % del salario bruto
• Empleado: 0,75 % del salario bruto

Cobertura de prestaciones:

• Prestaciones sanitarias para empleados y familiares a su cargo
• Prestación por enfermedad (el 70 % del salario durante un máximo de 91 días)
• Prestación por maternidad (salario íntegro durante 26 semanas)
• Prestación por incapacidad
• Prestación para los familiares a cargo en caso de fallecimiento relacionado con el trabajo

Requisitos de Compliance:

• Cuota mensual antes del día 15 del mes siguiente
• Presentación de declaraciones semestrales
• Inscripción de empleados y asignación de números de seguro
• Notificación de accidentes en un plazo de 24 horas

3. Propina

La indemnización por cese es una prestación a tanto alzado que se abona a los empleados al cesar en su empleo tras un período mínimo de servicio.

Ámbito de aplicación:

• Empresas con más de 10 empleados
• Se abonará tras 5 años de servicio ininterrumpido
• Excepción: No se exige un período mínimo de servicio en caso de fallecimiento o discapacidad.

Fórmula de cálculo:

• El salario base de los últimos 15 días por cada año completo de servicio
• Fórmula: (Base + DA) × 15/26 × Años de servicio (incluidas las fracciones)
• Límite máximo legal: 20 lakhs de rupias

Requisitos de Compliance:

• Mantenimiento de los registros de gratificaciones de todos los empleados con derecho a ellas
• Cálculo de la obligación por gratificaciones anuales y gestión opcional del fondo
• El pago deberá efectuarse en un plazo de 30 días a partir de la fecha de vencimiento.
• Presentación del formulario K en un plazo de 30 días a partir de la fecha de pago

En la actualidad, muchas organizaciones optan por planes de seguro colectivo de propinas para gestionar esta responsabilidad de forma eficaz.

4. Prestaciones por maternidad

Disposiciones fundamentales:

• 26 semanas de baja por maternidad remunerada (para los dos primeros hijos; a partir de ahí, 12 semanas)
• Bonificación médica de hasta 3.500 rupias
• 12 semanas de permiso para las madres adoptivas
• Opciones de teletrabajo tras la baja por maternidad
• Servicios de guardería en empresas con más de 50 empleados

Requisitos de Compliance:

• Mantenimiento de los registros de prestaciones por maternidad
• El pago puntual de la prestación por maternidad
• Prohibición del despido durante el permiso de maternidad
• Información sobre las prestaciones por maternidad en el lugar de trabajo

5. Prima legal

Ámbito de aplicación:

• Empresas con más de 20 empleados
• Empleados que perciben hasta ₹21 000 al mes
• Un mínimo de 30 días laborables en un ejercicio contable

Cálculo:

• Un mínimo del 8,33 % del salario o sueldo anual
• Un máximo del 20 % del salario o sueldo anual
• El salario a efectos del cálculo tiene un límite máximo de 7.000 rupias al mes

Calendario de Compliance:

• A pagar en un plazo de 8 meses a partir del cierre del ejercicio financiero
• En el caso de los establecimientos de temporada, en el plazo de un mes a partir del cierre del ejercicio

6. Calendario de Compliance de la Seguridad Social

Le recomendamos que elabore un calendario de Compliance con recordatorios automáticos para garantizar el cumplimiento puntual de todas las obligaciones legales.

¿Cuáles son los tipos de Compliance en materia de recursos humanos?

Los principales tipos de Compliance en materia de recursos humanos en la India pueden agruparse en cuatro categorías:

• Compliance normativa: Abarca toda la legislación laboral exigida por el Gobierno, como el salario mínimo, la jornada laboral y las prestaciones sociales, que toda organización debe cumplir.
• Compliance normativa: Implica el cumplimiento de la normativa específica del sector, promulgada por las autoridades o los organismos reguladores, con el fin de garantizar unas prácticas empresariales éticas y legales.
• Compliance contractual: Exige a las organizaciones que respeten los términos y condiciones establecidos en los contratos o acuerdos para evitar litigios.
• Compliance con la legislación de la Unión: Se refiere al cumplimiento de las normas y obligaciones establecidas por la legislación laboral y por los sindicatos que representan a los empleados de la organización.

