PEO erklärt: Wichtige Rollen, Verantwortlichkeiten und Vorteile

Einführung

In der heutigen Geschäftswelt sind Personalabteilungen (HR) mit immer komplexeren Herausforderungen konfrontiert, die von einer komplizierten globalen Gehaltsabrechnung bis hin zu sich ständig ändernden Arbeitsgesetzen und der Notwendigkeit, bei der Bereitstellung von Leistungen an Arbeitnehmer wettbewerbsfähig zu bleiben, reichen. Viele Organisationen wenden sich an Berufsverband der Arbeitgeber (PEO) für Unterstützung bei der Rationalisierung der Gehaltsabrechnung, der Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften und der Verbesserung ihrer Leistungen an Arbeitnehmer.

PEOs bieten ihren Kunden in drei Schlüsselbereichen einen erheblichen Mehrwert:

• Mitarbeitergewinnung, Motivation und Bindung: PEOs helfen dabei, Mitarbeiter zu gewinnen, zu motivieren und zu halten, indem sie wettbewerbsfähige Leistungen und ein effizientes Personalmanagement bieten.
• Schwerpunkt des Kerngeschäfts: Indem Unternehmen Personalangelegenheiten globalen PEOs anvertrauen, können sich Unternehmen auf ihre Kerngeschäftsaktivitäten konzentrieren, während Experten HR-Aufgaben erledigen.
• Kosteneffizienz: Die Beauftragung eines globalen PEO führt häufig zu Kosteneinsparungen. Untersuchungen gehen von einer geschätzten jährlichen Kapitalrendite (ROI) von 27,2% aus, die ausschließlich auf Kostensenkungen basiert. Diese Zahl ist konservativ und berücksichtigt keine zusätzlichen Vorteile in Bereichen wie Compliance und Mitarbeiterzufriedenheit.

Laut einem Bericht des NAPEO führt die Verwendung eines globalen PEO zu erheblichen Kosteneinsparungen. Die Studie ergab, dass eine konservative Schätzung des erwarteten ROI für PEO-Kunden allein auf der Grundlage von Kosteneinsparungen 27,2% pro Jahr beträgt. Die Schätzung ist mit ziemlicher Sicherheit unterschätzt und basiert ausschließlich auf Kosteneinsparungen (sie berücksichtigt nicht die oben in den Bereichen 1 und 2 genannten wichtigen Vorteile) in den folgenden fünf Personalbereichen:

• Personalkosten im Personalwesen
• Vorteile für die Gesundheit
• Arbeitnehmerentschädigung
• Arbeitslosenversicherung (UI)
• Andere externe Ausgaben in Bereichen, die in direktem Zusammenhang mit Personaldienstleistungen stehen (Gehaltsabrechnung, Leistungen usw.)

Es wurde auch angegeben, dass Unternehmen, die Leistungen an Arbeitnehmer ohne PEO verwalten, um 4.500 USD pro Mitarbeiter und Jahr zu viel ausgeben.

Um die Vorteile einer globalen PEO effektiv nutzen zu können, müssen Unternehmen zunächst verstehen, wie die Verantwortlichkeiten zwischen der PEO und ihrem Unternehmen aufgeteilt sind. Dieser Leitfaden zeigt Ihnen, wo die Rolle eines PEO beginnt und endet. So können Sie die Kontrolle über das Kerngeschäft behalten und strategische Entscheidungen treffen, während Sie gleichzeitig von der Expertise und Unterstützung der PEO profitieren.

Was ist eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO)?

Eine professionelle Arbeitgeberorganisation (PEO) ist ein strategischer Partner, der von einem Unternehmen beauftragt wird, verschiedene Personalaufgaben wie Gehaltsabrechnung, Steuererklärung und Leistungsverwaltung zu erledigen. Wenn ein Unternehmen eine globale PEO beauftragt, geht es ein Mitarbeitsverhältnis ein, was bedeutet, dass die PEO teilweise die rechtliche Verantwortung für die Mitarbeiter übernimmt. Die Löhne der Arbeitnehmer werden unter der Bundesarbeitgeberidentifikationsnummer (EIN) der PEO ausgewiesen, nicht unter der des Kundenunternehmens.

