Gehaltsabrechnung in Indien: Vollständiger Leitfaden 2026 für US-Unternehmen

Die Gehaltsabrechnung in Indien ist der monatliche Prozess, bei dem Gehälter berechnet, gesetzliche Steuerabzüge wie EPF, ESI und TDS angewendet, die Gehälter der Mitarbeiter in INR ausgezahlt und die Konformitätserklärungen bei der Einkommensteuerbehörde, der EPFO und der ESIC eingereicht werden.

2026 ist das komplexeste Jahr für die Gehaltsabrechnung in Indien. Die vier Arbeitsgesetzbücher ersetzten im November 2025 29 ältere Lohnregelungen, und das Einkommensteuergesetz 2025 trat am 1. April 2026 in Kraft. Beide Frameworks sind jetzt in Betrieb und Ihr Gehaltsabrechnungssystem muss sie heute berücksichtigen.

Dieser Leitfaden behandelt alles, was globale Unternehmen benötigen: den Prozess der Gehaltsabrechnung, Einkommenssteuer und Sozialversicherungsbeiträge, Mindestlohnanforderungen, Einhaltungsfristen und Ihre Möglichkeiten, die Gehaltsabrechnung in Indien ohne eine lokale Niederlassung zu verwalten.

Was ist Gehaltsabrechnung in Indien? [TOC = Was ist die Gehaltsabrechnung in Indien]

Bei der Gehaltsabrechnung in Indien handelt es sich um einen umfassenden Prozess, bei dem die Löhne der Arbeitnehmer berechnet, obligatorische Steuerabzüge und Arbeitgeberbeiträge beantragt, Gehälter monatlich in INR ausgezahlt und Konformitätserklärungen bei den zuständigen Behörden wie der Einkommensteuerbehörde, der EPFO und der Employees State Insurance Corporation eingereicht werden.

Es umfasst die Erfassung von Anwesenheitsdaten, die Berechnung des Bruttogehalts, die Überweisung von Vorsorgefonds, die Einbehaltung der Einkommensteuer über TDS, professionelle Steuerabzüge und alle Unterlagen zur Einhaltung der Gehaltsabrechnungen. Arbeitgeber müssen außerdem digitale Gehaltsabrechnungen führen und jeden Monat Gehaltsabrechnungen erstellen.

Die größte Anpassung für US-Unternehmen ist das CTC-Modell. Zu den Kosten für das Unternehmen gehören das Grundgehalt, die Zulagen und die Beiträge des Arbeitgebers zur Vorsorge- und Krankenversicherung sowie Trinkgelder. Es handelt sich um die Gesamtkosten des Arbeitgebers, nicht nur um das Gehalt des Arbeitnehmers nach Hause.

Indien hat auch zentrale und staatliche Gehaltsabrechnungsvorschriften. Mindestlohnsätze, Berufssteuern und Leistungen an Arbeitnehmer wie Krankenstand und Feiertage variieren je nach Bundesstaat, sodass die Gehaltsabrechnung in mehreren Städten komplexer ist als die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in einem einzelnen US-Bundesstaat.

Einen umfassenderen Überblick über die Einhaltung der Gehaltsabrechnungen und die gesetzlichen Verpflichtungen in Indien finden Sie unter Einhaltung der Gehaltsabrechnung in Indien 2026: Alles, was Sie wissen müssen.

Schauen wir uns nun die wichtigsten Gesetze an, die derzeit die Gehaltsabrechnung in Indien regeln.

Was sind die wichtigsten Gehaltsabrechnungsgesetze in Indien für 2026? [TOC = Gehaltsabrechnungsgesetze in Indien]

Gehaltsabrechnung in Indien Die Einhaltung der Vorschriften im Jahr 2026 unterliegt zwei sich überschneidenden rechtlichen Rahmenbedingungen: den vier Arbeitsgesetzbüchern, die seit November 2025 in Kraft sind, und dem Income Tax Act 2025, der am 1. April 2026 in Kraft tritt.

Die vier Arbeitsgesetzbücher (gültig ab 21. November 2025)

Diese vier Kodizes ersetzten 29 ältere Gesetze, darunter das Lohnzahlungsgesetz, das Mindestlohngesetz, das Gesetz über Arbeitsstreitigkeiten und das Gesetz über sonstige Bestimmungen:

• Der Lohnkodex schreibt vor, dass das Grundgehalt zuzüglich Pflegegeld mindestens 50% des gesamten CTC betragen muss, wodurch die Arbeitgeberbeiträge für den Vorsorgefonds, Trinkgelder und Sozialversicherungsbeiträge erhöht werden.
• Das Sozialversicherungsgesetz erweitert zum ersten Mal den Versicherungsschutz durch staatliche Versicherungen und Vorsorgekassen auf Gig-Worker, Plattformarbeiter und befristet Beschäftigte.
• Der Arbeitsbeziehungskodex regelt die Kündigung von Mitarbeitern, die Streitbeilegung und die Abfindung, wobei die endgültige Lohnabrechnung innerhalb von zwei Arbeitstagen nach dem Austritt erforderlich ist.
• Der Arbeitsschutzkodex legt neue gesetzliche Verpflichtungen in Bezug auf die Arbeitsbedingungen fest, einschließlich der Rechte für Mitarbeiter, die in Nachtschichten arbeiten.