¿Cuáles son los retos más habituales en materia de Compliance de RR. HH. y cuáles son sus soluciones?

Basándonos en nuestra experiencia ayudando a empresas internacionales a gestionar la Compliance y la gestión de nóminas en la India, hemos identificado los retos más habituales en materia de recursos humanos y cómo resolverlos.

Documentación y gestión de registros complejas

Muchas empresas no mantienen en buen estado los expedientes de los empleados, los registros obligatorios y la documentación actualizada que exigen leyes como la Ley de Comercios y Establecimientos o la Ley de Fábricas. La digitalización de los datos de los empleados mediante un software de recursos humanos que incluya funciones de gestión de nóminas y de Compliance, junto con auditorías internas periódicas, contribuye a que todos los registros sean precisos y estén preparados para una auditoría.

Clasificación errónea de empleados y contratistas

A menudo, las empresas clasifican erróneamente a los empleados a tiempo completo como falsos autónomos, lo que da lugar a incumplimientos en materia de seguridad social, seguro de empleo y cumplimiento de las obligaciones fiscales. Definir claramente las funciones en los contratos de trabajo y realizar auditorías periódicas de clasificación puede evitar la clasificación errónea y garantizar el cumplimiento de las obligaciones legales.

Diferencias en la Compliance entre distintos estados

Las leyes laborales específicas de cada estado de la India generan inconsistencias en materia de salarios mínimos, jornadas laborales y declaraciones fiscales, lo que dificulta a los equipos de recursos humanos la estandarización de los procesos. El uso de herramientas centralizadas de seguimiento de Compliance y el mantenimiento de una lista de verificación del Compliance por estados en la India contribuyen a garantizar la precisión en todas las sedes. La colaboración con expertos locales en Compliance también favorece el cumplimiento de la normativa específica de cada estado.

Errores en las nóminas y en las cotizaciones obligatorias

Los errores en el cálculo del PF, el ESI, el TDS o la gratificación pueden acarrear sanciones y generar insatisfacción entre los empleados. La automatización de la gestión de nóminas mediante un software de recursos humanos especializado en nóminas y Compliance en la India, que se integra con los portales de la EPFO y la ESIC, garantiza la puntualidad en los pagos y las presentaciones, además de reducir los errores manuales.

Las frecuentes modificaciones legislativas y la falta de conocimiento

La legislación laboral en la India cambia con frecuencia, y los equipos de recursos humanos suelen pasar por alto actualizaciones o modificaciones importantes. Suscribirse a las notificaciones del Gobierno o a los servicios de alertas de Compliance, así como formar periódicamente al personal de recursos humanos sobre el cumplimiento de la normativa laboral en la India, permite a las organizaciones mantenerse al día y protegerse frente a posibles incumplimientos inesperados.

Si tiene dudas sobre la integración de los recursos humanos y la gestión de nóminas, consulte nuestro artículo. «Recursos Humanos frente a Nóminas: responsabilidades y diferencias".

¿A qué sanciones se enfrentan las organizaciones por incumplir la Compliance laboral en la India?

Tras haber prestado apoyo a empresas internacionales en la gestión de nóminas y del Compliance en materia de recursos humanos en la India, hemos identificado las principales sanciones a las que se enfrentan las organizaciones y las mejores formas de garantizar el Compliance.

A continuación se muestran los Las 6 sanciones más importantes a las que se enfrentan las organizaciones por el incumplimiento de Compliance Legislación laboral y de recursos humanos en la India:

• Incumplimiento de la obligación de registrarse con arreglo a la Ley de Comercios y Establecimientos puede acarrear multas que oscilan entre 5.000 y 100.000 rupias, dependiendo del estado.
• Impago o retraso en el pago del salario mínimo puede acarrear multas de hasta 50 000 rupias o penas de prisión de hasta cinco años.
• Incumplimientos en el pago de las cotizaciones al EPF y al ESI Se impondrán indemnizaciones por daños y perjuicios de entre el 5 % y el 25 % de los atrasos, un interés anual del 12 % y una posible pena de prisión de hasta tres años.
• Incumplimiento de la obligación de abonar las prestaciones por maternidad o las gratificaciones puede acarrear multas de entre 50 000 y 200 000 rupias, así como posibles acciones judiciales.
• Incumplimiento de la obligación de llevar los registros legales o ausencia de cartas de nombramiento puede acarrear sanciones de hasta ₹1,00,000.
• Infracciones en materia de igualdad salarial y horas extras puede acarrear multas de hasta ₹1,00,000 o penas de prisión en caso de reincidencia.