Um eine globale PEO nutzen zu können, müssen Sie eine lokale juristische Person in dem Land oder der Region besitzen, in der Sie tätig sind, und möglicherweise müssen Sie eine Mindestanzahl an Mitarbeitern erfüllen. Ein globales PEO kann Ihnen bei Bedarf bei der staatlichen Registrierung helfen.

Mit einem globalen PEO können Sie:

• Greifen Sie auf exklusive Vorteile zu: Über eine globale PEO erhalten Sie Zugang zu Leistungen an Arbeitnehmer, die in der Regel Fortune-500-Unternehmen vorbehalten sind. Das bedeutet, dass Unternehmen jeder Größe ihren Mitarbeitern erstklassige Krankenversicherungen, Altersvorsorgepläne und Vergünstigungen anbieten können.
• Verbessern Sie die Einhaltung der lokalen Gesetze: PEOs beschäftigen lokale Rechtsexperten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen die Gesetze des Landes und der Bundesstaaten einhält. Sie können Sicherheitsschulungsprogramme verwalten, bei Inspektionen und Audits behilflich sein und eine Haftpflichtversicherung abschließen, um das Risiko zu verringern.
• Steigern Sie die Effizienz Ihrer Personalabteilung: Ein globales PEO übernimmt zeitaufwändige und sich wiederholende administrative Aufgaben im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung, der Verwaltung von Sozialleistungen und der Einhaltung der Personalvorschriften, sodass Unternehmen ihre Ressourcen auf strategische Initiativen, Mitarbeiterengagement und Talententwicklung konzentrieren können.
• Kosten senken: Durch den Zusammenschluss einer großen Anzahl von Mitarbeitern verschiedener Kundenunternehmen können globale PEOs Skaleneffekte nutzen, um kostengünstige HR-Lösungen anzubieten. Sie handeln oft bessere Tarife für Leistungen an Arbeitnehmer, Versicherungsprämien und andere Dienstleistungen aus, was zu potenziellen Kosteneinsparungen für das Kundenunternehmen führt.

Wann sollte die Verwendung eines globalen PEO in Betracht gezogen werden?

Ein Unternehmen kann aus einer Vielzahl von Gründen erwägen, einen globalen PEO zu beauftragen. Hier sind einige der häufigsten Treiber:

• Verfolgung der Geschäftserweiterung: Wenn ein Unternehmen eine globale Expansion in eine neue Region erwägt, verlässt es sich häufig auf einen PEO mit Fachwissen am Zielstandort, um die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Beschäftigungspraktiken sicherzustellen.
• Schnelles Wachstum erleben: Unternehmen, die ein schnelles Wachstum verzeichnen, haben möglicherweise Schwierigkeiten, mit den steigenden Anforderungen der Personalabteilung Schritt zu halten. Ein PEO kann skalierbare HR-Lösungen anbieten, um dem Wachstum gerecht zu werden, indem der Verwaltungsaufwand minimiert wird.
• Angesichts begrenzter Personalressourcen: Kleine Unternehmen oder Startups verfügen oft über begrenzte Ressourcen und verfügen möglicherweise nicht über eine eigene Personalabteilung. Durch die Beauftragung eines PEO können diese Unternehmen auf professionelle Personaldienstleistungen und Fachwissen zugreifen, ohne in den Aufbau einer internen HR-Infrastruktur investieren zu müssen.
• Talente gewinnen und binden: Um talentierte Mitarbeiter zu gewinnen und zu halten, müssen häufig wettbewerbsfähige Leistungspakete angeboten werden. Durch den Beitritt zu einer PEO erhalten Unternehmen Zugang zu einer größeren Mitarbeiterbasis, sodass sie umfassendere und kostengünstigere Leistungen anbieten können, um Top-Talente anzuziehen.
• Arbeit in Branchen mit hohem Risiko: Einige Branchen oder Berufe bergen ein höheres Risiko, wie das Baugewerbe oder das Gesundheitswesen. PEOs unterstützen Unternehmen in diesen Sektoren, indem sie die Arbeitnehmerentschädigung verwalten, Sicherheitsprogramme und Personalrichtlinien umsetzen und Unterstützung bei der Einhaltung der Vorschriften bieten.