Das Einkommensteuergesetz 2025 (jetzt gültig, gültig ab 1. April 2026)

Das Einkommensteuergesetz 2025 ersetzte am 1. April 2026 das Einkommensteuergesetz von 1961. Das Gesetz ist jetzt in Kraft und Ihr Gehaltsabrechnungssystem muss es sofort berücksichtigen.

TDS zum Gehalt wurde von Abschnitt 192 in Abschnitt 392 (1) verschoben. Die vierteljährliche TDS-Gehaltserklärung ist jetzt das Formular 138 und ersetzt das Formular 24Q. Das jährliche TDS-Zertifikat für Mitarbeiter ist jetzt das Formular 130 und ersetzt das Formular 16. Das alte „Veranlagungsjahr“ heißt jetzt für alle Einreichungen und Steuererklärungen „Steuerjahr“.

Wenn Sie eine Steuererklärung mit alten Abschnittsnummern oder alten Formularnamen für das Steuerjahr 2026-27 einreichen, werden im Einkommensteuerportal Validierungsfehler ausgelöst. Wenn Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware nicht aktualisiert wurde, korrigieren Sie dies vor Ihrer nächsten Gehaltsabrechnung.

Andere Gesetze, die noch in Kraft sind

Das Employees Provident Fund Act, das Employees State Insurance Act, das Payment of Bonus Act und die Geschäfte and Establishments Acts auf Landesebene bleiben alle in Kraft. Jeder der 28 indischen Bundesstaaten legt zusätzlich zu den zentralen Gesetzen seine eigenen Mindestlohnsätze, Krankenstandsregeln, Mutterschaftsgeldansprüche und gesetzliche Feiertage fest.

Aufgrund unserer Erfahrung bei der Unterstützung von über 300 globalen Unternehmen bei der Gehaltsabrechnung in Indien treten die meisten Compliance-Probleme aufgrund von Schwankungen auf Bundesstaatsebene auf, nicht die zentralen Gesetze, auf die sich die meisten HR-Teams vorbereiten.

Schauen wir uns nun an, wie der monatliche Gehaltsabrechnungszyklus tatsächlich abläuft.

Was ist der Gehaltszyklus in Indien? [TOC = Gehaltsabrechnungszyklus in Indien]

In Indien gibt es einen monatlichen Gehaltsabrechnungszyklus. Die Gehälter müssen gemäß dem Lohnkodex bis zum 7. eines jeden Monats ausgezahlt werden, und die meisten Einreichungen zur Einhaltung der Vorschriften erfolgen innerhalb desselben Zeitfensters.

Das Geschäftsjahr läuft vom 1. April bis 31. März. Die Arbeitnehmer erklären ihr Einkommensteuersystem zu Beginn jedes Geschäftsjahres, und die Arbeitgeber passen die TDS-Berechnungen für alle 12 Monate entsprechend an.

Im Gegensatz zur US-Gehaltsabrechnung gibt es keine zweiwöchentliche oder zweimonatliche Option. Jeder Arbeitgeber in Indien, unabhängig von Größe oder Branche, bearbeitet die Gehaltsabrechnung einmal im Monat.

So funktioniert dieser monatliche Prozess Schritt für Schritt.

Wie funktioniert der Gehaltsabrechnungsprozess in Indien Schritt für Schritt? [TOC = Gehaltsabrechnungsprozess in Indien]

Die Gehaltsabrechnung in Indien erfolgt jeden Monat in sechs Schritten. Wenn Sie einen von ihnen verpassen, müssen Sie mit Strafen der Einkommensteuerbehörde, der EPFO oder der ESIC rechnen.

Schritt 1: Registrieren Sie sich bei den gesetzlichen Behörden

Holen Sie sich vor Ihrer ersten Gehaltsabrechnung eine PAN und TAN von der Einkommensteuerbehörde für Steuerzahlungen. Registrieren Sie sich bei der EPFO (obligatorisch für mehr als 20 Mitarbeiter) und ESIC (obligatorisch für mehr als 10 Mitarbeiter), um die Verpflichtungen aus der Vorsorgekasse und den staatlichen Versicherungen abzudecken.

Registrieren Sie sich auch gemäß dem Geschäft- und Einrichtungsgesetz Ihres Bundesstaates und für die Gewerbesteuer in jedem Bundesstaat, in dem Ihre Mitarbeiter arbeiten. Unternehmen, die ein EOR verwenden, überspringen dies vollständig, da das EOR alle Registrierungen in ihrem Namen abwickelt.

Schritt 2: Mitarbeiterdaten sammeln

Ermitteln Sie die PAN, Aadhaar und UAN jedes Mitarbeiters für den Vorsorgefonds, die Bankkontodaten und die Erklärung zum Einkommensteuersystem. Verfolgen Sie die Anwesenheitsdaten und hinterlassen Sie monatlich Aufzeichnungen, da diese direkt den Bruttolohn und die Abzüge jedes Mitarbeiters bestimmen.

Schritt 3: Bruttogehalt berechnen

Fügen Sie Grundgehalt, Hausmietgeld, Pflegegeld, Sonderzulagen und etwaige Boni hinzu. Gemäß den Arbeitsgesetzbüchern von 2025 muss das Grundgehalt zuzüglich Pflegegeld mindestens 50% des gesamten CTC betragen. Wenn Sie das falsch verstehen, sind auch die Berechnungen von EPF und Trinkgeld falsch.