Ahora que conocemos las sanciones, analicemos las estrategias para garantizar la Compliance en materia de recursos humanos y evitar dichas sanciones.

¿Cuáles son las formas más eficaces de garantizar la Compliance en materia de recursos humanos en la India?

Gracias a nuestra experiencia ayudando a empresas internacionales a gestionar las operaciones de Compliance en materia de recursos humanos en la India, a continuación le presentamos las formas más eficaces en que las organizaciones pueden reforzar el Compliance y minimizar los riesgos legales:

• Manténgase al día de los cambios legislativos: La legislación laboral, tanto a nivel central como regional, cambia con frecuencia, por lo que los equipos de recursos humanos deben mantenerse al corriente de las novedades a través de los portales oficiales del Gobierno y las circulares.
• Mantenga una documentación exhaustiva: Mantenga un manual del empleado bien definido y unos registros actualizados en los que se describan las políticas de la empresa, los procedimientos de recursos humanos y los requisitos legales, para facilitar su consulta y estar preparado para una auditoría.
• Fomente la transparencia: Fomente una cultura en la que los responsables de dirección y de recursos humanos comuniquen abiertamente las expectativas en materia de Compliance, minimizando así los malentendidos y los riesgos relacionados con el Compliance.
• Imparta formación periódica: Organice talleres y seminarios web periódicos para formar a los empleados y directivos sobre las novedades en materia de legislación laboral, la ética en el lugar de trabajo y las normas de Compliance.
• Realizar auditorías de recursos humanos: Programe auditorías internas para evaluar las deficiencias en el Compliance, las prácticas de mantenimiento de registros y la aplicación de las políticas, garantizando la detección temprana de los riesgos antes de que den lugar a problemas legales.

¿Cómo simplificar el seguimiento del cumplimiento normativo en materia de recursos humanos con Wisemonk?

Wisemonk, el mejor Employer of Record (EOR) y Organización Profesional de Empleadores (PEO) en la India, colabora en la contratación, remuneración y gestión del talento en el país.

Esto es lo que ofrecemos:

• Garantiza la Compliance: Supervisa las cotizaciones al Fondo de Previsión de los Trabajadores (EPF), al Seguro Social de la Industria (ESI), las indemnizaciones por cese y el impuesto profesional, en plena conformidad con la normativa laboral de la India.
• Automatiza las deducciones fiscales y la presentación de declaraciones: Gestiona el TDS, los cálculos del impuesto sobre la renta y la presentación puntual de las declaraciones para evitar sanciones por incumplimiento de Compliance.
• Optimiza las operaciones de gestión de nóminas: Se encarga de la gestión de las nóminas, generación de nóminas, así como la presentación de informes reglamentarios con precisión y exactitud.
• Permite cumplir con la normativa de varios estados: Adapta los procesos de nóminas y recursos humanos para cumplir con las diversas leyes laborales y normas fiscales vigentes en los distintos estados de la India.
• Protege los datos de nóminas: Almacena de forma segura los registros de remuneración e impuestos de los empleados para auditorías y verificaciones legales.
• Ofrece asesoramiento especializado en materia de Compliance: Ofrece información actualizada y asesoramiento profesional sobre los cambios normativos y en materia de nóminas que se producen en la India.

¿Desea que la Compliance en materia de recursos humanos resulte sencilla y sin errores? Reserve hoy mismo una consulta gratuita y descubra cómo nuestro equipo le ayuda a cumplir con la normativa, a sentirse seguro y a centrarse en el crecimiento.