Aufgaben der PEO

Compliance und Risikomanagement

PEOs verfügen über Teams von Rechtsexperten, die Ihnen helfen können, sensible Beschäftigungsprobleme zu lösen und Risiken zu mindern. Sie halten sich über Arbeitsgesetze und -vorschriften auf dem Laufenden, um konforme Unterlagen und Prozesse für Ihr Team zu erstellen und aufrechtzuerhalten.

Sie sind in der Regel für die Einrichtung und Verwaltung lokaler Lohnsteuerkonten, die Einhaltung der staatlichen und bundesstaatlichen Personalgesetze sowie für die Verwaltung von Anträgen auf Arbeitslosenunterstützung, Arbeitnehmerentschädigung, Belästigung am Arbeitsplatz und Haftpflichtversicherung für Beschäftigungspraktiken (EPLI) verantwortlich.

Alle Arbeitnehmerentschädigungs- und Versicherungsansprüche werden dem von Ihrem PEO festgelegten Prozess unterzogen, der die gesamte Kommunikation und den Papierkram verwaltet, die für den Arbeitnehmer und die Versicherungsgesellschaft erforderlich sind.

HR-Expertise

Im Rahmen ihrer Personalverantwortung hilft ein globaler PEO Ihrem Team dabei, das Onboarding von Mitarbeitern zu optimieren, Richtlinien für bezahlten Urlaub (PTO) zu konfigurieren, Ansprüche von Mitarbeitern zu bearbeiten und Compliance-Unterlagen gemäß den Gesetzen auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene zu sammeln.

Einige internationale Organisationen, wie Wisemonk, bieten auch Unterstützung für Mitarbeiterschulungen, Mitarbeiterbeziehungen, das Management des Family Medical Leave Act (FMLA), Mitarbeiterhandbücher und Stellenbeschreibungen an.

Lohn- und Steuerverwaltung

PEOs kümmern sich in der Regel um die Gehaltsabrechnung, Abzüge und Berichterstattung im Namen eines Unternehmens sowie um die Bereitstellung von Online-Gehaltsabrechnungen und Rechnungen. Die PEO berechnet, erhebt und zahlt die Lohnsteuern auf Bundes- und Landesebene, die Ihr Unternehmen in Ihrem Namen schuldet.

Verwaltung der Leistungen an Arbeitnehmer mit umfassendem Service

Ein globales PEO ermöglicht es Ihnen, Leistungen großer Unternehmen für weniger zu nutzen, als Sie heute zahlen, und gleichzeitig die Einhaltung der Leistungsgesetze auf Bundes-, Landes- und lokaler Ebene sicherstellen.

PEOs können obligatorische und freiwillige Leistungspakete gemäß den lokalen Anforderungen verwalten, darunter Krankenversicherungen wie Medicare, Altersvorsorgepläne wie 401 (k), Arbeitslosenversicherung und mehr.

In der Regel kümmern sie sich um die Anmeldung von Leistungen, die Schulung der Mitarbeiter und die Bearbeitung von Schadensfällen und arbeiten in Ihrem Namen mit Versicherungsanbietern zusammen. PEOs können US-Arbeitgebern auch dabei helfen, die COBRA-Verwaltung sowie die komplexen Meldepflichten der Arbeitgeber zu bewältigen, die in den Vorschriften des Affordable Care Act (ACA) enthalten sind.

Dienstleistungen, die nicht von einem PEO erbracht werden

PEOs übernehmen in der Regel keine Aufgaben, die Exekutivmaßnahmen, die tägliche Mitarbeiterführung oder die globale Expansion beinhalten.