Schritt 4: Gesetzliche Abzüge anwenden

Ziehen Sie den EPF in Höhe von 12% des Grundbetrags zuzüglich DA ab, den ESI in Höhe von 0,75% für Arbeitnehmer, die weniger als 21.000 Rupien pro Monat verdienen, wobei die TDS auf dem vom Arbeitnehmer gewählten Steuersystem basiert, und die Gewerbesteuer pro Bundesstaat. Dadurch erhalten Sie den Nettolohn des Mitarbeiters.

Schritt 5: Gehälter auszahlen

Überweisen Sie den Nettolohn bis zum 7. eines jeden Monats auf die Bankkonten der Mitarbeiter. Diese Frist ist gemäß dem Lohngesetzbuch verbindlich. Generieren Sie mit Ihrer Gehaltsabrechnungssoftware Gehaltsabrechnungen, aus denen alle Einnahmen, Abzüge und Arbeitgeberbeiträge hervorgehen.

Schritt 6: Rücksendungen zur Einhaltung der Dateikonformität

Hinterlegen Sie TDS bis zum 7. bei der Einkommensteuerbehörde. Überweisen Sie die EPF- und ESI-Beiträge bis zum 15. an die zuständigen Behörden.

Reichen Sie vierteljährlich das Formular 138 (das das Formular 24Q gemäß dem Income Tax Act 2025 ersetzte) bei der Einkommensteuerbehörde ein. Stellen Sie allen Mitarbeitern jährlich bis zum 15. Juni das Formular 130 (das das Formular 16 ersetzte) aus. Führen Sie gemäß den Arbeitsgesetzbüchern 2025 sieben Jahre lang vollständig digitalisierte Gehaltsabrechnungen.

Eine detailliertere Anleitung zu jeder Phase finden Sie in unserem Leitfaden unter der indische Gehaltsabrechnungsprozess in 8 Schritten deckt die Anwesenheitsverfolgung, die Genehmigungsabläufe und die Anforderungen an die Aufbewahrung von Aufzeichnungen vollständig ab.

Lassen Sie uns aufschlüsseln, was in diese Gehaltsberechnung einfließen wird.

Was sind die wichtigsten Gehaltsbestandteile bei der Gehaltsabrechnung in Indien? [TOC=Wichtige Gehaltskomponenten]

Jedes indische Gehalt basiert auf dem CTC-Modell. Die Kosten für das Unternehmen sind die Gesamtausgaben, die Ihr Unternehmen pro Mitarbeiter ausgibt, nicht nur das, was dieser mit nach Hause nimmt. Hier ist, was drin ist.

Die Zahl, die für die Einhaltung der Vorschriften am wichtigsten ist, ist das Grundgehalt. Die EPF-Beiträge, die Trinkgeldzahlungen und die 50-prozentige Lohnregel liegen alle in einer einzigen Zahl. Wenn Sie es falsch machen, ist jede nachgelagerte Berechnung falsch.

Nutzen Sie unser kostenloses Von CTC zum internen Gehaltsrechner um die genaue Aufschlüsselung für jede Gehaltsstufe zu sehen.

Schauen wir uns nun an, was jeden Monat vom Bruttogehalt abgezogen wird.

Was sind die gesetzlichen Lohnabzüge in Indien? [TOC = Gesetzliche Abzüge]

Fünf Abzüge werden vom Bruttogehalt jedes Mitarbeiters abgezogen, bevor er eine Rupie sieht. Wenn Sie einen von ihnen verpassen, müssen Sie mit Strafen mehrerer Regierungsbehörden gleichzeitig rechnen.

EPF ist Pflicht, sobald Sie 20 Mitarbeiter erreicht haben. ESI beginnt bei 10 Mitarbeitern, falls vorhanden, die weniger als 21.000 Rupien pro Monat verdienen. Die Gewerbesteuer gilt nicht in jedem Bundesstaat. Delhi und Haryana berechnen es überhaupt nicht.

Die gesetzlichen Beiträge auf Arbeitgeberseite erhöhen das Grundgehalt um etwa 16 bis 20% Berücksichtigen Sie dies vor Ihrer ersten Einstellung in Ihrem Gehaltsbudget für Indien.

Eine detaillierte Aufschlüsselung, wie jeder Abzug berechnet wird und wann er gilt, finden Sie in unserem Leitfaden unter wie Gehaltsabzüge in Indien funktionieren.

Sobald Sie wissen, was abgezogen wird, ist die nächste Frage, wie die Einkommensteuer selbst berechnet wird. In Indien wählen die Mitarbeiter zwischen zwei verschiedenen Steuersystemen, und diese Wahl ändert Ihre TDS-Berechnung jeden Monat.

Wie berechnet man die Gehaltsabrechnung in Indien? Schrittweiser Prozess [TOC = Gehaltsabrechnung in Indien berechnen]

Die Formel ist einfach. Bei der Ausführung geraten die meisten globalen Unternehmen ins Stolpern.

Nettolohn = Bruttogehalt minus Gesamtabzüge

So läuft das jeden Monat in fünf Schritten ab.

Schritt 1: Anwesenheits- und Mitarbeiterdaten abrufen

Erfassen Sie die Anwesenheitsdaten, die Urlaubsaufzeichnungen, die Gehaltsstruktur und die Erklärung zum Einkommensteuersystem jedes Mitarbeiters für den Monat. Fehlende oder veraltete Mitarbeiterdaten sind die Hauptursache für Fehler bei der Gehaltsabrechnung in indischen Gehaltsabrechnungssystemen.

Schritt 2: Bruttogehalt berechnen

Fügen Sie Grundgehalt, HRA, Pflegegeld, Sonderzulagen und etwaige Boni hinzu. Gemäß den Arbeitsgesetzbüchern von 2025 müssen das Grundeinkommen plus DA mindestens 50% des gesamten CTC ausmachen. Wenn Sie das falsch verstehen, sind auch die Berechnungen des EPF und der Trinkgelder falsch.

Schritt 3: Gesetzliche Abzüge anwenden

Ziehen Sie den EPF in Höhe von 12% des Grundbetrags zuzüglich DA ab, den ESI in Höhe von 0,75% für Arbeitnehmer, die weniger als 21.000 Rupien pro Monat verdienen, wobei die TDS auf dem vom Arbeitnehmer gewählten Steuersystem basiert, und die Gewerbesteuer pro Bundesstaat. Dadurch erhalten Sie den Nettolohn des Mitarbeiters.

Schritt 4: TDS berechnen und abziehen

Schätzen Sie das zu versteuernde Jahreseinkommen des Mitarbeiters, wenden Sie die korrekten Einkommensteuersätze zuzüglich der Gesundheits- und Bildungsgebühren von 4% an und teilen Sie dann den monatlichen TDS-Betrag durch 12. Dies ändert sich je nachdem, ob der Arbeitnehmer das alte oder das neue Steuersystem gewählt hat.

Schritt 5: Zum Nettolohn kommen

Ziehen Sie alle freiwilligen Abzüge wie NPS oder Kreditrückzahlungen ab. Was bleibt, ist das, was auf dem Bankkonto des Mitarbeiters ankommt.

Nutzen Sie unser kostenloses Kostenrechner für Mitarbeiter für genaue monatliche Kostenaufschlüsselungen nach Rolle und Dienstalter.

Der obige TDS-Schritt hängt ausschließlich davon ab, für welches Steuersystem der Arbeitnehmer sich entscheidet. So vergleichen sich die beiden Optionen.

Was ist der Unterschied zwischen alten und neuen Steuersystemen? [TOC=Alte und neue Steuersysteme]

Indien bietet zwei Einkommensteuerstrukturen. Jeder Mitarbeiter wählt in jedem Geschäftsjahr eine aus, und Ihr Gehaltsabrechnungssystem muss den TDS entsprechend berechnen.

Das neue Regime ist die Standardeinstellung. Es hat niedrigere Steuersätze, erlaubt aber fast keine Abzüge. Einkommen bis zu Rs. 12,75 Lakh (~14.000 $) sind für Angestellte nach dem Standardabzug von 75.000 Rupien und dem Rabatt nach Abschnitt 87A effektiv steuerfrei.

Das alte System sah höhere Steuersätze vor, ermöglicht es Arbeitnehmern jedoch, HRA, Steuerersparnisse bis zu Rs. 1,5 Lakh (früher Abschnitt 80C, jetzt in Anhang XV des Income Tax Act 2025 aufgeführt), Zinsen für Wohnungsbaudarlehen und Krankenversicherungsabzüge geltend zu machen. Es funktioniert besser für Mitarbeiter, die hohe Investitionen in Steuersparmaßnahmen tätigen.

In beiden Systemen wird zusätzlich zur Einkommenssteuer eine Gesundheits- und Bildungsabgabe von 4% erhoben.

Die meisten Mitarbeiter entscheiden sich jetzt für das neue System aufgrund seiner Einfachheit. Ihre Gehaltsabrechnungssoftware muss beides unterstützen, da die Mitarbeiter jedes Jahr wechseln können. Die Personalabteilungen sammeln zu Beginn jedes Geschäftsjahres die Regimeerklärungen und passen das TDS entsprechend an.

Das Einkommensteuergesetz 2025 ist seit dem 1. April 2026 in Kraft. Die in der obigen Tabelle angegebenen Steuersätze sind unverändert, aber die Formulare und Abschnittsangaben haben sich allgemein geändert.

TDS zum Gehalt fällt jetzt unter Abschnitt 392 (1), nicht unter Abschnitt 192. Die vierteljährliche TDS-Erklärung ist jetzt Formular 138, nicht Formular 24Q. Das jährliche TDS-Zertifikat ist jetzt das Formular 130 und nicht das Formular 16. Das alte „Veranlagungsjahr“ ist jetzt in jeder offiziellen Anmeldung „Steuerjahr“. Mitarbeiter, die ihr Steuersystem für das Steuerjahr 2026-27 angeben, müssen die neuen Abschnittsreferenzen verwenden, nicht das alte 80C-Format.

Aus unserer Erfahrung in der Verwaltung der Gehaltsabrechnung für über 300 globale Unternehmen geht hervor, dass die Kompatibilität der Gehaltsabrechnungssoftware am schnellsten kaputt geht, wenn ein Gesetz dies strukturell ändert. Prüfen Sie jetzt Ihr System.

Neben der Einkommenssteuer verlangen die indischen Gesetze von Arbeitgebern, dass sie obligatorische Leistungen gewähren. Folgendes beinhalten sie.

Was ist der Mindestlohn in Indien? [TOC = Mindestlohn in Indien]

Indien hat keinen einzigen nationalen Mindestlohn. Die Zentralregierung legt einen nationalen Mindestlohn fest, den kein Staat unterschreiten kann, und jeder Staat legt darüber hinaus seine eigenen Sätze fest.