Strategische Entscheidungsfindung

Das Kundenunternehmen behält die Autonomie bei strategischen Entscheidungen, die sich auf die Richtung und das Wachstum des Unternehmens auswirken.

Mitarbeiteraufsicht und Leistungsmanagement

Das Kundenunternehmen bleibt für die tägliche Betreuung der Mitarbeiter, die Festlegung der Leistungserwartungen und die Durchführung von Leistungsbewertungen verantwortlich.

Kerngeschäftsbetrieb

PEOs konzentrieren sich hauptsächlich auf Personalfunktionen, während das Kundenunternehmen die Kerngeschäftsabläufe wie Produktion, Marketing, Vertrieb und Servicebereitstellung verwaltet.

Unternehmenskultur und Mitarbeiterengagement

Das Kundenunternehmen ist für seine Unternehmenskultur, die Förderung des Mitarbeiterengagements und den Aufbau einer starken Arbeitgebermarke verantwortlich.

Finanz- und Buchhaltungsfragen

PEOs kümmern sich um die Gehaltsabrechnung und die damit verbundenen Steuerberechnungen, aber umfassendere Finanz- und Buchhaltungsfunktionen bleiben in der Verantwortung des Kundenunternehmens.

Internationale Expansion

PEOs werden für lokales Fachwissen verwendet. Unternehmen, die Unterstützung bei internationalen Einstellungen, Gehaltsabrechnungen und Personalabrechnungen suchen, sollten erwägen, eine weltweit führende HR-Plattform wie Wisemonk zu nutzen.

Das Employer of Record (EOR) -Modell von Wisemonk ist besonders für Unternehmen von Vorteil, die eine internationale Expansion planen, da es ihnen ermöglicht, Mitarbeiter in einem anderen Land oder einer anderen Region legal einzustellen, ohne eine ausländische Tochtergesellschaft zu gründen.

Wenn Ihr Unternehmen bereits juristische Personen in anderen Ländern hat, können Sie die Global Payroll-Software von Wisemonk verwenden, um Mitarbeiterzahlungen mit einem einzigen Klick zu verwalten. Sie können die Gerätelösung von Wisemonk auch verwenden, um Ihre Mitarbeiter an entfernten Standorten mit der neuesten Technologie auszustatten und sie über ein einziges Dashboard zu verwalten.

Pflichten des Arbeitgebers

Zu Beginn einer Vereinbarung über eine gemeinsame Anstellung unterzeichnen das Kundenunternehmen und die PEO eine Kundendienstvereinbarung (CSA), in der die Verantwortlichkeiten jeder Partei dargelegt sind. Als Kundenunternehmen behalten Sie bei der Nutzung eines PEO die Kontrolle über Ihre Belegschaft. Dies beinhaltet:


• Arbeitszeitpläne der Mitarbeiter
• Arbeitsumfang der Mitarbeiter
• Tägliche Betreuung der Mitarbeiter
• Leistungsmanagement
• Strategische Entscheidungen
• Kerngeschäftsbetrieb
• Aufrechterhaltung der Unternehmenskultur
• Verwaltungsgebühren

Ersetzt ein PEO Ihre Personalabteilung?

Das hängt von den Bedürfnissen Ihres Teams ab. Gründer befinden sich oft an einem Scheideweg, an dem sie die Personalabteilung, die Gehaltsabrechnung und die Verwaltung der Leistungen nicht mehr selbst verwalten können. In diesem Fall stellen sie entweder ein internes HR-Team ein oder lagern die Aufgaben vollständig an einen PEO aus, um bessere Leistungen und lokales Fachwissen zu erhalten, ohne die Kosten für die Einstellung eines ganzen HR-Teams auf sich nehmen zu müssen.