Der aktuelle nationale Mindestlohn beträgt 178 Rupien pro Tag (~2,16 $). In der Praxis sind die staatlichen Steuersätze viel höher. Delhis Mindestlohn für ungelernte Arbeiter liegt bei etwa 17.494 Rupien pro Monat (~192 $), während Fachkräfte in Metropolen gesetzlich vorgeschriebene Mindestlöhne erhalten, die weit darüber liegen.

Die Mindestlohnsätze variieren auch je nach Branche, Qualifikationskategorie und Beruf in den einzelnen Bundesstaaten. Ein Softwareentwickler in Bangalore, ein Fabrikarbeiter in Tamil Nadu und ein Supportmanager in Hyderabad fallen alle unter unterschiedliche staatliche Mindestlohnpläne.

Gemäß den Arbeitsgesetzbüchern von 2025 bedeutet die 50-prozentige Gehaltsregel, dass die Lohnuntergrenze indirekt auch die EPF- und Trinkgeldverpflichtungen erhöht. Löhne, die in der Nähe des Mindestlohns liegen, und die Berechnung der obligatorischen Beiträge ändert sich erheblich.

Nutze unsere Rechner für Urlaubs- und Urlaubsrichtlinien für landesspezifische Lohn- und Urlaubsberatung.

Welche gesetzlichen Leistungen müssen Arbeitgeber in Indien gewähren? [TOC = Gesetzliche Leistungen in Indien]

Neben dem Monatsgehalt sind Arbeitgeber nach indischen Gesetzen verpflichtet, diese obligatorischen Leistungen zu gewähren. Bei Nichteinhaltung der Vorschriften werden gemäß den geltenden Vorschriften Strafen verhängt.

1. Trinkgeld. Wird nach fünf Jahren ununterbrochener Betriebszugehörigkeit für festangestellte Mitarbeiter oder nach einem Jahr für befristete Arbeitnehmer gemäß den Arbeitsgesetzbüchern von 2025 gezahlt. Unternehmen, die Eigenkapital anbieten, sollten auch Folgendes verstehen Sperrfristen und wie sie funktionieren für eine umfassende Vergütungsplanung.
   Schätzen Sie Beträge mit unseren Trinkgeldrechner.
2. Mutterschaftsurlaub. 26 Wochen bezahlter Urlaub für die ersten beiden Kinder. 12 Wochen für das dritte Kind, Adoptivmütter und verpflichtende Mütter. Elternurlaub für Väter ist auf nationaler Ebene nicht vorgeschrieben, aber die meisten privaten Unternehmen bieten 7-15 Tage an.
3. Gesetzlicher Bonus. Mindestjahresbonus von 8,33% für berechtigte Arbeitnehmer, die gemäß dem Payment of Bonus Act bis zu 21.000€ pro Monat verdienen. Gilt für Einrichtungen mit mehr als 20 Mitarbeitern.
4. Urlaubsansprüche. Jahresurlaub (15-18 Tage), Krankheitsurlaub (12 Tage) und Feiertage (10-15 Tage) variieren je nach Bundesland. Definieren Sie diese in Arbeitsverträgen, die auf dem Arbeitsort des Mitarbeiters basieren.
   Lesen Sie mehr: Grundlegendes zu Urlaubsbestimmungen, Gesetzen und Feiertagen in Indien
5. Vollständige und endgültige Abrechnung. Die vollständige und endgültige Begleichung der bei der Trennung geschuldeten Löhne ist innerhalb von zwei Arbeitstagen erforderlich. Andere Gebühren wie Trinkgeld und Urlaubseinlösung müssen so schnell wie möglich erfolgen.
   Lesen Sie mehr: Abfindung in Indien | Umfassender Leitfaden
6. Krankenversicherung. ESI deckt Mitarbeiter ab, die weniger als 21.000€ pro Monat verdienen. Für Besserverdiener ist eine Gruppenkrankenversicherung nicht gesetzlich vorgeschrieben, wirkt sich aber direkt auf die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter aus.

Zusätzliche Leistungen 2026

Frauen können jetzt mit Zustimmung und verbindlichen Sicherheitsmaßnahmen Nachtschichten arbeiten. Arbeitnehmer in planmäßigen gefährlichen Berufen haben gemäß dem Arbeitsschutzgesetz Anspruch auf regelmäßige Gesundheitsuntersuchungen. Gig- und Plattformarbeiter erhalten zum ersten Mal Sozialversicherungsschutz.

Für eine umfassende Abdeckung von Leistungen an Arbeitnehmer in Indien Unser vollständiger Leitfaden umfasst gesetzliche und freiwillige Leistungen und erklärt Kosten und Anforderungen.

Die Einhaltung dieser Anmeldefristen ist entscheidend, um Strafen zu vermeiden und die Einhaltung der Vorschriften aufrechtzuerhalten.

Was sind die kritischen Gehaltsabrechnungsfristen in Indien? [TOC = Gehaltsabrechnungsfristen in Indien]

Für die Gehaltsabrechnung in Indien gelten strenge Regierungsfristen. Wenn Sie eine verpassen, fallen automatisch Strafen an. Keine Nachfrist, kein Warnschreiben.

Ein praktischer Tipp: Verarbeiten Sie TDS bis zum 5. und EPF bis zum 13. Dieser zweitägige Puffer verhindert, dass Bankverzögerungen zu Strafen werden.

Ein verpasster Termin kann mehr als Monate an Gehaltsabrechnungsgebühren kosten. Aus diesem Grund bauen die meisten globalen Unternehmen entweder ein eigenes lokales Compliance-Team auf oder übergeben es einem Gehaltsabrechnungspartner, der Indien bereits kalt kennt.

Wie halten Sie die indischen Gehaltsabrechnungsgesetze ein? [TOC = Einhaltung der Gehaltsabrechnung]

Die Einhaltung der Gehaltsabrechnungen in Indien erfordert, dass Arbeitgeber zentrale Gesetze, landesspezifische Vorschriften und häufige Aktualisierungen gleichzeitig verfolgen. So sieht das in der Praxis aus.

• Setzen Sie die 50-prozentige Lohnregel durch, da nicht konforme Gehaltsstrukturen bei Inspektionen zu rückwirkenden PF-Gebühren führen.
• Digitalisieren Sie alle Aufzeichnungen, da die Arbeitsgesetzbücher 2025 digitale Aufzeichnungen für Mitarbeiterdaten, Anwesenheitsdaten, Löhne, Gehaltsabrechnungen und gesetzliche Beiträge vorschreiben.
• Verfolgen Sie die Unterschiede auf Landesebene in Bezug auf Mindestlohn, Berufssteuer, Urlaubsansprüche und LWF-Regeln, die von Bundesstaat zu Bundesstaat unterschiedlich sind.
• Prüfen Sie Ihr Gehaltsabrechnungssystem sofort auf die Einhaltung des Einkommensteuergesetzes 2025, da das Gesetz seit dem 1. April 2026 in Kraft ist. Gehalts-TDS fällt jetzt unter Abschnitt 392 (1), die vierteljährliche Steuererklärung ist das Formular 138, das jährliche TDS-Zertifikat für Mitarbeiter ist das Formular 130, und alle Verweise auf „Veranlagungsjahr“ müssen jetzt „Steuerjahr“ lauten. Jedes System, das noch alte Formularnummern oder Abschnittscodes verwendet, schlägt die Validierung auf dem Einkommensteuerportal fehl.
• Stimmen Sie vierteljährlich ab, indem Sie TDS-Einzahlungen mit den eingereichten Unterlagen abgleichen und EPF- und ESI-Challans mit den tatsächlichen Abzügen vergleichen, um Fehler zu erkennen, bevor sie sich verschlimmern.
• Stellen Sie jedem Mitarbeiter angemessene Arbeitsverträge aus, in denen Löhne, Urlaubsregelungen, Kündigungsfristen und die geltenden gesetzlichen Leistungen angegeben sind.

Trotz alledem empfinden die meisten ausländischen Unternehmen die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in Indien als überwältigend. Hier ist der Grund.

Was sind die größten Herausforderungen bei der Gehaltsabrechnung für globale Unternehmen? [TOC = Herausforderungen bei der Gehaltsabrechnung in Indien]

Aufgrund unserer über 6-jährigen Erfahrung in der Unterstützung von über 300 globalen Unternehmen bei der Bezahlung von Mitarbeitern in Indien tauchen jedes Mal dieselben Probleme auf.

• Die falsche Einstufung von Arbeitnehmern ist der teuerste Fehler, da indische Gerichte auf der Seite der Arbeitnehmer stehen und die Einstufung von Arbeitnehmern als Auftragnehmer rückwirkende EPF, ESI, Trinkgelder, Lohnnachzahlungen und hohe Bußgelder nach sich zieht.
• Inkompatible Gehaltsabrechnungssoftware ist ein ständiges Problem, da die westlichen Systeme Indiens EPF-Spaltungen, Doppelbesteuerung, staatliche Berufsbesteuerung oder die 50-prozentige Lohnregel nicht berücksichtigen.
• Häufige regulatorische Änderungen führen zu Compliance-Lücken, da das Arbeitsgesetzbuch 2025 und das Einkommensteuergesetz 2025 in denselben Zyklus fielen und Unternehmen ohne lokale Expertise wichtige Aktualisierungen verpassen.
• Die Komplexität mehrerer Bundesstaaten bedeutet, dass Mitarbeiter in drei Städten drei Compliance-Frameworks gleichzeitig für berufliche Steuern, Mindestlohn und Urlaubsansprüche verwalten müssen.

Diese Herausforderungen sind der Grund, warum sich die meisten globalen Unternehmen für einen spezialisierten Partner entscheiden, anstatt die internationale Gehaltsabrechnung intern aufzubauen. Hier sind Ihre Optionen.

Was sind Ihre Optionen für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung in Indien? [TOC=Optionen zur Bezahlung von Mitarbeitern in Indien]

Sie benötigen keine lokale Stelle, um Mitarbeiter in Indien zu bezahlen. Es gibt vier Möglichkeiten, wie US-Unternehmen indische Mitarbeiter legal bezahlen, und sie funktionieren je nach Ihrer Konfiguration unterschiedlich.