Bei Unternehmen mit einer eigenen Personalabteilung arbeitet das PEO mit Ihrem bestehenden Team zusammen, um die Personalabteilung zu stärken und sicherzustellen, dass Sie die vollständige Einhaltung gesetzlicher Vorschriften einhalten. So können sich Ihre Mitarbeiter weltweit auf strategische Angelegenheiten konzentrieren, die fundierte Kenntnisse Ihres Unternehmens und seiner Wachstumsziele erfordern.

In beiden Fällen wird das Mitarbeitererlebnis durch optimierte Personalprozesse, einfacheres Onboarding und den Zugang zu wettbewerbsfähigen Leistungsplänen erheblich verbessert.

PEOs im Vergleich zu anderen Personaldienstleistern

Einige Aufgaben der PEO überschneiden sich mit denen von andere Personaldienstleister, was den Entscheidungsprozess erschwert. Hier ist ein kurzer Überblick darüber, wie sie im Vergleich abschneiden.

Leasinggesellschaften für Mitarbeiter

Der Hauptunterschied zwischen einer PEO und einer Employee Leasing Company (ELC) ist ihre Beziehung zu den Mitarbeitern.

Leasingfirmen stellen einem Unternehmen neue Arbeitskräfte zur Verfügung, in der Regel für temporäre Projekte. Nachdem die angemieteten Mitarbeiter die Arbeit für das Unternehmen abgeschlossen haben, kehren sie zum ELC zurück, um einen anderen kurzfristigen Job zu finden.

Ein Kundenunternehmen beauftragt einen PEO mit der Bearbeitung von HR-Aufgaben. Sobald ein PEO und ein Kundenunternehmen ihre Beziehung beenden, bleiben die Mitarbeiter beim Kundenunternehmen und ihre Beziehungen zum PEO enden. PEOs versorgen das Unternehmen nicht mit neuen Mitarbeitern.

Dienstleistungen im Bereich der temporären Personalbeschaffung

Wie bei einem ELC stellen Zeitarbeitsdienste Kundenunternehmen zusätzliches Personal zur Verfügung. Diese Organisationen rekrutieren Mitarbeiter für Unternehmen, die in saisonalem Mangel, vorübergehendem Fachkräftemangel oder Fehlzeiten von Mitarbeitern zu kämpfen haben.

Outsourcing von Verwaltungsdienstleistungen (ASO)

Im Rahmen einer ASO-Vereinbarung behält das Kundenunternehmen den vollen Arbeitgeberstatus und muss die Lohnsteuer unter Verwendung seiner eigenen Arbeitgeber-Identifikationsnummer melden. Unternehmen können auch ihre bestehenden Leistungs- und Arbeitnehmerentschädigungsanbieter mit einer ASO beibehalten.

Outsourcing der Humanressourcen (HRO)

Mit einem HRO behält das Kundenunternehmen den vollen administrativen Arbeitgeberstatus. Im Gegensatz zu PEOs und ASOs bieten HROs jedoch spezifische HR-bezogene Aufgaben an, die auf ihrer Erfahrung und Spezialisierung basieren. HROs sind bei größeren Unternehmen beliebt, die interne Abteilungen aufgebaut haben und nur spezifische HR-Fachkenntnisse benötigen.

Rekordarbeitgeber (EOR)

Wie ein PEO kümmert sich ein eingetragener Arbeitgeber um die Personalaufgaben eines Unternehmens, während das Unternehmen die täglichen Aktivitäten, Zeitpläne und Arbeitsbelastungen seiner Mitarbeiter verwaltet. Allerdings ist der EOR ist der legale Arbeitgeber der Belegschaft des Unternehmens, was bedeutet, dass sie die volle Verantwortung für die Vollzeitbeschäftigten des Unternehmens übernehmen. Lesen Sie hier mehr darüber, wie sich ein EOR von einem PEO unterscheidet umfassender Blog.

Gehaltsabrechnungsdienstleister (PSP)

Traditionelle Anbieter von Gehaltsabrechnungen bieten nur Unterstützung für Gehaltsabrechnungs- und Steuerprozesse an, nicht für HR-Aufgaben, die außerhalb ihres spezifischen Tätigkeitsbereichs liegen.

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