1. Eingezeichneter Arbeitgeber (empfohlen)

Sie senden USD an die EOR. Sie rechnen das Geld in INR um, ziehen EPF, ESI, TDS und die Berufssteuer ab und zahlen das Nettogehalt bis zum 7. Tag direkt auf das Konto Ihres Mitarbeiters ein. Keine Niederlassung in Indien erforderlich, keine Compliance-Arbeiten auf Ihrer Seite. Wisemonk EOR rechnet mit einem Devisenaufschlag von unter 0,6% um, die meisten US-Banken berechnen 3 bis 5%

2. NEFT, RTGS oder IMPS (nur wenn Sie eine Niederlassung in Indien haben)

Dies sind Indiens inländische Zahlungsschienen. Sie bewegen Geld innerhalb Indiens, nicht aus den USA, und benötigen ein mit Guthaben ausgestattetes indisches Bankkonto. Sie kümmern sich nur um Geldbewegungen. Die Einreichung gesetzlicher Unterlagen für EPF, ESI und TDS liegt weiterhin in Ihrer Verantwortung.

3. Globale Gehaltsabrechnungs- und Fintech-Plattformen

Plattformen wie Wise oder Xflow rechnen Ihren USD in INR um und leiten ihn über lokale Schienen an Mitarbeiterkonten weiter. Sie kümmern sich um den Geldverkehr, nicht um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Sie benötigen weiterhin einen Partner für die Gehaltsabrechnung für EPF-, ESI- und TDS-Einreichungen.

4. SWIFT-Überweisung

Ihre US-Bank überweist USD an ein indisches Unternehmen oder einen Gehaltsabrechnungsdienstleister, der die Konvertierung und Bezahlung über NEFT oder RTGS durchführt. Dauert 2 bis 5 Tage und kostet 25 bis 50$ pro Überweisung zuzüglich eines Devisenaufschlags von 3 bis 5%. Es funktioniert, nur die teuerste Art, es zu tun.

Was nicht funktioniert: Die Zahlung in USD verstößt direkt gegen die FEMA. PayPal und Venmo führen zu Lücken in der Steuerdokumentation, die sowohl Sie als auch Ihren Mitarbeiter betreffen können.

Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden auf wie man Mitarbeiter in Indien bezahlt für eine vollständige Aufschlüsselung der einzelnen Methoden einschließlich FX-Kostenvergleichen.

Um zu erfahren, wie ein EOR die Einhaltung von Vorschriften und die Gehaltsabrechnung ohne eine lokale Stelle vereinfacht, besuchen Sie Rekordarbeitgeber in Indien: Ein vollständiger Leitfaden.

Für die meisten globalen Unternehmen, die ihre ersten Mitarbeiter in Indien einstellen, ist ein EOR der schnellste Weg. Eine Rechnung, konforme Gehaltsabrechnung, keine juristische Person erforderlich.

Wie viel kostet die Gehaltsabrechnung in Indien? [TOC = Lohnkosten in Indien]

Die gesamten Arbeitgeberkosten in Indien gehen über das Monatsgehalt hinaus. Allein durch gesetzliche Beiträge wird das Grundgehalt um 15 bis 20% erhöht.

Gesetzliche Kosten auf Arbeitgeberseite

• EPF: 12% des Grundgehalts plus DA.
• ESI: 3,25% des Bruttolohns für Arbeitnehmer, die bis zu 21.000 Rupien pro Monat verdienen.
• Trinkgeld: 4,81% des monatlich bereitgestellten Grundgehalts.
• Gesetzlicher Bonus: mindestens 8,33% pro Jahr für berechtigte Mitarbeiter.
• Gewerbesteuer: bis zu 2.500 Rupien pro Jahr, landesspezifisch.

Einschließlich der Gruppenkrankenversicherung und der Urlaubsvorsorge beträgt die CTC insgesamt das 1,25- bis 1,4-fache des Grundgehalts. Für wettbewerbsfähige Positionen im technischen Bereich sollten Sie ein Budget von 25 bis 40% über dem Bruttogehalt einplanen.

Kosten für die Gehaltsabrechnung

• Das Outsourcing von Gehaltsabrechnungsdiensten kostet 7 bis 30 US-Dollar pro Mitarbeiter und Monat, Sie benötigen jedoch immer noch eine lokale Niederlassung.
• Die EOR-Dienstleistungen kosten zwischen 99 und 599 USD pro Mitarbeiter und Monat, wobei Wisemonk EOR bei 99 USD pro Mitarbeiter und Monat beginnt.

Holen Sie sich Ihre genauen Zahlen mit unserem kostenlosen Kostenrechner für Mitarbeiter.

Vereinfachen Sie die Gehaltsabrechnung in Indien mit Wisemonk EOR [TOC=Wisemonk EOR]

Weiser Mönch ist ein führendes Rekordarbeitgeber (EOR) Mehr als 300 internationale Unternehmen vertrauen darauf Mitarbeiter in Indien einstellen, bezahlen und verwalten ohne Gründung einer lokalen Einheit. Wir kümmern uns um die komplette Gehaltsabrechnung, einschließlich Gehaltsberechnungen gemäß der 50-prozentigen Lohnregel, gesetzlichen Abzügen, Steuereinbehaltungen, behördlichen Unterlagen und fristgerechten Gehaltsauszahlungen.

Wir verwalten jährliche Gehaltsabrechnungen in Höhe von über 20 Mio. USD für über 2.000 Mitarbeiter in ganz Indien und haben Indiens umfassendste Gehaltsabrechnungsplattform aufgebaut. Egal, ob Sie Ihre erste Einstellung in Indien leiten oder ein 200-köpfiges Team in mehreren Bundesstaaten leiten, jeder Teil der Gehaltsabrechnung läuft an einer Stelle ab.

Aus diesem Grund entscheiden sich US-Unternehmen für Wisemonk für die Gehaltsabrechnung in Indien:

• Automatisierte Gehaltsabrechnung: Wir berechnen die Gehälter nach der 50-prozentigen Lohnregel, wenden für jeden Mitarbeiter das richtige Steuersystem an, erstellen konforme Gehaltsabrechnungen und zahlen den Nettolohn in INR bis zum 7. jeden Monat aus. TDS ist jetzt gemäß Abschnitt 392 (1) eingereicht und das Formular 138 wird vierteljährlich eingereicht. Unsere Plattform wird automatisch aktualisiert, wenn sich die Vorschriften ändern, sodass Ihre Einreichungen niemals unter den alten Abschnittscodes veröffentlicht werden.
• Vollständige Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Wir verwalten EPF, ESI, Formular 130 (ersetzt Formular 16 vom 1. April 2026), die Gewerbesteuer, den Arbeitswohlfahrtsfonds, die Trinkgeldzahlungen und den gesetzlichen Bonus in allen 28 indischen Bundesstaaten und 8 Unionsterritorien. Keine verpassten Termine, kein Risiko von Strafen.
• Steueroptimierung. Wir strukturieren CTC aktiv, um das Gehalt der Mitarbeiter zum Mitnehmen sowohl im alten als auch im neuen Steuersystem zu erhöhen. Unserer Erfahrung nach erhöhen gut strukturierte CTCs den Umsatz um 10 bis 15%, ohne Ihre Kosten zu erhöhen.
• Engagierter Personalmanager: Jedes Kundenteam hat einen Ansprechpartner für Onboarding, Verträge, Urlaubsmanagement, Leistungen und Mitarbeiteranfragen. Keine Ticketwarteschlangen, keine Chatbots.
• EOR für 99 USD/Mitarbeiter/Monat. Keine indische Entität erforderlich. Wir werden der legale Arbeitgeber, kümmern uns um alle gesetzlichen Registrierungen und nehmen innerhalb von 48 Stunden Ihren ersten Mitarbeiter an Bord.
• Verwaltete Gehaltsabrechnung für 49 USD/Mitarbeiter/Monat. Haben Sie bereits eine Entität? Wir kümmern uns um Ihre monatlichen Gehaltsabrechnungen, gesetzlichen Einzahlungen und Einreichungen, sodass Ihr Finanzteam die indischen Vorschriften nicht einhält.
• Zahlungen an Auftragnehmer und Verkäufer ab 19 USD/Monat. Konforme Klassifizierung von Auftragnehmern, TDS-Bearbeitung und INR-Auszahlungen. Zahlungen von Anbietern werden auf einer Plattform verwaltet.
• Rekrutierung: Wir suchen, überprüfen und integrieren Ingenieure, Produktmanager, Designer und GTM-Talente in den wichtigsten Städten Indiens.
• GCC und Entitäts-Setup: Wenn Sie bereit sind, zu skalieren, kümmern wir uns um die Unternehmensgründung, alle behördlichen Registrierungen und das komplette Team-Onboarding für die Global Capability Center.
• Verwaltung der Ausrüstung: Wir beschaffen, versenden, konfigurieren, verfolgen und stellen Geräte für Ihr Team in Indien überall im Land wieder her.

Wisemonk ist SOC 2- und ISO-zertifiziert. Unsere Plattform nutzt eine KI-gestützte Ausführung, um Compliance-Inkongruenzen zu erkennen, bevor sie das Portal erreichen. So bleibt Ihre Gehaltsabrechnung in jedem Zyklus sauber.

Kundenbewertung/Feedback:

„Ich liebe ihre Gehaltsabrechnungsfunktion, mit der ich meine Mitarbeiter einfach und fehlerfrei bezahlen kann. In nur wenigen Sekunden kann ich die Rechnungen sehen, die für alle Auszahlungen generiert wurden.“

- Mithun V.
Mittlerer Markt
Lesen Sie den vollständigen Testbericht auf G2 →

„Wisemonk hat erfolgreich hochqualifizierte Kandidaten eingestellt, was den Kunden beeindruckt hat. Das Team reagiert über Slack auf die Anfragen und Änderungen des Kunden. Das Team arbeitet auch über einen Einstellungs-Tracker in Google Sheets zusammen. Wisemonk kommuniziert per E-Mail und über virtuelle Besprechungen.“

- Dan Sampson
Vizepräsident für Technik, Cobu
Lesen Sie den vollständigen Testbericht auf Clutch →

Wisemonk bietet eine Komplettlösung für Unternehmen, die Teams in Indien aufbauen und verwalten. Egal, ob Sie ein Startup oder ein etabliertes Unternehmen sind, Wisemonk vereinfacht die Komplexität der indischen Gehaltsabrechnung, sodass Sie sich auf Wachstum und Innovation konzentrieren können.

Für eine umfassende Anleitung zu Auswahl des richtigen EOR-Anbieters, unser Auswahlrahmen hilft Ihnen bei der Bewertung von Optionen. Wir bieten auch Einblicke in Personalagenturen in Indien und Lösungen für die Anmietung für unterschiedliche Geschäftsanforderungen.

Sprechen Sie mit unseren Gehaltsabrechnungsexperten für Indien um zu erfahren, wie Wisemonk Ihre Geschäftstätigkeit in Indien vereinfachen kann.